Grafik Erstellung Projektstrukturplan

Projektstrukturplan erstellen: Anleitung, Beispiel & Tipps

Jedes Unternehmen ist darauf angewiesen, Projekte erfolgreich zu planen und umzusetzen. Zu diesem Zweck werden unterschiedliche Pläne wie z.B. den Projektstrukturplan und Projektablaufplan herangezogen. Insbesondere durch die Erstellung eines Projektstrukturplans (PSP) können Projektleiter die Effizienz steigern, Terminüberschreitungen verhindern und die effektive Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern erleichtern. Doch was genau ist ein Projektstrukturplan überhaupt? Und wie wird der PSP aufgebaut? In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie einen Projektstrukturplan erstellen - inklusive Schritt-für-Schritt-Anleitung, Beispiele & Tipps.
Inhaltsverzeichnis

Was ist ein Projektstrukturplan?

Ein Projektstrukturplan (PSP) ist eine grafische Darstellung, die die hierarchische Struktur eines Projekts abbildet. Er dient dazu, die verschiedenen Elemente und Phasen eines Projekts in übersichtlicher Weise zu organisieren und zu visualisieren. Der PSP zerlegt ein Projekt in kleinere, leichter handhabbare Teile, die als Arbeitspakete oder Aktivitäten bezeichnet werden. Diese werden dann hierarchisch angeordnet, um die Abhängigkeiten und Beziehungen zwischen den einzelnen Aufgaben zu verdeutlichen. 

Der Projektstrukturplan hilft dabei, die Gesamtarbeit in überschaubare Einheiten zu unterteilen, was eine effiziente Planung, Steuerung und Kontrolle des Projekts ermöglicht. Er stellt somit ein essenzielles Instrument in der Projektmanagement-Praxis dar.

Was ist der Zweck eines Projektstrukturplans?

Der Projektstrukturplan gibt allen am Projekt Beteiligten eine klare Struktur vor, in der die Ziele, Aufgaben, Zeitpläne und die am Projekt beteiligten Verantwortlichen festgelegt sind. Aufgrund der im PSP enthaltenen Informationen dient er als Blaupause für ein erfolgreiches Projektmanagement und stellt sicher, dass alle Beteiligten auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.

Warum sollte ein Projektstrukturplan erstellt werden? 

Die folgenden 10 Punkte zeigen eindeutig auf, dass ein Projektstrukturplan mehr ist als eine Auflistung der Projektstruktur und der Teilaufgaben. Vielmehr ist der Projektstrukturplan der Garant für eine erfolgreiche Bearbeitung des Gesamtprojekts. 

  • Klarheit: Ein Projektstrukturplan schafft Klarheit über die Ziele, Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Projekts.
  • Struktur: Der Projektstrukturplan legt eine eindeutige und nachvollziehbare Struktur für das Projekt fest und erleichtert die Organisation und Übersichtlichkeit.
  • Zeitmanagement: Durch den Projektstrukturplan kann die Ressource Zeit bestmöglich genutzt werden. Die benötigte Zeit für Aufgaben und Arbeitspakete kann ebenso festgelegt werden, wie wichtige Meilensteine.
  • Ressourcenmanagement: Der Projektstrukturplan hilft bei der Identifizierung und Zuweisung von Ressourcen, um sicherzustellen, dass das Projekt erfolgreich durchgeführt werden kann.
  • Kommunikation: Ein Projektstrukturplan unterstützt die Kommunikation innerhalb des Teams und mit allen relevanten Stakeholdern, indem er eine gemeinsame Grundlage für Besprechungen und Updates bietet.
  • Risikomanagement: Durch die objektive Analyse eines auf Fakten erstellten Projektstrukturplans können potenzielle Risiken und Probleme identifiziert werden. In der Folge ist es möglich, Maßnahmen zu ergreifen, um den Projekterfolg zu sichern.
  • Priorisierung: Ein Projektstrukturplan macht es durch seine Übersicht und Projektstruktur einfach, Aufgaben und Arbeitspakete nach Priorität zu sortieren.
  • Klarheit in der Kommunikation: Ein klar strukturierter Projektstrukturplan hilft, Missverständnisse im Team zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Beteiligten das gleiche Verständnis des Projekts haben.
  • Budgetkontrolle: Durch den Projektstrukturplan können die Kosten von Teilaufgaben und die Ressourcen und Aufwendungen für das gesamte Projekt effektiv kontrolliert werden.
  • Bewertung: Ein Projektstrukturplan hilft dem Projektleiter und dem Team nach Beendigung des Projekts bei der Evaluierung. Durch die Visualisierung mit Diagrammen und eine kleinteilige Darstellung kann nachvollzogen werden, welche Teilprojekte gut funktioniert haben und welche Strukturen bei ähnlichen Folgeprojekten angepasst werden müssen.

Zusammenfassend schafft der PSP mit seiner spezifischen Projektstruktur einen professionellen Rahmen für eine erfolgreiche Projektdurchführung. Durch die klare Einteilung der Arbeitspakete und eine nahtlose Koordination kann der Projekterfolg maximiert werden. 

