Dieses Bild ist eine Infografik, mit der Aufschrift: Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall: Wann sind Sie zur Entgeltfortzahlung verpflichtet?

Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall: Anspruch, Dauer & Voraussetzungen

Jedem erkrankten Arbeitnehmer steht auf Basis des Entgeltfortzahlungsgesetzes (EntgFG) eine Lohnfortzahlung im Krankheitsfall zu. Dieser Artikel geht auf den gesetzlich verbrieften Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ein, erklärt die Voraussetzungen und Ausnahmen bei der Entgeltfortzahlung und erläutert, welche Geldersatzleistungen nach Erlöschen des Entgeltfortzahlungsanspruchs von erkrankten Arbeitnehmern beansprucht werden können. Im Schlussteil dieses Artikels wird zusätzlich erklärt, wie die Höhe der Entgeltfortzahlung berechnet wird und wie Arbeitgeber sich die Kosten für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall erstatten lassen können.
Inhaltsverzeichnis

Was bedeutet Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall? 

Die beste Definition zur Entgeltfortzahlung liefert das Entgeltfortzahlungsgesetz im § 3 selbst. Der Gesetzgeber beschreibt hier den Anspruch auf Lohnfortzahlung und erklärt, dass jeder Arbeitnehmer, der durch Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit an seiner Arbeitsleistung gehindert wird, ohne dass ihn ein Verschulden trifft, einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall durch den Arbeitgeber für die Zeit der Arbeitsunfähigkeit bis zur Dauer von sechs Wochen hat. 

Nach sechs Wochen läuft die Arbeitgeberpflicht zur Entgeltfortzahlung aus und wird durch das Krankengeld der gesetzlichen Krankenkasse ersetzt. 

Wer hat einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung? 

Grundsätzlich steht jedem Angestellten, der ein ununterbrochenes Arbeitsverhältnis von vier Wochen nachweisen kann, eine Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall durch den Arbeitgeber zu. 

Die folgenden Personengruppen haben generell einen Anspruch auf Lohnfortzahlung: 

  • Sozialversicherungspflichtig Beschäftigte,
  • Mitarbeiter in Jobs ohne Sozialversicherung,
  • Vollzeitangestellte,
  • Teilzeitangestellte,
  • Geringfügig beschäftigte Mitarbeiter, zum Beispiel Studenten,
  • Auszubildende,
  • Kurzfristig beschäftigte Mitarbeiter (Anspruch endet mit letztem Beschäftigungstag),
  • Rentner, die als Arbeitnehmer beschäftigt sind,
  • Mitarbeiter in einer Rehabilitationsmaßnahme,
  • Angestellte in einer Maßnahme der medizinischen Versorgung,

Was sind die Voraussetzungen für die Entgeltfortzahlung? 

Die Voraussetzungen für den Anspruch auf die Entgeltfortzahlung lauten wie folgt:

  • Arbeitsverhältnis von über vier Wochen
  • Vorliegen einer Arbeitsunfähigkeit, die nicht Schuld des Arbeitnehmers ist

Sind diese Bedingungen erfüllt, erhält der Arbeitnehmer in den ersten sechs Wochen der Arbeitsunfähigkeit sein vertraglich vereinbartes Entgelt ohne Abschläge weiter.

Wann liegt eine Arbeitsunfähigkeit vor?

Die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts legt nahe, dass eine Arbeitsunfähigkeit infolge von Krankheit vorliegt, wenn ein Arbeitnehmer aufgrund seiner aktuellen gesundheitlichen Konstitution nicht mehr in der Lage ist, die vertragliche Arbeitsleistung zu erbringen. Wenn die Gefahr besteht, dass sich sein Gesundheitszustand verschlimmert, wenn er weiterhin arbeiten würde, liegt ebenfalls eine Arbeitsunfähigkeit vor. 

