Erstellung eines Projektmanagement-Handbuchs: Definition, Inhalt und Aufbau

Fragen Sie sich zunächst:

• Haben sich bei Ihnen die bewährten Vorgehensweisen bei der Projektarbeit als Standards durchgesetzt, an denen sich alle orientieren?
• Werden bei Ihnen die Erfahrungen aus Vorgängerprojekten systematisch genutzt?
• Bestehen klare Richtlinien und Vorgaben?
• Oder sind die Projektleiter bei ihren Aufgaben als Einzelkämpfer auf sich selbst gestellt?

Definition: Projektmanagement-Handbuch

Nach DIN 69905 ist ein Projektmanagement-Handbuch (PM-Handbuch) eine „Zusammenstellung von Regelungen, die innerhalb einer Organisation generell für die Planung und Durchführung von Projekten gelten“.

Anleitung: So erstellen Sie ein unternehmensinternes Projektmanagement-Handbuch

Auf Grund des unternehmensspezifischen Charakters des PM-Handbuchs müssen Sie mit Ihrem Team entscheiden, welche Inhalte Sie in das Handbuch aufnehmen und wie Sie diese gliedern möchten.

Beispiel: Gliederung und Inhalt eines PM-Handbuchs

Zu Ihrer Hilfestellung finden Sie nachfolgend eine Beispielgliederung mit einer Einleitung, 7 Hauptkapiteln und einem Anhang.

Die Kapitel 4 bis 7 folgen dem für Projekte gängigen Phasenschema (Vorbereitung, Planung, Durchführung und Abschluss). Dies ermöglicht es dem Nutzer, in der Phase nachzuschlagen, wo sich das Projekt gegenwärtig befindet.

Sinn und Zweck, Hintergrund, Leserhinweise … 1. Grundlagen und Grundsätze des Projektmanagements

• Begriffsklärung: Projekte und Projektmanagement
• Projektarten
• Phasenmodell
• Projekterfolgs- und Misserfolgsfaktoren

2. Projektaufbauorganisation: Beteiligte und Rollen im Projekt

• Projektbeteiligte und ihre Rollen
• Aufgaben, Verantwortungen und Kompetenzen
• Formen der Projektaufbauorganisation
• Lenkungsgremium
• Projektleiter und Aufgaben
• Projektteam und Zusammensetzung
• Checklisten und Formulare

3. Die Arbeit im Team: Grundsätze und Regeln

• Teambildung
• Grundsätze der Teamführung
• Regeln für die Zusammenarbeit
• Gestaltung der Teamsitzung
• Konfliktlösungstechniken
• Checklisten und Formulare

4. Phase 1: Projektvorbereitung

• Zweck der Vorbereitungsphase
• Aufgaben im Überblick
• Projektziele, Lastenheft, Pflichtenheft
• Methoden zur Zielfindung
• Risikoanalyse
• Stakeholderanalyse
• Projektantrag/-auftrag
• Kick-off-Workshop
• Checklisten und Formulare

5. Phase 2: Projektplanung

• Vorteile einer durchdachten Planung
• Vom Groben zum Detail
• Planungsschritte
• Checklisten und Formulare

6. Phase 3: Projektdurchführung: Projektkontrolle und -steuerung

• Zweck der Kontrolle und Steuerung
• Aufgaben
• Projektsteuerungszyklus
• Korrekturmaßnahmen
• Checklisten und Formulare

7. Phase 4: Projektabschluss – aus Erfahrungen lernen

• Zweck der Abschlussphase
• Aufgaben
• Checklisten und Formulare

8. Projektdokumentation und Berichtswesen

• Information und Kommunikation
• Dokumentationsmanagement (Projektdokumentation)
• Berichtswesen
• Checklisten und Formulare
• Glossar
• Projektmanagement-Literatur
• Stichwortverzeichnis
• Abbildungsverzeichnis
• Sinn und Zweck, Hintergrund, Leserhinweise …

Das Projektmanagement-Handbuch und seine Kapitel Einleitung:

In der Einleitung stellen Sie das Ziel und die Funktion des PM-Handbuchs vor: Warum wird es gemacht, welche Funktion hat es und wie soll der Nutzer es anwenden?

