Digitale Krankschreibung: Was Arbeitgeber zur eAU-Pflicht wissen müssen

Mit Beginn des Jahres 2025 wurde das eAU-Verfahren weiter ausgeweitet. Neu ist, dass auch Krankschreibungen aus Krankenhäusern und Reha-Einrichtungen elektronisch an die Arbeitgeber übermittelt werden müssen. Damit erhalten Unternehmen nun auch digitale Informationen über medizinisch bedingte Abwesenheiten, die über die klassische Arbeitsunfähigkeit hinausgehen und einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung begründen können. Zudem werden Zeiträume der Abwesenheit übersichtlicher dargestellt, und das tatsächliche Enddatum eines Krankenhausaufenthalts wird automatisch übermittelt.

Dieser Artikel beschäftigt sich mit der eAU aus Unternehmenssicht. Er erläutert die Vorteile der eAU, die Herausforderungen für Unternehmen und alle relevanten rechtlichen Grundlagen für Arbeitgeber.

Was ist die eAU und welche Vorteile bietet sie Arbeitgebern?

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ersetzt das bisher bekannte Papierverfahren durch einen digitalen Datenaustausch zwischen Arztpraxis, Krankenkasse und Arbeitgeber. Auf Grundlage des § 109 SGB IV übermittelt der Arzt in der Arztpraxis die Krankschreibung technisch über die Telematikinfrastruktur direkt an die Krankenkasse. Der Arbeitgeber kann die Bescheinigung zur Arbeitsunfähigkeit oder Abwesenheit des Mitarbeiters elektronisch abrufen und weiterverarbeiten.

Für Unternehmen ergeben sich mehrere Vorteile aus der eAU:

• Eine lückenlose, digitale Dokumentation ermöglicht in der täglichen Praxis eine präzisere Personaleinsatzplanung.
• Wegfall von Medienbrüchen (manuelle Digitalisierung) durch Verzicht auf Papierbelege.
• Verbesserte Datenqualität bei der Übermittlung durch Vermeidung von Übertragungsfehlern.
• Krankschreibungen sind ab dem Folgetag nach Erstellung der Bescheinigung durch den Arzt abrufbar.

Rechtliche Grundlagen und Pflichten für Arbeitgeber

Die gesetzliche Grundlage für die eAU bildet der § 109 SGB IV in Verbindung mit § 291a SGB V.

Wichtig: Die grundsätzliche Meldepflicht für Arbeitnehmer bleibt bestehen. Beschäftigte müssen ihren Arbeitgeber weiterhin unverzüglich über ihre Arbeitsunfähigkeit informieren. Die eAU als digitale Bescheinigung ersetzt nicht die sofortige, persönliche Krankmeldung per Telefon oder E-Mail.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) regeln den Umgang mit den übermittelten Daten in der Bescheinigung. Arbeitgeber erhalten ausschließlich folgende Informationen zur Krankschreibung per Abruf bei der Krankenkasse:

• Name der versicherten Person,
• Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit sowie
• Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung.

Diagnosen, Details zur Erkrankung des Patienten oder Infos zu Ärzten und Praxis werden nicht übermittelt.

Technische Implementierung und Systemanforderungen

Die technische Umsetzung der eAU macht es für Arbeitgeber erforderlich, Ihre IT-Infrastruktur so einzurichten, dass der Prozess des Datenabrufs und der elektronischen Datenverarbeitung reibungslos und automatisiert geschieht. Der Abruf der Bescheinigung erfolgt über gesicherte Webservices der Krankenkassen, die speziell für diesen Zweck bereitgestellt werden. Unternehmen haben bei Datenabruf zwei grundlegende Optionen:

• Implementierung einer direkte Anbindung an die Systeme der Krankenkassen oder
• Einsatz von spezialisierten Softwarelösungen, die die Verbindung bereitstellen.

Da die eAU bereits seit 2023 verpflichtend ist, haben die meisten Anbieter von Personalverwaltungs- und Lohnabrechnungssoftware ihre Systeme mittlerweile um eAU-Funktionalitäten erweitert. Digitale HR-Softwarelösungen automatisieren nicht nur den Abrufprozess, sondern integrieren die Krankmeldungen direkt in die bestehenden HR-Systeme. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand spürbar. Für kleinere Unternehmen bieten Krankenkassen wie die AOK Optionen, auf webbasierte Portale zurückzugreifen, die in diesem Fall ebenfalls den Abruf der eAU-Daten ermöglichen.

Schlüssel zur Sicherheit: Authentifizierung

Ein zentraler Sicherheitsaspekt bei der eAU ist die korrekte Authentifizierung. Da personenbezogene Daten und Informationen zur Erkrankung des Patienten verarbeitet werden, muss der Datenabruf DSGVO-konform erfolgen. Die Authentifizierung erfolgt aus diesem Grund über digitale Zertifikate, die im Vorfeld bei den jeweiligen Krankenkassen beantragt werden müssen. Auf diese Weise ist gewährleistet, dass ausschließlich berechtigte Personen oder Systeme auf sensible Gesundheits- und Mitarbeiterdaten zugreifen können. Jeder Abruf wird protokolliert und nachvollziehbar dokumentiert.

