Gefahrstoff-Management: Wie Sie das passende System finden und installieren

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Erstellt: 12.01.2018

Sicherer Umgang mit Gefahrstoffen ist eine echte Herausforderung: Gesetze, Verordnungen und Technische Regeln ändern sich oft schneller, als die Betroffenen in den Unternehmen lesen können. Umso wichtiger ist es, Hauruck-Aktionen zu vermeiden. Erfolgversprechender ist stattdessen ein systematisches Vorgehen. Dabei kann ein Gefahrstoffmanagement-System (GMS) helfen.

Diese 5 zentralen Datenbanken unterstützen Sie

Wenn Sie Gefahrstoffe einsetzen, liegen in Ihrem Unternehmen sicher schon viele Informationen dazu vor. Doch häufig brauchen Sie noch genauere Informationen – dann kann ein Blick in eine „offizielle“ Datenbank schnell Klarheit schaffen, vorausgesetzt, Sie wissen, wo Sie suchen müssen.

Gefahrstoffdaten brauchen Sie z. B. für Gefährdungsbeurteilungen, Betriebsanweisungen, für die Einstufung und Kennzeichnung etc.. Dabei kommt es immer wieder vor, dass Informationen aus Sicherheitsdatenblättern nicht ausreichen oder Gefahrstoffe erst bei den Arbeiten im Unternehmen entstehen, wie etwa Hartholzstäube oder Emissionen von Dieselmotoren.

In solchen Fällen helfen zentrale Informationsquellen wie die GESTIS-Stoffdatenbank, die Gefahrstoff-Datenbank der Länder, die berufsgenossenschaftlichen Informationssysteme (GISBAU, GisChem) oder die ISi-Datenbank für Sicherheitsdatenblätter.

Jedes dieser Gefahrstoff-Informationssysteme verfolgt ein bestimmtes Ziel und hat daher seine eigenen Schwerpunkte.

1. GESTIS-Stoffdatenbank

GESTIS ist das Gefahrstoffinformations-System der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV). Ein Baustein ist die Stoffdatenbank, die Fachleute des Instituts für Arbeitsschutz (IFA) pflegen. Sie enthält Basisinformationen zu den wichtigsten ca. 8.500 Stoffen im chemikalienrechtlichen Sinn. Neben Vorschriften finden Sie in der Datenbank ausführliche praxisbezogene Hinweise zum sicheren Umgang mit den Gefahrstoffen und Informationen zu deren Wirkung auf die Gesundheit des Menschen.

2. Gefahrstoffdatenbank der Länder

An der Gefahrstoffdatenbank der Länder (GDL) arbeiten die Überwachungsbehörden aller Bundesländer zusammen. Die umfangreiche Datenbank steht allen Interessenten zur Verfügung und ähnelt der GESTIS-Stoffdatenbank.

3. Gefahrstoff-Informationssystem GISBAU

Das Informationssystem der Berufsgenossenschaft der Bauwirtschaft (BG BAU) informiert umfassend über Gefahrstoffe beim Bauen, Renovieren und Reinigen. Sein Praxisnutzen ist besonders hoch, weil es sich an konkreten Produkten, die meist gleichzeitig Gefahrstoffe sind, orientiert. Das System richtet sich zwar grundsätzlich an Betriebe der Bauwirtschaft, es kann aber dank seines breiten Spektrums auch für andere Branchen nützlich sein. Eine wichtige Rolle spielen die GISCODEs. Hierbei handelt es sich um Produktcodes, die Handelsprodukte für den Bau, von denen eine vergleichbare Gesundheitsgefährdung ausgeht, zu Produktgruppen zusammenfassen. So erhalten z. B. lösemittelverdünnbare Klarlacke und Holzlasuren den GISCODE M-KH05. Aus der Vielzahl von Produkten wird so eine überschaubare Zahl von Produktgruppen. Auf vielen Gebinde- Etiketten finden Sie den GISCODE des Produkts.

