Beitragsbild des Artikels "Schlussrechnung". Ein Piktogramm auf der rechten Seite zeigt Mitarbeiter bei der Aufstellung und Besprechung von Rechnungen.

Schlussrechnung erstellen: Angaben, Umsatzsteuer + Muster

Bei längeren Projekten, Bauvorhaben oder anderen Dienstleistungen über einen längeren Zeitraum kommt sie zum Tragen: die Schlussrechnung. Das Steuerrecht kennt sie unter dem Namen Endrechnung. Für die richtige Erstellung einer Schlussrechnung müssen Sie einiges beachten.
Inhaltsverzeichnis

Das Wichtigste zur Schlussrechnung in Kürze

  • Definition: Eine Schlussrechnung wird erstellt, wenn eine Leistung vollständig erbracht wurde und vorher Teilzahlungen abgerechnet wurden.
  • Besonderheit: Eine Schlussrechnung muss bestimmte Vorgaben bei der Rechnungsstellung erfüllen, wie zum Beispiel die genaue Ausweisung bereits eingegangener Teilzahlungen.
  • Fallstricke: Insbesondere beim Ausweis der Umsatzsteuer kommt es häufig zu Fehlern, hier gilt es genau hinzuschauen.

Was versteht man unter einer Schlussrechnung?

Eine Schlussrechnung ist eine Rechnung, die nach dem Erbringen einer vollständigen Leistung erstellt wird. Insbesondere im Bauwesen sind solche Rechnungen üblich, da es sich häufig um kostspielige Projekte handelt, die über einen langen Zeitraum abgewickelt werden.

Dafür werden zunächst Teilzahlungen anhand von Abschlags- bzw. Akontorechnungen verlangt und nach Abschluss des Projekts dann eine Schlussrechnung erstellt. Diese berücksichtigt bereits erfolgte Teilzahlungen.

Laut Umsatzsteuergesetz ist die korrekte Bezeichnung für eine Schlussrechnung Endrechnung.

Wann wird eine Schlussrechnung gebraucht?

Eine Schlussrechnung wird immer dann gebraucht, wenn es um die Abrechnung größerer Projekte, Lieferungen oder Dienstleistungen geht. Insbesondere Bauleistungen werden oft mit Abschlagsrechnungen und einer abschließenden Schlussrechnung abgerechnet.

Mit einer Schlussrechnung macht ein Dienstleister, Lieferant oder Unternehmer klar, welche Vergütung abschließend noch zu zahlen ist und welche Teilbeträge in Form von Abschlagszahlungen bereits im Vorfeld geleistet wurden.

Welche Angaben muss eine Schlussrechnung enthalten?

Eine Schlussrechnung muss neben den üblichen Rechnungspflichtangaben noch weiterführende Informationen enthalten. Zu den Pflichtangaben, die auf jede Rechnung gehören, zählen:

  • Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
  • Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
  • Rechnungsdatum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Datum bzw. Zeitraum der erfolgten Lieferung oder Leistungen
  • Genaue Bezeichnung der Lieferung oder Leistungen
  • Rechnungsbeträge mit jeweils gültiger Umsatzsteuer
  • Ausweis der enthaltenen Umsatzsteuer im Rechnungsbetrag
  • Eventuelle Umsatzsteuerbefreiungen
  • Eventuelle Rabatte

Zusätzliche Angaben, die für Schlussrechnungen Pflicht sind, sind:

  • Vermerk, dass es sich um eine Schlussrechnung handelt
  • Preis aller erbrachten Leistungen plus Steuerbetrag
  • Alle Teilleistungen des gesamten Projekts als Nettobetrag plus Steuerbetrag
  • Alle geleisteten Teilzahlungen wie zum Beispiel Abschlagszahlungen als Nettobetrag sowie die dafür angefallene Umsatzsteuer
  • Verbleibender Rechnungsbetrag
  • Angabe der Umsatzteuer für den verbleibenden Betrag

Anforderungen an rechtssichere Schlussrechnungen

Eine Schlussrechnung muss nicht nur alle Pflichtangaben enthalten, sondern auch stets prüfbar und für alle nachvollziehbar sein. Das heißt, dass jeder Kunde die Rechnung problemlos verstehen muss.

Umsatzsteuer auf Schlussrechnungen richtig ausweisen

Beim Ausweis der Umsatzsteuer lauert die Möglichkeit für Fehler – nicht nur für die aktuelle Rechnung, sondern auch für vorherige Abschlagsrechnungen. Da Unternehmen die Umsatzeuer bei Erhalt von Abschlagszahlungen an den Fiskus abführen müssen, sollte diese in den Abschlagszahlungen direkt berücksichtigt werden.

Damit auf der Schlussrechnung keine falschen Beträge stehen, sollten Sie daher angeben, dass die Umsatzsteuer auf den vorangegangenen Rechnungen bereits berücksichtigt war und wie hoch diese war. Andernfalls kann es zu Nachforderungen durch das Finanzamt kommen, die viel Aufwand nach sich ziehen, um vergangene Rechnungen zu korrigieren etc.

Muster + Beispiel: Wie sieht eine Schlussrechnung aus?