Sie erläutern, dass das PM-Handbuch ein Hilfsmittel zur Arbeitserleichterung für alle Beteiligten sein soll. Es dient dazu, die Verfahrensabläufe festzulegen und die Effizienz der Projektarbeit zu verbessern.

In einem Abschnitt „Lesehinweise“ erläutern Sie dem Nutzer, wie er das Handbuch am besten nutzt. Da sich erfahrungsgemäß mehrmals Änderungen ergeben, sollte in der Einleitung stets die jeweilige Version des Handbuchs angegeben werden. Sie sollten erklären, wie ein Mitarbeiter sich an der Verbesserung beteiligen und einen Änderungsantrag stellen kann.

Kapitel 1 im PM-Handbuch – Grundsätze des Projektmanagements

In diesem Kapitel stellen Sie die Besonderheiten des Projektmanagements in Ihrem Unternehmen dar, also welche Projektarten Sie in Ihrem Unternehmen typischerweise bearbeiten und welche spezifischen Eigenschaften diese aufweisen.

• Handelt es sich vorwiegend um Kundenprojekte oder um interne Projekte?
• Wie viele Personen sind üblicherweise im Kernteam?
• Wie viele sind insgesamt an Projekten beteiligt?

Stellen Sie dar, welche Faktoren für den Projekterfolg entscheidend sind. Erläutern Sie, was ein Phasenkonzept ist und welches für welche Projektart geeignet ist. Geben Sie einen Überblick über die in jeder Phase durchzuführenden Arbeitsschritte.

Kapitel 2 im PM-Handbuch – Projektorganisation

Hier gilt es festzulegen, welche Personen und Abteilungen üblicherweise an den Projekten beteiligt sind und wie diese organisatorisch eingebunden werden.

Sie werden immer einen Auftraggeber haben, der intern oder extern sein kann, und Sie werden immer ein Kernteam mit einem Projektleiter haben. Häufig wird ein Lenkungsausschuss oder ein Beratergremium das Projekt unterstützen.

Beschreiben Sie kurz die 3 Grundformen „reine“ Projektorganisation, Stabsprojektorganisation und Matrixorganisation und erläutern Sie, welche Form für welche Art von Projekten sinnvollerweise einzusetzen ist.

Kapitel 3 im PM-Handbuch – Die Arbeit im Team – Grundsätze und Regeln

Projekte werden im Team gemacht. Legen Sie dar, welche Grundsätze für die Teambildung und für die Teamführung gelten sollen.

Beschreiben Sie die Regeln für die Zusammenarbeit. Geben Sie auch Anleitungen zur Gestaltung von Teamsitzungen. Da auch in den besten Teams Konflikte auftreten können, sollten Sie hier auch Hilfestellungen zur Konfliktlösung geben.

Konzepte und Ergebnisse müssen auf Projektbesprechungen oder zu Meilensteinterminen präsentiert werden. Beschreiben Sie daher, wie Präsentationen vorzubereiten und durchzuführen sind.

• In welcher Weise sollen der Computer und Computerprogramme für die Projektarbeit genutzt werden?

Beschreiben Sie, welche Software (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Grafiken etc.) für welche Zwecke genutzt werden sollen, und geben Sie dazu Anwendungshinweise.

Falls Sie in Ihrem Unternehmen eine Projektmanagement-Software einsetzen, sollte an dieser Stelle darauf hingewiesen werden. Verweisen Sie für eine vollständige Nutzeranleitung auf das entsprechende Programm-Handbuch.

Kapitel 4 im PM-Handbuch – Projektvorbereitung

Beschreiben Sie hier, mit welchen Schritten Projekte vorzubereiten sind.  Erläutern Sie, wie die Projektziele klar zu definieren sind, etwa mit dem SMART-Prinzip:

• S = spezifisch
• M = messbar
• A = attraktiv
• R = realisierbar
• T = terminiert

Beschreiben Sie die Funktion des Lasten- und Pflichtenhefts. Legen Sie dar, in welcher Weise im Unternehmen ein Projektantrag und ein Projektauftrag zu handhaben sind.