4. Gefahrstoff-Informationssystem GisChem

Auch die Berufsgenossenschaft Rohstoffe und chemische Industrie (BG RCI) unterhält gemeinsam mit der Berufsgenossenschaft Holz und Metall (BGHM) ein Gefahrstoffinformations-System – GisChem. Hier finden Sie gut strukturierte Informationen und Hilfestellungen z. B. für die Einstufung von Stoffen und Gemischen oder das Erstellen von Betriebsanweisungen.

5. ISi-Datenbank

Seit Mitte der 1990er Jahre betreibt das Institut für Arbeitsschutz (IFA) in Kooperation mit dem Verband der Chemischen Industrie (VCI) das Informationssystem für Sicherheitsdatenblätter (ISi). Über 2.000 Unternehmen stellen hier ihre Sicherheitsdatenblätter auf freiwilliger Basis ein. Hier stehen vor allem die Gemische im Mittelpunkt.

Tipp

Sie erreichen die ISi-Datenbank auf der DGUV-Webseite über den Kurzlink t1p.de/Isi-Stoffdaten

Mit wenig Mühe können Sie sich einen Überblick über das Potenzial der Datenbanken verschaffen. Nutzen Sie diese Möglichkeit – Sie bekommen auf diese Weise in der Regel Zugang zu wesentlich mehr Informationen, als sie Ihnen das Sicherheitsdatenblatt bietet.

In 4 Schritten zum passenden Gefahrstoffmanagement-System

Als Fachkraft für Arbeitssicherheit sind Sie Experte in Sachen Sicherheit – aber vielleicht kein Computer-Profi. Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei, auch ohne tiefere Programmier-Kenntnisse das Gefahrstoffmanagement-System zu finden, das genau für Ihr Unternehmen passt, und es zum Laufen zu bringen.

Starten Sie mit einer aktuellen Bestandsaufnahme. Erst nach einem Rundgang mit gründlicher Analyse aller Prozesse wissen Sie genau, wer in welcher Abteilung mit welchem Gefahrstoff tätig ist und welche Menge verwendet wird.

1. Pflegen Sie Ihr Gefahrstoffverzeichnis

Sicher besitzt Ihr Betrieb bereits ein Gefahrstoffverzeichnis, denn dazu ist Ihr Unternehmen nach § 6 Abs. 12 Gefahrstoffverordnung verpflichtet. Aber wird es auch ständig gepflegt? Häufig werden Sie in der Praxis noch Produkte entdecken, die sich nicht in der Gefahrstoffliste befinden.

Fassen Sie alle Gefahrstoffe, die Sie bei Ihrem Rundgang ermitteln, im Gefahrstoffverzeichnis zusammen, z. B. gefährliche Stoffe und Gemische, inkl. Gasen. Berücksichtigen Sie auch Gefahrstoffe in Geräten (sogenannte Erzeugnisse), wenn die Beschäftigten bei der Tätigkeit in Kontakt mit den Gefahrstoffen kommen können.

Erfassen Sie Lager und Lagerräume am besten separat, denn hier gelten besondere Regelungen.

Nutzen Sie die Bestandsaufnahme auch gleich zum Aufräumen. Da Sie oder Ihre Mitstreiter bei der Erfassung jeden Gefahrstoff in die Hand nehmen, ist das ein guter Zeitpunkt für die Entscheidung, ob er noch benötigt wird. Der Bestand wird sich minimieren, was gut für den Betrieb und für die Sicherheit der Kollegen ist.

3 Möglichkeiten für Ihre Bestandsaufnahme

1. Die Verantwortlichen erfassen die Bestände in ihrem Bereich.

2. Mitarbeiter werden zur Erfassung durch den Betrieb geschickt.

3. Eine externe Fachfirma wird beauftragt.

Variante 3 hat den Vorteil, dass die „Kontrolleure“ nicht betriebsblind sind. Egal, wie Sie die Erfassung organisieren: Wichtig ist die Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern in den Abteilungen. Machen Sie den Kollegen klar, welche Vorteile die Erfassung der Gefahrstoffe bietet. So schaffen Sie auch die Grundlage dafür, dass ein Gefahrstoffmanagement akzeptiert wird – und die Mitarbeiter öffnen eher die Schränke mit ihren „geheimen Wundermitteln“.

