Vorsteuer weg oder Vorsteuer behalten: Das liegt jetzt an Ihnen

Die Folgen sind gravierend: Die Mehrbelastung von bis zu 19 % aus dem nachträglichen Streichen des Vorsteuerabzugs müssen ganz allein Sie tragen – während der Fiskus profitiert. Damit Ihnen das nicht passiert, haben wir hier die 3 wichtigsten (und bei Betriebsprüfern beliebtesten) Fehler zusammengestellt – inklusive der geldrettenden Lösungen für Sie.

Fall 1: Der wohl häufigste Fehler überhaupt: Ihr Firmenname ist nicht ganz korrekt angegeben. Beispielsweise fehlt der Zusatz „GmbH“ oder aus der „Malerwerkstatt Peter Schneider GbR“ wird die Schneider GbR. Ob Sie es glauben oder nicht: Der Betriebsprüfer wird das als Einladung nehmen, um Ihnen den Vorsteuerabzug zu streichen – und das wird er auch.

Ihre Vorsteuer-Rettungs-Strategie:

1. Sollte Ihnen eine solche Rechnung zugehen, fordern Sie umgehend eine korrekte Rechnung an. Überweisen Sie so lange nicht.
2. Sollte Ihrem Betriebsprüfer bei älteren Rechnungen eins solcher Fehler auffallen, fordern Sie, sofern es diesen Lieferanten noch gibt, ebenfalls eine neue Rechnung an. Diese muss der Betriebsprüfer dann anerkennen. Er wird allerdings sagen: „Die Rechnung stammt (z. B.) aus 2014. Korrigiert wurde sie erst 2016. Damit kann der Vorsteuerabzug auch erst 2016 geltend gemacht werden.“

Folge: Er wird für 2014 den Vorsteuerabzug streichen und für 2014 zunächst nachfordern – plus 6 % Zinsen pro Jahr. Streicht er Ihnen aus einer Vielzahl von Rechnungen den Vorsteuerabzug wegen Fehlern im Firmennamen, kann da eine hübsche Stange Geld zusammenkommen. Deshalb ist es so wichtig, dass Sie Ihre Eingangsrechnungen streng kontrollieren. Der Fiskus tut es nämlich auch!

Fall 2: Ein Lieferant weist den falschen Umsatzsteuersatz aus (z. B. 19 % statt 7 %). Das Finanzamt will aber bei Ihnen nur 7 % anerkennen.

Ihre Vorsteuer-Rettungs-Strategie:
Die Frage, ob Sie in diesem Fall die 19 % Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen können, die 7 % oder gar nichts, war lange ungeklärt. Bis der Bundesfinanzhof entschieden hat.

Er hob die Entscheidung des Finanzamts, gar nichts anzuerkennen, auf und klärte, dass in solchen Fällen der richtige, gesetzlich geschuldete Umsatzsteuerbetrag als Vorsteuer abziehbar ist (BFH vom 19.11.2009, Az. VR 41/08).Verweisen Sie auf dieses in der Praxis von den Finanzämtern gerne mal „vergessene“ Urteil und retten Sie damit Ihren Vorsteuerabzug.

Fall 3: Dieser Fall kommt immer wieder vor: Sie bekommen eine Rechnung, in der steht: „Ihre Bestellung vom 7.4.2016“. Ein genaues Lieferdatum ist nicht angegeben. Ihr Vorsteuerabzug wird gnadenlos gestrichen.

Ihre Vorsteuer-Rettungs-Strategie: Der BFH hat unmissverständlich klargemacht, dass ein Lieferzeitpunkt in jeder Rechnung anzugeben ist. Darum kommen Sie nicht herum. Denn nach § 15 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG 2005) ist für den Vorsteuerabzug das Vorliegen einer „ordnungsgemäßen“ Rechnung erforderlich. Heißt: Alle Rechnungspflichtangaben (siehe Schnellcheck unten) sind anzugeben. Selbst dann, wenn der Zeitpunkt der Lieferung mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt, muss diese Angabe hinein!

Für Sie heißt das: Weisen Sie jede Rechnung zurück, die den Lieferzeitpunkt nicht angibt! Und: Prüfen Sie die Rechnungen der zurückliegenden Jahre. Fordern Sie korrekte Rechnungen an, wenn eine der Pflichtangaben fehlt. Das mag zwar ein wenig Mühe machen, aber ein Betriebsprüfer wird genau das Gleiche tun. Und dann ist der Ärger da. Ärger, den Sie sich sparen können.

Tipp: Nur bei Rechnungen über An- oder Vorauszahlungen braucht der Lieferzeitpunkt nicht benannt zu werden.

Generell gilt: Lassen Sie keine Rechnung zu, bei der eine der folgenden Angaben fehlt. Seien Sie konsequent. Es geht immer um eines: Ihr Geld!

Schnellcheck: Vermeiden Sie auch diese 5 brandgefährlichen Fallen

Falle 1: Steuernummer oder UmsatzsteuerIdentifikationsnummer (USt-IdNr.) des leistenden Unternehmers
Haben Sie die UIDs Ihrer Lieferanten geprüft? Wenn nein: Tun Sie es unbedingt. Denn der Betriebsprüfer wird jeden Tippfehler in Lieferantenrechnungen nutzen, um bei Ihnen Kasse zu machen! Prüfen können Sie die UID online: http://www.ust-id-prufen.de

Falle 2: Ausstellungsdatum der Rechnung
Liegen Rechnungsdatum und Lieferung zu weit auseinander (3 Monate und mehr), wird der Betriebsprüfer das zum Anlass nehmen, Ihre Rechnungsstellungs-Praxis insgesamt unter die Lupe zu nehmen. Er geht davon aus: „Wer so lange braucht, um eine Rechnung zu schreiben, der hat bestimmt was zu verbergen.“

Falle 3: Fortlaufende Rechnungsnummer
Wetten, ein Betriebsprüfer wird Ihre Leasingverträge und Mietvereinbarungen genau anschauen? Grund: Bei Verträgen, die ab dem 1.1.2004 geschlossen wurden, ist eine fortlaufende Nummer zwingend erforderlich (z. B. Objektnummer, Leasingnummer). Fehlt sie, ist der Vorsteuerabzug weg – und das auf Jahre zurück!

Falle 4: Menge und Art der gelieferten Ware
Nutzen Sie Sammelbezeichnungen? Vorsicht: Handelsübliche Sammelbezeichnungen genügen nur dann, wenn sich anhand der Angaben eindeutig feststellen lässt, welcher Steuersatz anzuwenden ist (z. B. Baubeschläge, Büromöbel, Kurzwaren, Schnittblumen, Spirituosen, Tabakwaren, Waschmittel). Vorsicht: Allgemeine Umschreibungen, wie z. B. Geschenkartikel, reichen generell nicht aus.

Falle 5: Im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts
Bei Skonto wird der Prüfer skeptisch. Wichtig: Alle Dokumente (z. B. Schriftwechsel, Ergänzung eines Vertrags) müssen leicht und eindeutig nachprüfbar sein. Nehmen Sie sie immer zum jeweiligen Vorgang. Sonst machen Sie dem Betriebsprüfer das Handaufhalten zu einfach!