Für gewisse Projekte ist es notwendig, eine Stakeholderanalyse durchzuführen (gegebenenfalls auch eine Umfeldanalyse). Grundsätzlich sollte eine Risikoanalyse gemacht werden. Erklären Sie, wie Sie solche Analysen in Ihrem Unternehmen durchführen.

Tipp: Es hat sich bewährt, Projekte offiziell mit einem Kick-off-Workshop zu beginnen. Deshalb sollte eine Anleitung ins Handbuch aufgenommen werden, wie ein solcher Workshop vorzubereiten und durchzuführen ist.

Kapitel 5 im PM-Handbuch – Projektplanung

Dieses Kapitel kann mit einer Erläuterung der Vorteile einer systematischen Projektplanung beginnen. Es sollte darauf eingehen, wie detailliert zu planen ist. Dann folgen die Anleitungen, wie ein Projektstrukturplan, eine Ablauf- und Terminplanung zu machen sind.

Wichtig sind auch Hilfestellungen zur Schätzung und Planung des Ressourcenbedarfs. Geben Sie vor, nach welchen Kostenarten die Kostenplanung zu gliedern ist, zum Beispiel entsprechend dem Betriebsabrechnungsbogen. Denn durch eine einheitliche Kostengliederung werden Projekte vergleichbar.

Kapitel 6 im PM-Handbuch – Projektdurchführung

Dieses Kapitel sollte zuerst die Notwendigkeit einer effektiven Projektkontrolle und -steuerung deutlich machen.

Danach beschreiben Sie, welche Aufgaben der Projektleiter, die Projektmitarbeiter und andere Projektbeteiligte im Rahmen der Projektsteuerung zu übernehmen haben.

Stellen Sie den Projektsteuerungszyklus dar:

• Ist-Werte erfassen
• Soll-Ist-Vergleich
• Ursachenanalyse
• Maßnahmen entwickeln
• Planungsrevision

Besonders wichtig sind Hinweise und Tipps, wie die verantwortlichen Mitarbeiter auf Abweichungen reagieren sollen.

Kapitel 7 im PM-Handbuch – Projektabschluss

Weisen Sie in diesem Kapitel darauf hin, dass Projekte ordnungsgemäß abgeschlossen werden müssen und welche Aufgaben dazu im Einzelnen zu erledigen sind.

Ein Abschluss-Workshop mit allen Projektbeteiligten ist empfehlenswert. Die gemachten Erfahrungen können ausgewertet werden und eventuell in eine neue Version des PM-Handbuchs einfließen.

Kapitel 8 im PM-Handbuch – Dokumentation und Projektberichte

Dieses Kapitel lässt sich nicht eindeutig einer Phase zuordnen und steht somit außerhalb der obigen Systematik.

Information und Kommunikation sind in allen Phasen umfassende Aufgaben, insbesondere für den Projektleiter. Es ist festzulegen, wie im Rahmen der Projektorganisation zwischen den Beteiligten kommuniziert werden soll.

Während des Projektverlaufs entstehen zahlreiche Dokumente, die abgelegt und gemanagt werden müssen. Das Dokumentationsmanagement gibt dazu die Richtlinien vor.

In gleicher Weise ist auch das Berichtswesen zu organisieren: Welche Berichte sind zu schreiben, wer schreibt diese wann und wie?

Praxis-Tipp: Bauen Sie Formulare und Checklisten ein. Denn diese vereinfachen Ihre Projektarbeit. Sie können beispielsweise für jede Phase eine Checkliste an das Kapitelende stellen. Damit kann der zuständige Projektverantwortliche am Ende jeder Phase klären, ob er nun alle Aufgaben erfüllt hat. Stellen Sie außerdem eine Kurzübersicht vor jedes Kapitel.

Projekte, Projekte und noch mehr Projekte. Dass der Anteil der Projektarbeit an der Gesamtwertschöpfung weiter rasant zunehmen wird, erscheint angesichts der Trends der Zeit wie auch zunehmender Dynamik logisch. Schließlich müssen all die neuen und zunehmend komplexeren Aufgaben umgesetzt werden, damit Unternehmen weiter am Markt mitspielen können.