Projektmanagement: So motivieren Sie Ihr Projektteam langfristig

5 Schritte: So motivieren Sie Ihr Team langfristig

• Schritt 1: Lassen Sie Ihr Projektteam selbstbestimmt arbeiten
• Schritt 2: Ermöglichen Sie Ihrem Projektteam persönliche Erfolge
• Schritt 3: Kontrollieren Sie ohne autoritäres Verhalten im Projektteam
• Schritt 4: Steuern Sie das Leistungs- und Teamverhalten im Projektteam durch „Manöverkritik“
• Schritt 5: Spielen Sie Ihre Führungsrolle im Projektteam überzeugend

Schritt 1: Lassen Sie Ihr Projektteam selbstbestimmt arbeiten

Vereinbaren Sie bei den Delegationen ausschließlich Ergebnisse und Termine – es sei denn, Ihr Auftraggeber hat Vorgaben zum Ressourcenverbrauch festgelegt, messbare Qualitätskriterien vorgegeben oder den individuellen Kompetenzrahmen abgesteckt.

Lassen Sie zu, dass sich die Teammitglieder des Projekts ihre Arbeit selbst einteilen und selbständig überlegen, was für ihren Arbeitsbereich zu tun ist

Schritt 2: Ermöglichen Sie Ihrem Projektteam persönliche Erfolge

Erfolgsorientierte Mitarbeiter nutzen die Mitarbeit in interessanten Projekten gerne auch, um ihre Karrieren voranzutreiben.

• Gestehen Sie jedem Mitglied Ihres Projektteams die Chance zu, in Präsentationen die eigenen Ergebnisse selber vorzustellen.
• Publizieren Sie in Projektveröffentlichungen die Namen derjenigen, die für Teilprojekte oder fachliche Teilgebiete zuständig waren.

Eventuell streben einige Ihrer Teammitglieder auch Führungsfunktionen an. Erhalten Sie deren Motivation, indem Sie:

• sie Meetings und Workshops leiten lassen,
• die Einarbeitung in Moderationsmethoden und Teamsteuerungstechniken ermöglichen und
• die Verantwortung für Arbeitsgruppen und Teilprojekte übertragen.

Praxis-Tipp: Der einfachste und effektivste Weg zur optimalen Motivation im Projektteam liegt im persönlichen Gespräch. Fragen Sie Ihre Teammitglieder:

• „Was kann ich tun, damit Ihnen die Arbeit im Projekt Spaß macht?“
• „Wie kann ich Ihnen helfen, dieses Projekt für Ihre berufliche Entwicklung zu nutzen?“

Schritt 3: Kontrollieren Sie ohne autoritäres Verhalten im Projektteam

Kontrolle kann beim Führen ohne Weisungsbefugnis heikel sein.

Der Grund:

• Manche Mitarbeiter lehnen es ganz einfach ab, sich von jemandem kontrollieren zu lassen, der gar nicht ihr Vorgesetzter ist.
• Unter Umständen können Sie aber auch auf Grund mangelnden Fachwissens nicht beurteilen, ob Ihre Teammitglieder gute Arbeit leisten und wie geplant vorankommen.

Auf der anderen Seite stehen Sie dem Auftraggeber gegenüber in der Pflicht, sich als Projektleiter stets über den ordnungsgemäßen Fortschritt der Arbeit und die Qualität der Ergebnisse auf dem Laufenden zu halten.

Dies können Sie erreichen, indem Sie diese zwei Methoden anwenden:

1. Methode: Behalten Sie mit Fragen den Überblick

Stellen Sie Ihrem Teammitgliedern Fragen:

• „Kommen Sie wie geplant voran?“
• „Wie weit sind Sie?“
• „Wie viel Zeit brauchen Sie noch?“
• „Werden Sie voraussichtlich pünktlich fertig?“

Dass Sie als Projektleiter für Ihre Koordinationsaufgaben solche Fragen stellen müssen, sehen die Mitarbeiter ein. Sie werden Ihnen auch Bescheid sagen, wenn etwas nicht nach Plan läuft!

2. Methode: Vertrauen Sie Ihren Teamkollegen

• Bitten Sie Ihre Teammitglieder, sich gegenseitig regelmäßig über die Schulter zu schauen und so die Qualitätssicherung selbstständig zu betreiben.
• Sie als Projektleiter halten dagegen nur schriftlich fest, wer bei wem die Zwischenabnahme vorgenommen hat. 

Verlassen Sie sich darauf, dass diese Art des „controlling light“ für Ihr Projekt völlig reicht. Schließlich haben Sie es mit einem motivierten Projektteam zu tun.

