Projektablaufplan erstellen – Anleitung, Tipps & FAQ

Definition: Was ist ein Projektablaufplan?

Der Projektablaufplan kann als ein professionelles visuelles Werkzeug im Projektmanagement definiert werden, das den geplanten Ablauf und Fortschritt eines Projekts darstellt. Er zeigt die verschiedenen Projektphasen, ihre Reihenfolge, Zeitplanung und die Verantwortlichen auf. Gleichzeitig stellt der Projektablaufplan die Beziehungen zwischen den einzelnen Aufgaben her, um eine effiziente Durchführung und Fertigstellung des Projekts zu gewährleisten.

Bedeutung: Warum sollten Sie einen Projektablaufplan erstellen? 

Als professionelles Werkzeug im Projektmanagement ist der Projektablaufplan von entscheidender Bedeutung. Er garantiert, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und das Projekt rechtzeitig und innerhalb des Budgets abgeschlossen wird. Doch der Projektablaufplan birgt noch viele weitere Vorteile:

Ein Beispiel für einen Projektablaufplan und seine Relevanz für den Projekterfolg könnte die Organisation einer internationalen Konferenz sein. Bei einem solchen Großprojekt werden viele individuelle Aufgaben und Arbeitspakete so zusammengesetzt, dass der Projekterfolg gesichert ist. Dies beginnt bei der Auswahl des Veranstaltungsortes über die Einladung der Redner bis hin zur Koordination von Catering und Unterkunft für die Teilnehmer. Ohne einen detaillierten Projektablaufplan wäre es ein schwieriges Unterfangen, den Überblick über die Veranstaltung zu behalten. 

Welche Inhalte umfasst ein Projektablaufplan?

Ein Projektablaufplan umfasst in der Regel die folgenden acht Inhalte oder Bausteine, um die Planung, Durchführung und Kontrolle eines Projekts zu erleichtern:

1. Projektaufgaben: Als Projektaufgaben oder Arbeitspakete können die einzelnen Aktivitäten definiert werden, die durchgeführt werden müssen, um das Projektziel zu erreichen. Aus Gründen der Einfachheit und Effizienz werden die Projektaufgaben häufig in kleinere Teilaufgaben unterteilt.
2. Zeitplanung: Der Projektablaufplan enthält eindeutig definierte Start- und Endtermine für jede Aufgabe.
3. Verantwortlichkeiten: Für jede Aufgabe wird ein Verantwortlicher oder bei umfangreichen Aufgaben ein Team von Verantwortlichen festgelegt.
4. Ressourcen: Der Projektablaufplan enthält Informationen über die benötigten Ressourcen für jede Aufgabe. Fragen wie: Wie viel Personal wird benötigt oder wie viel Budget wurde veranschlagt, werden thematisiert.
5. Meilensteine: Als Meilensteine bezeichnet man die wichtigsten Etappen im Projektverlauf. Meilensteine helfen, den Fortschritt zu überwachen und den Projekterfolg zu jeder Zeit zu fokussieren. 
6. Abhängigkeiten zwischen Aufgaben: Es ist essenziell zu wissen und zu verstehen, welche Aufgaben miteinander korrespondieren oder aufeinander aufbauen, um den Ablauf effizient zu gestalten.
7. Risiken und Problemlösungen: Potenzielle Risiken in den einzelnen Projektphasen und deren individuelle Lösungsstrategien sollten ebenfalls im Projektablaufplan berücksichtigt werden.
8. Status und Fortschrittsüberwachung: Der aktuelle Status jeder Aufgabe und der Gesamtfortschritt des Projekts sollten regelmäßig überprüft und im Plan aktualisiert dargestellt werden.

Welche Arten von Projektablaufplänen unterscheidet man? 

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, einen Projektablaufplan zu visualisieren. Hier sind sieben erfolgversprechende und geläufige Modell, die praxiserprobt sind:

Anleitung: Wie erstellt man einen professionellen Projektablaufplan? 

In der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Aufbau eines Projektablaufplans wird das oben genannte Beispiel der Planung einer internationalen Konferenz aufgegriffen. Die Planung einer internationalen Konferenz kann eine komplexe Aufgabe sein. Ein gut organisierter Projektablaufplan ist ein Garant dafür, den Überblick zu behalten und den Projekterfolg zu fokussieren. Hier ist eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Projektziel festlegen: Definieren Sie das Ziel der Konferenz, beispielsweise Networking.
2. Aufgaben identifizieren: Listen Sie alle notwendigen Aufgaben auf, die für die Durchführung der Konferenz erforderlich sind. Dies kann beispielsweise Punkte wie das Suchen der passenden Konferenz-Location, das Einladen von Referenten oder die Frage wie Unterkünfte und Transport organisiert werden, betreffen. Die einzelnen Arbeitspakete müssen eindeutig definiert werden. 
3. Zeitplan erstellen: Legen Sie Start- und Endtermine für jede Aufgabe fest und berücksichtigen Sie Pufferzeiten für unvorhergesehene Verzögerungen.
4. Verantwortlichkeiten zuweisen: Bestimmen Sie für jede Aufgabe eine verantwortliche Person oder ein Team von mehreren Mitarbeitern, die gemeinsam die Verantwortung tragen.
5. Ressourcen planen: Schätzen Sie objektiv und anhand von Fakten die benötigten Ressourcen für jede Aufgabe ab. 
6. Meilensteine setzen: Definieren Sie wichtige Meilensteine im Projektverlauf, wie z. B. Datum der Bestätigung der Referenten, Anmeldeschluss oder Druck der Konferenzunterlagen.
7. Abhängigkeiten erkennen: Identifizieren Sie Aufgaben, die von anderen Aufgaben abhängig sind. Beispielsweise kann die Buchung des Caterings erst erfolgen, wenn die Location für die internationale Konferenz bestätigt ist.
8. Risiken bewerten und Problemlösungen planen: Überlegen Sie objektiv, welche Risiken auftreten könnten und wie diese gelöst werden können. Beispielsweise kann ein Plan B helfen, wenn ein Referent für einen Vortrag kurzfristig absagt. 
9. Status und Entwicklung überwachen: Kontrollieren Sie regelmäßig den Fortschritt jeder Aufgabe und aktualisieren Sie den Plan fortlaufend.
10. Kommunikation sicherstellen: Stellen Sie sicher, dass alle am Projekt Beteiligten über den aktuellen Stand des Projekts informiert sind und bei Bedarf schnell auf Änderungen reagieren können.

Diese zehn dargestellten Schritte können in einem Gantt-Diagramm oder einem anderen geeigneten Projektablaufplan dargestellt werden, um einen klaren Überblick über das Projekt zu gewährleisten.

5 Tipps für die erfolgreiche Erstellung eines Projektablaufplans?

Die nachfolgenden Tipps sollen Ihnen dabei helfen, einen effektiven Projektablaufplan zu erstellen, der die Grundlage für eine erfolgreiche Projektdurchführung bildet.

• Klare Zielsetzung: Stellen Sie sicher, dass die Ziele des Projekts klar definiert sind, um eine klare Ausrichtung für die Planung zu haben. Ein präzises Verständnis der Projektziele erleichtert die Identifizierung relevanter Aufgaben und Meilensteine.
• Detaillierte Aufgabenliste: Listen Sie alle notwendigen Aufgaben auf und unterteilen Sie sie in kleinere Arbeitspakete. Eine detaillierte Aufgabenliste erleichtert die Zuweisung von Verantwortlichkeiten und trägt zu einem umfassenden Verständnis der erforderlichen Schritte bei.
• Abhängigkeiten erkennen: Identifizieren Sie Aufgaben, die voneinander abhängig sind. Das Verständnis von Abhängigkeiten hilft, Engpässe und Verzögerungen frühzeitig zu erkennen und zu managen.
• Realistische Ressourcenschätzung: Schätzen Sie den Ressourcenbedarf realistisch ein, sei es in Bezug auf Zeit, Budget oder Personal. Eine genaue Ressourcenplanung trägt dazu bei, Engpässe zu vermeiden und den Projekterfolg zu sichern.
• Regelmäßige Aktualisierung des Plans: Aktualisieren Sie den Projektablaufplan regelmäßig, um den Fortschritt der Aufgaben zu verfolgen. Ein aktueller Plan ermöglicht es, Anpassungen vorzunehmen, wenn das Projekt von der ursprünglichen Planung abweicht.

Welche empfehlenswerte Softwaretools für Projektablaufpläne gibt es? 

Projektablaufpläne können zwar auch in Excel erstellt werden, der Einsatz von professionellen Projekt-Tools kann sich allerdings für manche Unternehmen, die viele oder komplexe Projekte planen und umsetzen, lohnen. Folgende Softwaretools kann ich Ihnen für die Erstellung Ihres Projektablaufplans empfehlen:

• Trello: Trello ist ein flexibles und benutzerfreundliches Tool, das sich vor allem für Teams eignet, die die Kanban-Methode einsetzen.
• Factro: Factro bietet eine umfangreiche Palette an Funktionen zur Verwaltung von Aufgaben und Workflows. 
• Microsoft Project: MS Project ist ideal für komplexe Projekte. Es bietet umfassende Funktionen zur Planung, Verfolgung und Berichterstattung mit einem Fokus auf den Projekterfolg. 

FAQ – Antworten auf die häufigsten Fragen zum Projektablaufplan

Sie haben noch offene Fragen? Möglicherweise finden Sie Ihre Antwort unten im FAQ.