Die Krankheit und die Arbeitsunfähigkeit werden vom behandelnden Arzt geprüft und durch eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU-Bescheinigung) nachgewiesen. Umgangssprachlich gilt der Angestellte als „krankgeschrieben.“ Während die gesetzliche Krankenkasse durch den ICD10-Code (Internationale, statistische Krankheits-Klassifikation) die medizinische Ursache der Arbeitsunfähigkeit erfährt, wird dem Arbeitgeber ausschließlich die voraussichtliche Dauer der Erkrankung mitgeteilt.  

Wird die Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers verlängert, folgt auf die Erstbescheinigung (AU) die Folgebescheinigung.

Wann gilt eine Arbeitsunfähigkeit als verschuldet?

Ein Verschulden an der Arbeitsunfähigkeit sieht die Rechtsprechung dann als gegeben an, wenn Ihr Arbeitnehmer einen groben Verstoß gegen das von einem verständigen Menschen im eigenen Interesse zu erwartende Verhalten an den Tag legt. Dabei tragen Sie die volle Beweislast für das Verschulden.

Die Rechtsprechung hat ein Verschulden bei einem Selbstmordversuch und bei einer Drogensucht verneint. Bejaht hat sie es beispielsweise bei einer Verletzung in einer Schlägerei nach einer vorangegangenen Provokation oder bei einem Verstoß gegen ein Rauchverbot nach einem Herzinfarkt! Bei Verkehrsunfällen bejaht sie dann ein Verschulden, wenn die Sicherheitsgurte nicht angelegt waren, wenn grobe Verstöße gegen die Straßenverkehrsordnung vorliegen, beispielsweise eine auf rot geschaltete Ampel überfahren wird, oder bei einem erheblichen Alkoholmissbrauch.

Bei deutlichen Verstößen gegen Arbeitsschutzbestimmungen kann ebenfalls ein Verschulden vorliegen. Dieses kann sowohl bei Verletzung der Bestimmungen des Arbeitszeitrechts als auch dann vorliegen, wenn Ihre Arbeitnehmer die vorgeschriebene Schutzkleidung trotz einer Belehrung nicht tragen.

Gibt es auch Entgeltfortzahlung für Reha oder Kuren?

Viele Erkrankungen lassen sich erst durch individuelle medizinische Maßnahmen wie eine Rehabilitation oder eine Kur nachhaltig verbessern. Dies gilt zum Beispiel bei einem Arbeitsunfall, bei dem erst durch eine Reha-Maßnahme die Beweglichkeit von Muskeln und Gelenken wiederhergestellt wird. Der behandelnde Arzt kann derartige Maßnahmen zur Gesundung verordnen. 

Bei einer ärztlich verordneten Kur oder Reha-Maßnahme besteht ein rechtlicher Anspruch auf Entgeltfortzahlung nach Bewilligung durch die Krankenkasse. Gleiches gilt für eine bewilligte Mutter-Kind-Kur. Die gesetzliche Grundlage finden Arbeitgeber und Beschäftigte im § 9 des Entgeltfortzahlungsgesetzes. 

Was ist die Höchstdauer der Entgeltfortzahlung? 

Die Höchstdauer der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall beträgt 6 Wochen. Eine erneute Lohnfortzahlung von sechs Wochen bei Krankheit ist möglich: 

  • wenn ein abweichendes Krankheitsbild diagnostiziert wird,
  • nach einer Karenzzeit von 6 Monaten oder
  • wenn seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit infolge derselben Krankheit eine Frist von zwölf Monaten abgelaufen ist.

Wie erfolgt die Entgeltfortzahlung bei einer Beschäftigungszeit unter vier Wochen?

Bei einer Beschäftigungszeit unter vier Wochen zahlt die gesetzliche Krankenkasse in den ersten vier Wochen Krankengeld statt Arbeitslohn. Besteht die Beschäftigung trotz Krankheit weiter, ist der Arbeitgeber verpflichtet, ab der fünften Woche höchstens sechs weitere Wochen den vereinbarten Lohn zu entrichten, bevor nach Auslaufen des Anspruchs auf Entgeltfortzahlung erneut ein Krankengeldanspruch besteht. 

Beispiel: Am 1. 6. stellen Sie Beate Kleinert ein. Am 10. 6. meldet sich Frau Kleinert für längere Zeit krank. Bis zum Ablauf der 4-Wochen-Frist (die ab dem Tag des Arbeitsbeginns berechnet wird), zahlt die Krankenkasse: Die 4-Wochen-Frist beginnt am 1.6. Die vierte Woche des Arbeitsverhältnisses endet am 28. 6. Ihre Entgeltfortzahlungspflicht beginnt am 29. 6. und endet nach sechs Wochen am 9. 8. Die Krankenkasse zahlt Krankengeld vom 10. 6. bis 28. 6. und dann wieder ab dem 10. 8.

Wann beginnt die Entgeltfortzahlung?

Grundsätzlich beginnt die Zahlung der Entgeltfortzahlung mit dem ersten Tag der Krankheit. Der behandelnde Arzt vermerkt auf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung den Beginn der Arbeitsunfähigkeit und das voraussichtliche Ende. Der Entgeltfortzahlungsanspruch beginnt mit dem Beginn der Arbeitsunfähigkeit.

Beispiel 1: Beginn der Entgeltfortzahlung bei Beschäftigungszeitraum von vier Wochen

Der langjährig beschäftigte Mitarbeiter Manuel Müller sucht aufgrund einer akuten Atemwegserkrankung seinen Hausarzt auf. Sein behandelnder Arzt diagnostiziert eine Grippe und schreibt Herrn Müller für 10 Tage krank. Der erste Tag der Arbeitsunfähigkeit wird auf der Arbeitsunfähigkeit auf Montag, 03.04.2023 ausgestellt. Die Entgeltfortzahlung beginnt somit am 03.04.2023 und endet voraussichtlich nach 10 Tagen am 12.04.2023. Die Höchstdauer der Entgeltfortzahlung für Herrn Müller würde nach 42 Tagen am 14. Mai 2023 enden. Da die Grippe nach 10 Tagen auskuriert ist, kehrt Herr Müller am 13.04.2023 genesen an seinen Arbeitsplatz zurück.

Der Mitarbeiter Manuel Müller erhält seine Entgeltfortzahlung also bereits ab dem ersten Tag seiner Arbeitsunfähigkeit – und zwar weil er bereits deutlich länger als vier Wochen im Betrieb arbeitet. Wie sieht es jedoch bei einer Mitarbeiterin aus, die gerade frisch eingestellt wurde – der Beschäftigungszeitraum von vier Wochen also noch nicht erfüllt ist?

Beispiel 2: Beginn der Entgeltfortzahlung bei Beschäftigungszeitraum unter vier Wochen

Frau Heike Meier hat sich sehr darüber gefreut, am Montag, 01.05.2023 ihre neue Tätigkeit als Kauffrau für Bürokommunikation anzutreten. Am Tag ihres Onboardings verletzt sich Frau Meier während der Mittagspause schwer bei einem Sturz und wird mit einem komplizierten Bruch des Oberschenkels ins Krankenhaus gebracht. 

Da Frau Meier noch keine vier Wochen für den neuen Arbeitgeber tätig war, ist dieser nicht zur Entgeltfortzahlung verpflichtet. Frau Meier bekommt in den ersten 4 Wochen ihrer Erkrankung bis zum 28.05.2023 Krankengeld von ihrer gesetzlichen Krankenkasse. Dieses beträgt 67 Prozent ihres eigentlichen Nettoverdienstes beim neuen Arbeitgeber. 

Ihr Arbeitgeber möchte weiterhin mit Frau Meier zusammenarbeiten. Er zahlt ab der fünften Woche – und zwar für einen Zeitraum von sechs Wochen Entgelt – während Frau Meier sich in einer Reha-Einrichtung erholt, den vereinbarten Arbeitslohn. Frau Meier startet nach erfolgreicher Behandlung Mitte September erneut im Unternehmen. Bis dahin erhält sie Krankengeld von ihrer Krankenkasse.

Können Arbeitnehmer bei verschiedenen Krankheiten mehrfach hintereinander Entgeltfortzahlung verlangen?

Arbeitgeber sind auf Grundlage des EntgFG verpflichtet, einem Angestellten bei einer ärztlichen Krankschreibung 42 Kalendertage lang das reguläre Gehalt weiterzuzahlen. Diese Regel gilt grundsätzlich für jede neue Krankheit. 

Erhielt ein Arbeitnehmer 42 Kalendertage oder sechs Wochen lang eine Entgeltfortzahlung aufgrund eines privaten Unfalls und steckt sich am ersten Arbeitstag nach der Genesung mit einem Erkältungsvirus an, kann er erneut per Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung krankgeschrieben wird. Der Arbeitgeber ist in diesem Fall verpflichtet, für bis zu sechs weitere Wochen den vollen Lohn zu zahlen. 

Relevant dafür, ob eine Entgeltfortzahlung mehrfach hintereinander erfolgen kann, ist demnach das Vorliegen einer ANDEREN Erkrankung NACH Ablauf der 6-Wochen-Frist für die erste Erkrankung.

Was passiert, wenn Arbeitnehmer während 6-Wochen-Frist mit einer neuen Erkrankung arbeitsunfähig wird? 

Wenn ein Arbeitnehmer während der 6-Wochen-Frist der Entgeltfortzahlung an einer anderen Erkrankung erkrankt und dafür ebenfalls krankgeschrieben wird, beginnt die Frist nicht erneut. Stattdessen bleibt es bei den ursprünglichen 6 Wochen.

Erhalten Arbeitnehmer Entgeltfortzahlung bei erneuter Arbeitsunfähigkeit mit der gleichen Erkrankung?

Bei einer Erkrankung hat der Arbeitnehmer das Recht auf sechs Wochen Entgeltfortzahlung. Sollte die Krankheit nach diesen sechs Wochen nicht auskuriert sein, erhält der Arbeitnehmer nach Ablauf Krankengeld. Sollte der Arbeitgeber nach Rückkehr und einem Monat Beschäftigung erneut aufgrund derselben Erkrankung arbeitsunfähig sein, besteht kein Anspruch auf eine weitere Entgeltfortzahlung.

Der Grund: Der Arbeitgeber darf die Vorerkrankungszeiten bei derselben Krankheit anrechnen. Da der Arbeitnehmer im obigen Beispiel bereits die 6-Wochen-Frist der Entgeltfortzahlung ausgereizt hat, muss der Arbeitgeber im Krankheitsfall mit der gleichen Erkrankung keinen einzelnen Tag Entgeltfortzahlung mehr leisten.

Sollte der Arbeitgeber hingegen vier Wochen arbeitsunfähig sein und nach zwei Monaten erneut – wegen demselben Grund – erkranken, muss der Arbeitgeber nur noch zwei Wochen zahlen, bevor das Krankengeld das Entgelt ersetzt. Schließlich können die Vorerkrankungszeiten von vier Wochen auf die 6-Wochen-Frist angerechnet werden.

Wichtig: Die Anrechnung der Vorerkrankungszeiten bei derselben Krankheit ist nur unter bestimmten Bedingungen möglich.

Wann können Arbeitgeber die Vorerkrankungszeiten anrechnen?

Die Vorerkrankungszeiten derselben Krankheit können vom Arbeitgeber bei der nächsten Arbeitsunfähigkeit angerechnet werden, wenn

  • der Arbeitnehmer zwischen der ersten und zweiten Arbeitsunfähigkeit aufgrund derselben Erkrankung keine sechs Monate im Betrieb gearbeitet hat oder
  • keine 12 Monate vergangen sind – ab Start des ersten Krankheitszeitraums.

Das bedeutet umgekehrt: Sobald ein Mitarbeiter nach der ersten Arbeitsunfähigkeit zurückkehrt und mindestens sechs Monate einsatzfähig im Betrieb arbeitet, im siebten Monat jedoch erneut an derselben Krankheit erkrankt, hat der Arbeitgeber Anspruch auf eine weitere volle Entgeltfortzahlung von 6 Wochen – unabhängig von der Länge der ersten Arbeitsunfähigkeit.

Unabhängig von der Dauer der Arbeitsfähigkeit zwischen der ersten und zweiten Erkrankung hat der Arbeitnehmer ab einer 12-Monats-Frist sowieso erneut Anspruch auf Lohnfortzahlung wegen derselben Erkrankung.

Wie wird die Höhe der Entgeltfortzahlung berechnet? 

Die Höhe des Arbeitsentgelts im Rahmen der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall wird auf Grundlage von § 4 EntgFG berechnet. Der Gesetzgeber gibt Arbeitgebern auf, Arbeitnehmern das vertraglich zugesicherte Gehalt während der Arbeitsunfähigkeit weiterzuzahlen. Es gilt das sogenannte Entgeltausfallprinzip, dem der Arbeitnehmer in Bezug auf seinen Lohn so gestellt wird, als würde er arbeiten. 

In die Berechnung fließen keine Zulagen oder ähnliche Leistungen ein, die an tatsächliche entstandene Ausgaben des Beschäftigten geknüpft sind. Sonderzahlungen können wie im § 4a EntgFG (Kürzung von Sondervergütungen) beschrieben, eingekürzt werden. Im Gegensatz dazu fließen die folgenden Leistungen in die Kalkulation ein: 

  • Funktionszulagen,
  • Sachbezüge, wie z. B. freie Kost und Wohnung, Waren, Kleidung,
  • Leistungszulagen und Prämien, soweit der Mitarbeiter diese bisher regelmäßig erhalten hat (z. B. für Pünktlichkeit oder besondere Qualität),
  • Zuschläge zur Sonn- und Feiertagsarbeit – aber auch Nachtarbeit und
  • Rufbereitschaft.

Das bedeutet: Es ist das Arbeitsentgelt zu zahlen, das Ihr Mitarbeiter erhalten hätte, wenn er gearbeitet hätte.

Erhält ein Arbeitnehmer einen Akkordlohn oder eine andere leistungsorientierte Vergütung, wird für die Kalkulation der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall der durchschnittliche Verdienst berechnet, den der Angestellte während seiner regulären Arbeitszeit erzielt hätte.

Welche Leistungen werden nicht bei der Entgeltfortzahlung berücksichtigt?

Folgende finanziellen Mittel und Leistungen werden nicht (vollständig) bei der Entgeltfortzahlung berücksichtigt:

  • Einmal- und Sonderzahlungen (Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld beispielsweise)
  • Vergütung für potenziell geleistete Überstunden

Können sich Arbeitgeber die Entgeltfortzahlung erstatten lassen?

Arbeitgeber, die nicht mehr als 30 Arbeitnehmer in ihrem Betrieb beschäftigen, nehmen am Umlageverfahren U1 (Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall) teil. Pro Beschäftigten zahlen Arbeitgeber für einen Erstattungssatz von 70 Prozent einen Umlagesatz von 2,6 Prozent auf das Brutto-Monatsgehalt des Arbeitgebers. Bei einem Erstattungssatz von 50 Prozent beträgt der Umlagesatz 1,7 Prozent, bei 80-prozentiger Erstattung 4,10 Prozent. 

Bei einer Eingliederung in die Arbeitgeberversicherung erhalten Arbeitgeber somit ihre Kosten für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall anteilig erstattet. Unternehmen, die nicht in die Arbeitgeberversicherung inkludiert sind, müssen die Kosten für die Entgeltfortzahlung selbstständig tragen. 

FAQ – alle Antworten zu Fragen rund um die Entgeltfortzahlung

Noch Fragen? Wir liefern Ihnen die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zur Entgeltfortzahlung.