Viele Buchhaltungsprogramme erstellen eine Schlussrechnung automatisch. Falls Sie sie händisch erstellen, können Sie sich an dieser Beispiel-Vorlage orientieren:

SCHLUSSRECHNUNG VORLAGE

Firmenname – Musterstr. X – 12345 Musterstadt

Firmenname Empfänger Schlussrechnung Nr.:  2024-01
Name Empfänger Rechnungsdatum: 20.04.2024
Straßenname 123Lieferdatum:    15.04.2024
PLZ Ort Kundennr.:              321
Land (optional)Ansprechpartner:         Max Müller

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihr Vertrauen in die Mustermann KG. Wir stellen Ihnen hiermit folgende Leistungen in Rechnung:

PositionBeschreibungMengeEinzelpreisGesamtpreis
1Lieferung und Einbau Haustür15.000 Euro5.000 Euro
Summe Netto5.000 Euro
Zzgl. USt. 19 %950 Euro
Gesamtsumme5.950 Euro
AbschlagszahlungBetragUSt. 19 %Gesamtpreis
01.03.20241.000 Euro190 Euro1.190 Euro
01.02.20242.000 Euro380 Euro2.380 Euro
Bereits bezahlt3.000 Euro570 Euro3.570 Euro
Restzahlung
Summe netto2.000 Euro
Summe USt.380 Euro
Rechnungsbetrag2.380 Euro

Zahlungsbedingungen: Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungseingang ohne Abzüge.

Bei Rückfragen stehen wir jederzeit zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

___________

Max Müller

Schlussrechnung bei VOB-Vertrag: Was müssen Sie beachten?

Falls im Rahmen der Zusammenarbeit ein VOB-Vertrag vorliegt, also ein Vertrag, der nach den Regelungen der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) geschlossen wurde, müssen weitere Besonderheiten bei der Rechnungsstellung berücksichtigt werden:

  • Beachten Sie die die Reihenfolge des Leistungsverzeichnisses.
  • Die Bezeichnungen in der Schlussrechnung müssen mit denen im Vertrag identisch sein.
  • Leistungsnachweise wie Mengenberechnungen, Stundennachweise oder Lieferscheine müssen der Rechnung zu Prüfungszwecken beigefügt werden.
  • Veränderungen und Zusätze müssen entweder klar ausgezeichnet oder mit einer gesonderten Rechnung abgerechnet werden.
  • Die Gesamtkostensumme, die ursprünglich im Vertrag festgelegt wurde, muss berücksichtigt sein.
  • Berücksichtigen Sie korrigierte Mengenangaben sowie den tatsächlichen Verbrauch von Materialien.
  • Halten Sie Änderungen im Preisgefügeaufgrund von Marktbedingungen fest.
  • Vermerken Sie Gegenforderungen und Gebühren, falls es zur Zusammenarbeit mit Subunternehmern kam.
  • Finanzielle Ausfälle oder ungeplante Mehrkosten gilt es darzulegen.
  • Weitere Besonderheiten, die den Gesamtpreis beeinflussen, müssen ebenfalls festgehalten werden.

Somit unterliegen Schlussrechnungen, die nach §14 VOB/B (dieser Paragraf regelt die Rechnungsstellung in der VOB) gestellt werden, nochmal mehr Vorgaben.

FAQ zur Schlussrechnung

Sie haben noch offene Fragen zur Schlussrechnung? Dann werfen Sie doch noch einen Blick in unser FAQ. Hier beantworten wir Ihnen weitere häufig gestellte Fragen zur Schlussrechnung.

Wenn die gesetzlichen Vorgaben für die Rechnungsstellung erfüllt sind, ist der Auftraggeber frei in der Form der Schlussrechnung. Sowohl eine papierbasierte Rechnung ist korrekt als auch eine elektronische Rechnung, die per E-Mail übermittelt wird. Bei Rechnungsstellungen im B2B-, also Business-to-Business-Bereich, wird ab 2025 die elektronische Rechnung Pflicht.
Auftragnehmer müssen die Schlussrechnung binnen 12 Werktagen nach Fertigstellung der Arbeiten beziehungsweise nach Abschluss des Projekts an den Auftraggeber übermitteln. Für die Prüfung und Begleichung der Rechnung haben Auftraggeber 30 Tage Zeit. In beidseitigem Einvernehmen kann die Frist auf bis zu 60 Tage verlängert werden. Gibt es Vorbehalte gegenüber der Schlussrechnung, so haben die Parteien 28 Tage Zeit auf einen solchen Vorbehalt zu reagieren, nachdem dieser geäußert wurde.
Wurde von einem Auftrag bereits ein Teil bezahlt, dann sind diese Rechnungen Teilrechnungen oder Abschlagsrechnungen. Sie stehen vor einer Schlussrechnung und sorgen dafür, dass größere Summen oder langfristige Projekte nicht erst am Ende mit einer großen Zahlung abgeschlossen werden, sondern auch vorher schon Geld fließt.
Eine Abschlagszahlung, auch Akontozahlung genannt, ist eine Teilzahlung, um erbrachte Teilleistungen zu begleichen. Große Rechnungen können mit Abschlagszahlungen bzw. Abschlagsrechnungen in mehrere kleine Rechnungen und Beträge aufgeteilt werden.
Üblicherweise werden in einer Schlussrechnung nur die Teilbeträge abgezogen, die auch tatsächlich bereits bezahlt wurden. Stehen noch Teilrechnungen aus, sollten erst diese Zahlungen eingehen und verbucht werden, bevor eine Schlussrechnung erstellt wird. In vielen Buchhaltungsprogrammen lässt sich zum Beispiel keine Schlussrechnung erstellen, bevor die Eingänge von anteiligen Zahlungen nicht verbucht wurden.