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Schwierige Mitarbeiter: So gehen Sie mit unsicheren Mitarbeitern um

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Es gibt 3 Typen von unsicheren Mitarbeiter: den Zauderer, den ständigen Frager und den Formalisten.

Nicht alle schwierigen Mitarbeiter zeichnen sich durch die gleichen Symptome aus. Es lassen sich aber mehrere unsichere Mitarbeitertypen unter jeweils einem vorherrschenden Merkmal einteilen, und zwar in folgende 3 Typen:

Beispiel: Probleme über Probleme

Frau Miller ist seit 8 Jahren im Personalbereich beschäftigt. Obwohl sie inzwischen „Fachfrau“ auf ihrem Gebiet ist, sucht sie ständig den Rat ihres Vorgesetzten: Fast täglich kommt sie mit einem „Problem“, das sich bereits nach kurzem als „harmlos“ erweist. Frau Miller könnte ohne weiteres selbst entscheiden, wenn sie sich nur trauen würde.

Unsicherer Mitarbeiter Typ 1: Der Zauderer

Mit ständigen Entschuldigungen und Rechtfertigungen verdeckt dieser Typus des schwierigen Mitarbeiters seine Unsicherheit:

  • Entscheidungen versucht er zu vermeiden, zu vertagen oder abzuschieben. Ihm gelingt es erst dann, sich zu einer Entscheidung durchzuringen, wenn alles doppelt und 3-fach in alle Richtungen abgesichert ist.
  • Er brütet oft stundenlang an einer Arbeit, hofft – meist vergebens – auf die große Eingebung oder die Hilfe von außen. Er macht oft Überstunden, ist aber nicht sonderlich produktiv.

Die Beweggründe für sein Verhalten liegen in der Regel entweder in seinem zu hohen Anspruch an sich selbst, der durch die eigenen Begabungen nicht gerechtfertigt ist, oder in einem unnötigen Perfektionsanspruch.

So führen Sie Schritt für Schritt den Zauderer

1. Schritt: Übertragen Sie diesem unsicheren Mitarbeiter Aufgaben, die seinen Fähigkeiten oder Stärken entsprechen.

2. Schritt: Erwarten Sie von ihm nur überschaubare Entscheidungen, die keine gravierende Tragweite haben.

3. Schritt: Setzen Sie ihn durch Termine und klare Zielvorgaben unter einen gewissen Zeitdruck. Er muss durch diesen Zeitdruck lernen, seine Blockaden zu überwinden. Kommt es zu Fehlentscheidungen, sind sie wegen ihrer geringen Tragweite hinnehmbar.

4. Schritt: Hat er den Entscheidungsprozess bei leichteren Problemen mehrfach durchgestanden, kann er an schwierigere Sachverhalte herangeführt werden.

Unsicherer Mitarbeiter Typ 2: Der „ständige Frager“

Dieser Typus des schwierigen Mitarbeiters fragt bei jeder Gelegenheit seine Kollegen, wie sie wohl in seinem Fall entscheiden würden. Es sind Fragen, die sein Aufgabengebiet betreffen, von anderen also gar nicht überblickt werden können. Der Fragensteller zeigt sich auch in Form des Rückversicherers und ist darum bemüht, sich in getroffenen Entscheidungen von Kollegen bestätigen zu lassen. Weiteres besonderes Kennzeichen: Außer an seinen Fragen ist er an wenig interessiert. Sein Sich-in-alle-Richtungen-Absichern kann an einem schwachen Selbstbewusstsein oder an einer sorgsam gepflegten Bequemlichkeit liegen. Nicht selten finden sich aber auch beide Gründe.

So führen Sie Schritt für Schritt den „ständigen Frager“


1. Schritt: Begegnen Sie dem Fragensteller in aller Klarheit und zeigen Sie ihm mit Ihren Worten seine Grenzen auf, wie zum Beispiel: „Wenn Sie meinen Rat für die Lösung eines übergreifenden Problems brauchen, stehe ich Ihnen jederzeit zur Verfügung. Ihre Fragen betreffen jedoch Ihr ureigenes Aufgabengebiet, auf dem Sie eindeutig die notwendige Kompetenz besitzen.“

2. Schritt: Wenn dieser freundliche Hinweis nicht fruchtet, zeigen Sie ihm die Folgen einer solchen Einstellung auf: Machen Sie ihm klar, dass er seinen Aufgaben wohl nicht gewachsen ist, wenn er darauf spekuliert, dass andere seine Arbeit machen.

Unsicherer Mitarbeiter Typ 3: Der Formalist

Die Welt ist für den 3. Typen des schwierigen Mitarbeiters in Ordnung, wenn alles seine geregelten Bahnen geht, wenn Vorschriften, Handbücher und Bestimmungen buchstabengetreu befolgt werden. Hinter dem Formalismus versteckt sich des Öfteren der Wunsch, Sicherheit durch geregelte Arbeitsweise zu gewinnen:

  • Er arbeitet in Ruhe an seinen Aufgaben, überprüft nicht selten die Ergebnisse mehrfach und stellt sicher, dass alle Formalien beachtet wurden.
  • Über Effektivität oder Produktivität macht er sich keine Gedanken. Ordnung hat Vorfahrt.

Das Schlimmste für einen typischen Formalisten sind Veränderungen jeder Art, egal ob bei Planungen, Arbeitsabläufen, Prioritäten. Er begründet seine Vorliebe für Formalien und seine Abneigung – ja Widerstand – gegen Veränderungen mit dem „Unvermögen“ der Verantwortlichen, von „vornherein alles richtig planen, überdenken, prüfen und nochmals absichern zu können“. – Und er ist sauer darüber, dass wegen dieses Unvermögens „die Kleinen“ büßen müssen.

Formalisten suchen und finden sich in Unternehmen als unverstandene Gruppe von Machtlosen, die – hätten sie Verantwortung – „alles besser machen würden“. Sie fühlen sich als die heimlichen Bewahrer des Richtigen, Vernünftigen und ihrer Ansicht nach Sinnvollen. Ursache ist nicht selten eine unbewusste Angst vor Kontrollverlust und ein übersteigertes Sicherheitsbedürfnis.

So führen Sie Schritt für Schritt den Formalisten

1. Schritt: Setzen Sie den Formalisten möglichst dort ein, wo 100%iges Befolgen von Regeln in Ihrem Führungsbereich Vorteile bringt, wie zum Beispiel:

  • beim Überwachen und Einhalten von Rechtsvorschriften,
  • bei der Einhaltung von Sicherheitsbestimmungen, in der Buchhaltung,
  • besonders in der Nachkalkulation und im Controlling.

2. Schritt: Arbeiten Sie mit klaren Zielen: Setzen Sie kurze Zeiträume für die Zielerreichung, kontrollieren Sie dann das Ergebnis und besprechen Sie es mit dem Formalisten. Sparen Sie dabei nicht mit Anerkennung, wenn er die Ziele fristgerecht erreicht.

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