Dieses durchdachte Vorgehen erhöht die Datensicherheit. Außerdem werden alle Compliance-Vorschriften eingehalten. Unternehmen profitieren durch den Einsatz von digitalen System beim Abruf von eAU-Daten nicht nur von einem effizienteren Workflow. Sie sind gleichzeitig rechtlich abgesichert, da sie nachweisbar die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfüllen.

Diese Datenschutz und Sicherheitsmaßnahmen sollten Sie berücksichtigen

Der Schutz der übermittelten Gesundheitsdaten hat aus nachvollziehbaren Gründen höchste Priorität. Die Datenübertragung erfolgt aus verschlüsselt über die Telematikinfrastruktur im Gesundheitswesen. Arbeitgeber sind verpflichtet, den Zugriff auf eAU-Daten ausschließlich autorisierten Personen zu gewähren. Die folgenden Maßnahmen zum Datenschutz und zur Datensicherheit sollten aus diesem Grund in Unternehmen umgesetzt werden:

• Implementierung einer Zugriffskontrolle mit individualisierten Benutzerkonten,
• Regelmäßige Schulungen aller HR-Mitarbeiter zu Fragen des Datenschutzes,
• Dokumentierte Löschungskonzepte für abgelaufene Krankmeldungen,
• Proaktive technische Sicherheitsmaßnahmen wie Firewalls und Virenschutz.

Die AOK empfiehlt Arbeitgebern, interne Datenschutzrichtlinien zu entwickeln oder zu adaptieren und regelmäßig zu überprüfen. Bei Verstößen gegen die DSGVO drohen erhebliche Bußgelder, die durch einen Fokus auf Datenschutz und Datensicherheit vermieden werden können.

Herausforderungen bei der eAU

Die eAU bringt Herausforderungen mit sich, denen sich Unternehmen stellen müssen. Technische Probleme können beispielsweise auftreten, wenn die Übertragung zwischen Arztpraxis und Krankenkasse gestört ist. In diesen Fällen stellt der Arzt eine Papierbescheinigung aus, die der Patient selbst weiterleitet und die manuell übernommen werden muss. Ein weiteres Problem kann eine unvollständige Datenübertragung aus der Praxis zur Krankenkasse darstellen.

Außerdem sind nicht alle Arztpraxen an das eAU-System angeschlossen. Ärzte, die ausschließlich privat behandeln, ausländische Arztpraxen oder Kliniken oder einzelne Reha-Einrichtungen können keine eAU übermitteln. Arbeitgeber müssen in diesem Fall ebenfalls weiterhin Papierbelege akzeptieren.

Kommunikationstipps für Arbeitgeber und HR-Abteilungen

Damit Arbeitnehmer und Personaler im Detail wissen, welche Vorgaben zur Arbeitsunfähigkeit gesetzlich und im Unternehmen gelten, ist die Entwicklung einer internen Richtlinie zielführend, die folgende Punkte regelt:

• Meldewege für Arbeitnehmer bei Arbeitsunfähigkeit (Wer, bis wann, wie?),
• Zuständigkeiten für den eAU-Abruf,
• Vertretungsregelungen bei Abwesenheit der HR-Mitarbeiter,
• Eskalationsprozesse bei technischen Problemen.

Die eAU in Kurzform: 10 Fakten zu elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Elektronische Übermittlung: Seit Januar 2023 übermitteln Arztpraxen die Krankmeldungen elektronisch direkt an die Krankenkassen. Arbeitgeber können die Daten dort abrufen.

Keine Diagnosen für Arbeitgeber: Arbeitgeber erhalten nur die Information über die Arbeitsunfähigkeit, jedoch keine Diagnosen oder Details zur Erkrankung.

Meldepflicht bleibt: Arbeitnehmer müssen sich weiterhin unverzüglich bei ihrem Arbeitgeber per Telefon oder schriftlich krankmelden. Ohne persönliche Krankmeldung riskieren Beschäftigte eine Abmahnung.

Kein Papiernachweis mehr: Arbeitnehmer müssen keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform mehr beim Arbeitgeber einreichen.

Abruf durch Arbeitgeber: Arbeitgeber sind verpflichtet, die eAU-Daten aktiv bei der Krankenkasse abzurufen.

Technische Ausfälle: Bei technischen Problemen erhalten Arbeitnehmer eine Papierbescheinigung, die sie selbst einreichen müssen.

Agentur für Arbeit: Seit 1. Januar 2024 ist die Bundesagentur für Arbeit an das elektronische Arbeitsunfähigkeitsverfahren (eAU) angebunden.

Fristen beachten: Arbeitnehmer sind weiterhin in der Pflicht sicherzustellen, dass keine Lücken in der Krankschreibung entstehen. Folge-Krankschreibungen müssen zeitgenau erfolgen.

Videosprechstunde: Krankschreibungen können unter bestimmten Voraussetzungen per Videosprechstunde erfolgen. Sie können für maximal sieben Tage ausgesprochen werden.

Telefonische Krankschreibung: Bei leichten Symptomen ist eine telefonische Krankschreibung für bis zu fünf Tage möglich, wenn der Patient der Praxis bekannt ist.

FAQ zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung