Zwischenbescheid: Mit diesen Mustern optimieren Sie die Kommunikation mit Bewerbern im Recruiting

Tipp: Hat der Bewerber eine E-Mail-Adresse angegeben, scheuen Sie sich nicht, den Zwischenbescheid per E-Mail zu versenden. Dem Empfänger ist es bestimmt lieber, schnell von Ihnen zu hören, statt zu warten, bis er eine Information per Post erhält.

Wann muss ein Zwischenbescheid verschickt werden?

Bestenfalls versenden Sie den Zwischenbescheid innerhalb einer Woche. Bedenken Sie, dass Bewerber auch andere Unternehmen anschreiben. Wenn Sie sich zu viel Zeit lassen, hat sich ein qualifizierter Bewerber vielleicht schon für ein anderes Unternehmen entschieden, das schneller war als Sie.

Achten Sie auf einen genauen Betreff bei E-Mails

Am besten geben Sie bei E-Mail-Zwischenbescheiden im Betreff Ihren Firmennamen an. So können die Bewerber Ihre E-Mail schnell zuordnen. Ihr Name, der in der Kennung steht, wird ihnen vermutlich erst einmal nichts sagen.

So könnte Ihr Zwischenbescheid aussehen (Muster 1):

Guten Tag, Herr Jansen,

Ihre Unterlagen haben wir erhalten. Herzlichen Dank.

Vielleicht können Sie sich vorstellen, dass wir auf die Stellenausschreibung sehr viele Bewerbungen erhalten haben. Bitte seien Sie deshalb so freundlich und geben Sie uns noch etwas Zeit, alle Bewerbungen auszuwerten. Vermutlich werden wir Ihnen Ende Juni Bescheid geben können, ob wir Sie zu einem Vorstellungsgespräch einladen. Bis dahin danken wir für Ihre Geduld.

So könnte Ihr Zwischenbescheid aussehen (Muster 2):

Sehr geehrte Frau Schäfer,

Sie haben sich sehr beeilt, uns Ihre Bewerbungsunterlagen zu schicken. Danke sehr. Wir hoffen, dass wir Sie ähnlich schnell informieren können, wie es weitergeht. Doch ganz ehrlich: Wir sind nicht ganz so fix. Vermutlich wird es Ende Februar, bevor Sie wieder etwas von uns hören. So lange benötigen wir, um alle Bewerbungen auszuwerten und eine Entscheidung zu treffen, wen wir gern zu einem Vorstellungsgespräch einladen möchten.

Wir hoffen, dass Sie so viel Geduld haben. Vielen Dank.

So könnte Ihr Zwischenbescheid aussehen (Muster 3):

Sehr geehrte Frau Langner,

vermutlich haben Sie diesen Brief erwartungsvoll geöffnet. Allerdings ist dies noch keine Einladung zum Vorstellungsgespräch, sondern zuerst einmal ein Zwischenbescheid zu Ihrer Bewerbung.

Bitte sehen Sie diesen Brief als gute Nachricht: Wir haben Ihre Bewerbung erhalten und sie ist vollständig und erfüllt alle formalen Kriterien. Sie sind also noch dabei! So gründlich, wie wir Ihre Bewerbung geprüft haben, möchten wir uns natürlich die Unterlagen von allen Bewerbern ansehen. Das bedeutet, dass wir Ihre Geduld noch ein wenig strapazieren müssen.

In zwei bis drei Wochen sollten wir soweit sein und entscheiden können, wen wir persönlich kennenlernen möchten. Wir hoffen, dass Sie uns die Zeit geben und so lange warten können.