2. Prüfen Sie die Sicherheitsdatenblätter

Mit den erfassten Eckdaten bekommen Sie zugleich einen Überblick darüber, welche Sicherheitsdatenblätter Sie anfordern müssen, weil die vorhandenen veraltet sind oder ganz fehlen. Lieferanten sind verpflichtet, Ihnen die Sicherheitsdatenblätter für die jeweiligen Produkte zur Verfügung zu stellen. Welche das genau sind, ist in Art. 31 Abs. 1 der REACH-Verordnung festgelegt.

Das gilt bereits bei der ersten Lieferung und später bei allen wesentlichen Änderungen. Einige Lieferanten sind sich ihrer Pflicht jedoch nicht bewusst. Die Sicherheitsdatenblätter kommen spärlich oder gar nicht.

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Tipp

Bitten Sie Ihre Einkaufsabteilung, die Sicherheitsdatenblätter anzufordern: Das ist oft wirkungsvoller, als die Anfrage eines Gefahrstoffverantwortlichen oder Arbeitsschützers. Bleibt dieser Weg erfolglos, können die Datenblätter auch direkt beim Hersteller angefordert werden.

WICHTIG: Sicherheitsdatenblätter werden am einfachsten und schnellsten elektronisch ausgetauscht. Hier nutzen viele Anwender das EDAS-Format bzw. dessen Nachfolger SDScom XML

Die Qualität der Sicherheitsdatenblätter ist leider in den meisten Fällen nicht besonders gut. Deshalb sollten Sie sich als Anwender der Gefahrstoffe nicht blind auf die Informationen verlassen: Planen Sie eine Prüfung auf Plausibilität und Rechtskonformität ein. Dabei sollten Sie Inhalte und Zusammenhänge im Sicherheitsdatenblatt (SDB) beachten:

Erfüllt das Sicherheitsdatenblatt die Anforderungen der geltenden Gesetze und Verordnungen? Welche Angaben finde ich über die Inhaltsstoffe (Abschnitt 3 im SDB)? Welche physikalischen (Abschnitt 9 im SDB), toxikologischen (Abschnitt 11 im SDB) und umweltrelevanten (Abschnitt 12 im SDB) Eigenschaften hat der Stoff oder das Produkt? Passen die Einstufung und Kennzeichnung des Stoffs oder des Produkts (Abschnitte 2 bzw. 14 im SDB) mit den gemachten Angaben zusammen?

Anschließend müssen Sie den Stoff oder das Produkt für den Umgang im Betrieb freigeben. Ist das Sicherheitsdatenblatt plausibel, kann die stoffliche Freigabe erfolgen. Bevor Sie eine tätigkeitsbezogene Freigabe erteilen, müssen Sie mithilfe des Sicherheitsdatenblatts eine Gefährdungsbeurteilung im Arbeitsbereich vornehmen.

3. So finden Sie das geeignete Management-System

Jetzt haben Sie bereits einen guten Überblick über die aktuelle Gefahrstoffsituation im Unternehmen. Nun müssen Sie verhindern, dass diese wertvollen Informationen in Ordnern verstauben. Stellen Sie deshalb sicher, dass die Daten gut strukturiert in einem Gefahrstoffmanagement-System erfasst werden. Welches geeignet ist, sollten Sie nicht allein entscheiden.

Konsultieren Sie die IT-Abteilung und weitere Fachabteilungen. Mindestens diese 3 Fragen müssen Sie gemeinsam beantworten:

  • Welches System soll für die Erfassung der Daten eingesetzt werden?
  • Wer benötigt welche Informationen aus dem System?
  • Wie werden die Sicherheitsdatenblätter den Beschäftigten zugänglich gemacht?

Doch das ist erst der Anfang: Im laufenden Betrieb werden sich neue Anforderungen an das System ergeben. Denken Sie z. B. an den Gefahrstoffeinsatz der Fremdfirmen oder Transporte an andere Standorte (Gefahrgutdaten).