Schritt 4: Steuern Sie das Leistungs- und Teamverhalten im Projektteam durch „Manöverkritik“

Auch im besten Team wird es hin und wieder zu Nachlässigkeiten oder sogar Fehlverhalten kommen.

• Vielleicht arbeitet ein Teammitglied nicht in ausreichender Weise mit oder hält sich nicht an Vereinbarungen.
• Oder ein anderes Mitglied entpuppt sich als Störer oder Nervensäge für die Kollegen.

Kritikgespräche sind für Sie als Projektleiter ohne Weisungsbefugnis höchst unangenehm und eher konfliktstiftend als korrigierend. Schnell kommt das Argument, dass „man sich von Ihnen nichts sagen lassen muss“.

Tipps:

• Lassen Sie das Team selber förderliches oder hinderliches Verhalten reflektieren.
• Führen Sie daher von Anfang an eine regelmäßige „Manöverkritik“ ein.

Sie können zum Beispiel jedes Meeting mit den beiden Standardfragen beginnen:

• „Was hat uns geholfen, zu Ergebnissen zu kommen?“
• „Was hat uns bei der Arbeit behindert?“ 

und die Antworten auf dem Flip-Chart sammeln.

Die Mitarbeiter werden sich nicht gegenseitig unfaire Vorwürfe machen. Sie werden jedoch deutlich die Dinge erwähnen, die sich positiv oder negativ ausgewirkt haben.

Damit ist schon aus Kollegialität Fehlverhalten schnell erledigt. Sie als Projektleiter sollten die Erfolgsförderer loben. Zu den Störern und Verhinderern brauchen Sie wahrscheinlich gar nichts zu sagen. Denen ist das Feedback durch die Kollegen peinlich genug.

Praxis-Tipp:

• Wenn ein bisher Nachlässiger oder Störer nach einer „Manöverkritik“ Besserung zeigt, sollten Sie den guten Willen durch Lob honorieren.
• Es tut den „Beschämten“ gut, wenn sie sehen, dass ihr Bemühen positiv wahrgenommen wird.
• Sie werden sich sicher bemühen, Ihnen und den Kollegen keinen neuen Grund zur Kritik zu geben.

Schritt 5: Spielen Sie Ihre Führungsrolle im Projektteam überzeugend

Sie sind als Projektleiter verantwortlich dafür, dass das von Ihnen geführte Team die Projektziele erreicht. Das macht Sie zur Führungskraft auch wenn Sie letztlich nicht weisungsbefugt sind.

Ihre Mitarbeiter lassen sich jedoch nur schwer von Ihnen führen, wenn Sie in der Führungsrolle nicht überzeugen. Mit den folgenden 3 Strategien beweisen Sie sich als charismatische Führungskraft:

• Zeigen Sie sich im Kreis anderer Führungskräfte. Verschaffen Sie sich Zugang zu Führungs-Meetings. Sagen Sie, dass Sie die Informationen für Ihr Projekt brauchen oder dass Sie über das Projekt berichten wollen. Lassen Sie sich zumindest auf die Verteiler von entsprechenden Protokollen setzen. Dann steht Ihr Name in bester Gesellschaft.
• Übernehmen Sie die Spielregeln der anderen Führungskräfte. Achten Sie bei jedem Kontakt mit Linienchefs auf deren Verhalten, Auftreten, Sprechweise und Kleidung. Passen Sie sich an. Achten Sie darauf, dass Sie im Kreis der Manager nicht wie ein Fremdkörper wirken, sondern wie ein Zugehöriger.
• Erkämpfen Sie sich Statussymbole. Beobachten Sie, durch welche Symbole andere Führungskräfte ihren Status deutlich machen. Es kann sich zum Beispiel um
  • Firmenparkplätze,
  • die Befreiung von der Stechuhr,
  • um Budgets für Bewirtungen oder
  • bestimmte Zugriffsberechtigungen am PC handeln.

Erkämpfen Sie sich vom Auftraggeber des Projekts Statussymbole, die Ihnen eigentlich von Ihrer offiziellen Position her noch nicht zustehen. Zeigen Sie ihm plausibel auf das Projekt bezogen, warum Sie dieses Statussymbol benötigen. Er wird es Ihnen dann kaum abschlagen können. Und Ihren Mitarbeitern imponiert es, wenn Sie solche „Trophäen“ erobern können.

Wenn Sie alle in diesem Beitrag vorgestellten Strategien und Maßnahmen als Projektleiter auf Zeit anwenden, werden Sie sehen, dass Sie auch ohne Weisungsbefugnis Gehör finden und erfolgreich führen können.

Wichtig ist, dass Sie selbstbewusst als Führungskraft auftreten und durch Kompetenz überzeugen!