Entgeltfortzahlung müssen Sie als Arbeitgeber stets für sechs Wochen leisten. Ab der siebten Woche übernimmt die Krankenkasse mit Krankengeld.
Anspruch auf Entgeltfortzahlung entsteht unter zwei Voraussetzungen. 1. Es liegt eine unverschuldetete Arbeitsunfähigkeit vor. 2. Es bestand ein Arbeitsverhältnis von vier Wochen – ununterbrochen.
Bei neu eingestellten Mitarbeitern, die noch keine vier Wochen im Betrieb arbeiten, besteht noch kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Das bedeutet, die ersten vier Wochen muss die Krankenkasse übernehmen. Erst nach dem vierwöchigen Beschäftigungszeitraum übernimmt der Arbeitgeber – und zwar für sechs Wochen. Anschließend kommt wieder das Krankengeld zum Einsatz.
Bei wiederholter Arbeitsunfähigkeit wegen derselben Erkrankung besteht ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung von 6 Wochen, wenn vor der erneuten Arbeitsunfähigkeit mindestens 6 Monate lang keine Arbeitsunfähigkeit infolge derselben Erkrankung bestand oder seit dem Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit infolge derselben Erkrankung eine Frist von 12 Monaten verstrichen ist.
Vorerkrankungszeiten lassen sich immer anrechnen, wenn der Arbeitnehmer zwischen der ersten und darauffolgenden Arbeitsunfähigkeit KEINE sechs Monate im Betriebs gearbeitet hat oder allgemein eine Frist von 12 Monaten seit Start der ersten Arbeitsunfähigkeit noch nicht abgelaufen ist.
Ja, insofern zwei verschiedene Erkrankungen die Arbeitsunfähigkeit jeweils begründen UND der Arbeitnehmer für mindestens einen Tag bereits wieder am Arbeitsplatz war. Sollte die zweite und andere Erkrankung noch in den Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit der vorherigen Krankheit fallen, verlängert sich die 6-Wochen-Frist für die Entgeltfortzahlung nicht. Bei einer erneuten Arbeitsunfähigkeit aufgrund derselben Erkrankung können die Zeiten wiederum zusammengerechnet werden (wenn keine sechs Monate Arbeit dazwischen lagen). Hier besteht kein Anspruch auf eine erneute Entgeltfortzahlung, wenn sechs Wochen bereits bezahlt wurden. Sollten Sie wiederum erst vier Wochen bezahlt haben und der Arbeitnehmer erkrankt nach zwei Tagen erneut an der Krankheit, müssen Sie nur noch zwei Wochen zahlen.
Um Vorerkrankungszeiten anzurechnen, muss dieselbe Erkrankung vorliegen. Hierbei handelt es sich in der Regel um ein Leiden, welches bei der ersten Arbeitsunfähigkeit nicht ausgeheilt wurde. Das Grundleiden könnte also weiterhin bestehen. Für die Anerkennung als "dieselbe Erkrankung" müssen auch nicht exakt dieselben Symptome vorliegen. Schließlich kann ein Grundleiden unterschiedliche Symptome hervorrufen. Um dieselbe Krankheit handelt es sich also auch dann, wenn zeitlich unterbrochene Krankheitsschübe auf ein nicht ausgeheiltes Grundleiden zurückzuführen sind. Um ein solches Grundleiden handelt es sich z. B. bei degenerativen Wirbelsäulenveränderungen jedenfalls dann, wenn sie in kürzeren zeitlichen Abständen behandlungsbedürftige Beschwerden auslösen. Eine mit häufigen schwangerschaftsbedingten Krankheiten einhergehende Schwangerschaft ist für die Dauer ihres irregulären Verlaufs einem nicht ausgeheilten befristeten Grundleiden gleichzusetzen. Dabei kommt es nicht darauf an, ob die einzelnen Erkrankungen (Krankheitserscheinungen) auch untereinander noch in einem besonderen Fortsetzungszusammenhang stehen.