Rechnen Sie auch damit, dass mit neuen Vorschriften auch neue Anforderungen an die Dokumentation entstehen können. Achten Sie also darauf, dass Ihre Lösung ohne großen Aufwand erweitert und angepasst werden kann.

Nehmen Sie sich vorab die Zeit für ein Brainstorming: Was kann für Sie als Verantwortliche für Gefahrstoffe oder Arbeitssicherheit interessant sein? Was wollen Betriebsarzt und Unternehmer zu den Gefahrstoffen wissen? Idealerweise beantwortet das System allen Anwendern ihre Fragen.

4. Den Leistungsumfang festlegen

Jetzt werden Sie sich fragen: Brauche ich eine Datenbank oder genügt mein bewährtes Tabellenkalkulationsprogramm? Die Antwort richtet sich in erster Linie danach, welche Anforderungen Sie an Ihr Gefahrstoffmanagement stellen. Für ein „Gefahrstoffverzeichnis nach Vorschrift“ werden Sie mit einer Tabellenkalkulation sicher eine einfache, kostengünstige Lösung finden. Wenn Sie mehr als 20 bis 30 Gefahrstoffen in Ihrem Betrieb einsetzen, lohnt es sich, über eine datenbankgestützte Anwendung nachzudenken.

Gerade vor dem Hintergrund von REACH sollten Sie vorher wissen, welche Produkte solche Inhaltsstoffe enthalten, für die Einschränkungen oder gar Verbote „in der Pipeline“ sind.

Beschaffen Sie sich das einfachste System (in Sachen Handhabung und Leistungsoptionen), das fachlich- inhaltlich und von den betrieblichen Strukturen her das erfüllt, was Sie in Ihrem Betrieb wirklich brauchen: Was nutzt Ihnen ein „Rennwagen mit allen Schikanen“, der schwer zu implementieren und zu steuern ist?

Erstellen Sie Ihre Betriebsanweisungen selbst? Dann sollten alle Inhalte des Sicherheitsdatenblatts erfasst werden, die sich in der Betriebsanweisung wiederfinden.Idealerweise unterstützt Ihre Gefahrstoffdatenbank Sie dann direkt beim Erstellen der Betriebsanweisung.

Der Entschluss, mehr als nur Handelsnamen und Gefahrenbezeichnung der Gefahrstoffe zu erfassen, wird sich auszahlen. Zunächst macht das aber auch mehr Arbeit.

Um diesen Aufwand möglichst gering zu halten, achten Sie bei der Systemauswahl unbedingt auf geeignete Importschnittstellen: Für den strukturierten Austausch von Sicherheitsdatenblättern können Sie den etablierten EDAS-Standard nutzen. Systeme, die diesen Standard beherrschen, leisten meist auch weitere Hilfen bei der Eingabe. So sollte Ihr System mit einem aktuellen Phrasenkatalog (z. B. EUPhraC) und den wichtigsten amtlichen Listen zur Einstufung von Stoffen ausgestattet sein. Als Sahnehäubchen käme dann noch ein Softwaretool zum Überprüfen der Einstufung und Kennzeichnung Ihrer Lieferanten hinzu. 

So wird der Systemstart nicht zum Fehlstart

Wenn Sie ein neues Gefahrstoffinformations- oder -management- System installiert haben, müssen Sie auch dafür sorgen, dass es erfolgreich läuft. Verschicken Sie aber nicht die übliche Rundmail an alle wie etwa: „Wir haben unter www.Intranet123 ein neues System, schaut doch mal rein.“ Die Resonanz darauf ist erfahrungsgemäß gering.

 

 

Tipp

Meine Empfehlung: Starten Sie mit einer Musterabteilung. Wählen Sie dazu eine Abteilung aus, die die größten Probleme hat oder die repräsentativ ist. Schulen Sie die Mitarbeiter nicht mit endlosen Vorführungen der Anwendung. Sorgen Sie für Motivation, indem Sie zeigen, wie die Informationen auch dem Schutz der eigenen Gesundheit dienen können! Vergessen Sie den fachlichen Input nicht und stehen Sie gerade in der Startphase für Fragen und Anregungen zur Verfügung.

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Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
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