Vorsicht bei kaufmännischen Bestätigungsschreiben

 Beachten Sie: Ein Irrtum über die Bedeutung des Schweigens berechtigt Sie nicht zur Anfechtung. Erhalten Sie von Ihrem Lieferanten ein Schreiben, in dem er Ihre zuvor telefonisch erteilte Bestellung bestätigt, handelt es sich um ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben – auch dann, wenn „Auftragsbestätigung“ drauf steht.

Während durch die Bestätigung eines erteilten Auftrags zumeist überhaupt erst ein Vertrag zustande kommt, bezieht sich das kaufmännische Bestätigungsschreiben auf einen bereits geschlossenen Vertrag. Das kaufmännische Bestätigungsschreiben stellt dabei lediglich eine Zusammenfassung der bereits mündlich oder telefonisch getroffenen Vereinbarungen dar. Solange der Inhalt des Schreibens mit dem mündlich Vereinbarten übereinstimmt, gibt es auch keine Schwierigkeiten.

Auf welche Fallstricke Sie achten müssen, lesen Sie in diesem Beitrag aus dem Einkaufsmanager

Die Risiken: Ausgesprochen riskant wird es für Sie, wenn das kaufmännische Bestätigungsschreiben des Lieferanten inhaltlich von dem zuvor mündlich geschlossenen Vertrag abweicht. Denn dann bewirkt die widerspruchslose Entgegennahme des Bestätigungsschreibens, dass der Vertrag den Inhalt des Bestätigungsschreibens erhält.

Dies gilt nach der Rechtsprechung des BGH sogar für den Fall, dass bislang lediglich verhandelt, also noch kein Vertrag geschlossen wurde!

Die 4 Voraussetzungen für eine solche Wirkung des kaufmännischen Bestätigungsschreibens sind:

1. Sowohl der Absender als auch der Empfänger sind Kaufleute.
2. Aus dem Bestätigungsschreiben muss hervorgehen, dass sich der Absender auf bereits getroffene Vereinbarungen bezieht und von einem schon geschlossenen Vertrag ausgeht. Die Beweislast, dass überhaupt Vertragsverhandlungen stattgefunden haben, trägt dabei der Absender des Bestätigungsschreibens. Sofern dieser Beweis gelingt, wird vermutet, dass der Inhalt des Bestätigungsschreibens vollständig und richtig ist.
3. Das Bestätigungsschreiben muss zeitlich unmittelbar an die Vertragsverhandlungen anschließen.
4. Der Empfänger hat dem Bestätigungsschreiben nicht unverzüglich widersprochen.

Sind Sie mit dem Inhalt des Schreibens nicht einverstanden, sollten Sie diesem unverzüglich widersprechen. Dabei müssen Sie beweisen können, dass Sie unverzüglich widersprochen haben. Wie sonst auch bedeutet „unverzüglich“ „ohne schuldhaftes Zögern“, d. h., Sie müssen in einer dem Geschäftszweig allgemein üblichen Frist widersprechen.

Widerspruch erst nach einer Woche wird als verspätet angesehen. Im Warengroßhandel können 3 Tage bereits als nicht mehr unverzüglich angesehen werden. Es kommt allerdings auch hier immer auf den Einzelfall an. Sofern der Empfänger Entschuldigungsgründe darlegen und beweisen kann, gilt auch ein an sich verspäteter Widerspruch als rechtzeitig erhoben.

Diesbezüglich werden jedoch strenge Maßstäbe angelegt, und im Zweifel wird der Widerspruch als verspätet gewertet. Persönliche Gründe wie Krankheit oder Betriebsfeiern, gelten nicht als Entschuldigung. Eine Verspätung wegen höherer Gewalt hingegen ist entschuldigt.

Ein Widerspruch ist ausnahmsweise nicht nötig, wenn der Absender bewusst unrichtig bestätigt hat oder wenn er mit dem Einverständnis der anderen Seite verständlicherweise nicht rechnen konnte, z. B. wenn

• der Inhalt des Bestätigungsschreibens derart von den bereits getroffenen Vereinbarungen abweicht, dass der Absender mit dem Einverständnis des Empfängers nicht rechnen musste,
• der Absender Bedingungen einführt (z. B. einen Selbstbelieferungsvorbehalt), mit denen der Empfänger nicht zu rechnen brauchte bzw. die für den Empfänger unzumutbar sind (BGH DB 1972 S. 767).
• der Bestätigende um Gegenbestätigung gebeten hat; hier bleibt mangels Gegenbestätigung allein das mündlich Verhandelte maßgebend.

Beachten Sie: Als Empfänger des Schreibens müssen Sie diese Ausnahmen beweisen, was denkbar schwierig ist. Die Grundsätze des kaufmännischen Bestätigungsschreibens beziehen sich auch auf Nebenabreden. So können damit auch Allgemeine Geschäftsbedingungen zum Vertragsinhalt gemacht werden. Verweisen Sie selbst in einem solchen Schreiben immer auf Ihre Einkaufsbedingungen, aber widersprechen Sie, wenn der Lieferant in einem Bestätigungsschreiben auf seine Lieferbedingungen verweist.

Praxis-Tipp: Schicken Sie nach telefonischen Bestellungen immer das Bestätigungsschreiben. Erfolgt kein Widerspruch des Lieferanten, wird das von Ihnen Geschriebene Vertragsinhalt. Umgekehrt sollten Sie sofort reagieren, wenn Sie ein Bestätigungsschreiben erhalten: Genau prüfen und – falls nötig – sofort widersprechen.

Weitere Infos zum kaufmännischen Bestätigungsschreiben

In einem weiteren Artikel zeigen wir Ihnen, warum Sie den Lieferanten nur zur Bestätigung des Zugangs Ihres kaufmännischen Bestätigungsschreibens auffordern sollten