Wie ist ein Projektstrukturplan aufgebaut? 

Ein Projektstrukturplan (PSP) ist hierarchisch aufgebaut und bietet eine strukturierte Darstellung der verschiedenen Elemente eines Projekts. Im Wesentlichen setzt sich ein Projektstrukturplan aus mehreren Ebenen zusammen:

  • Projektziel (oberste Ebene): Auf der obersten Ebene des PSP wird das Gesamtziel des Projekts definiert. Dies könnte beispielsweise die Entwicklung eines Produkts, die Implementierung eines Systems oder die Durchführung einer Veranstaltung sein.
  • Hauptphasen oder Teilprojekte (zweite Ebene): Unterhalb des Gesamtziels werden Hauptphasen oder Teilprojekte identifiziert. Diese repräsentieren in der Regel die großen Abschnitte des Projekts und können beispielsweise die Planung, Umsetzung und Abschlussphase umfassen. Aber auch die Gliederung nach Objekten, Funktionen und Aufgaben kommt hier in Betracht.
  • Arbeitspakete (darunter liegende Ebenen): Die nächste Ebene des PSP besteht aus den einzelnen Arbeitspaketen. Diese sind konkrete, abgrenzbare Aufgaben oder Aktivitäten, die zur Erreichung der Teilprojekte oder Hauptphasen erforderlich sind.
  • Unterarbeitspakete (weitere Unterebenen): Je nach Komplexität können Arbeitspakete in Unterarbeitspakete unterteilt werden. Diese detailliertere Ebene ermöglicht eine feinere Strukturierung und genauere Zuweisung von Verantwortlichkeiten.
  • Meilensteine: Innerhalb des PSP werden Meilensteine als Schlüsselereignisse oder -ergebnisse definiert – zum Beispiel in Form von Zwischenzielen und Terminen für den Abschluss von Teilprojekten. 
  • Abhängigkeiten: Abhängigkeiten zwischen Arbeitspaketen und Phasen werden verdeutlicht, um die zeitliche Abfolge und den Einfluss von Aufgaben aufeinander sowie weitere Synergien zu zeigen.
  • Ressourcenzuweisung: Eine wichtige Komponente des PSP ist die Zuweisung von Ressourcen zu den einzelnen Arbeitspaketen. Dies umfasst personelle, finanzielle und materielle Ressourcen, die für die erfolgreiche Durchführung der Aufgaben benötigt werden.
  • Verantwortlichkeiten (optional): Neben den Ressourcen können auch die jeweiligen Verantwortlichkeiten zu den jeweiligen Teilprojekten oder Arbeitspaketen zugewiesen werden.
  • Dauer pro Arbeitspaket (optional): Hierbei erfolgt die Zuweisung der objektiv geschätzten Zeit pro Arbeitspaket.
  • Risiken und Herausforderungen (optional): DieIdentifizierung und Bewertung von potenziellen Risiken im Projekt kann ebenfalls Teil des PSP sein
  • Kostenaufstellung (optional): Im PSP können ebenfalls die Kosten pro Arbeitspaket bereits aufgeteilt und anschließend zur Übersicht summiert werden.
  • Codierung (optional, aber sehr empfehlenswert): Zur klaren Identifikation und Klassifizierung der einzelnen Elemente im Rahmen des Projektstrukturplans ist es sinnvoll, eine eigene Codierung zu entwerfen und die entsprechenden Codes stringent im PSP einzusetzen.

Welche Arten von Projektstrukturplänen unterscheidet man?

Es gibt verschiedene Arten von Projektstrukturplänen (PSP), die jeweils darauf abzielen, verschiedene Aspekte und Perspektiven eines Projekts zu beleuchten. Hier sind einige gängige Arten:

  • Funktionsorientierter PSP: Dieser PSP organisiert die Arbeitspakete nach Funktionen oder Abteilungen. Er zeigt, welcher Funktionsbereich für welche Aufgaben im Projekt verantwortlich ist. Dies ist besonders nützlich in Organisationen mit stark funktionsorientierter Struktur.
  • Phasenorientierter PSP: Hier werden die Arbeitspakete nach den verschiedenen Phasen des Projektlebenszyklus strukturiert, wie beispielsweise Planung, Umsetzung und Abschluss. Dies ermöglicht eine klare zeitliche Zuordnung der Aufgaben.
  • Produktorientierter PSP: Dieser PSP fokussiert sich auf die verschiedenen Produkte oder Deliverables, die im Rahmen des Projekts erstellt werden. Die Struktur orientiert sich an den Endresultaten des Projekts.
  • Objektorientierter PSP: Bei Projekten, die physische Produkte oder Bauprojekte umfassen, kann ein objektorientierter PSP verwendet werden. Hierbei werden die Arbeitspakete nach den verschiedenen Komponenten oder Objekten des Endprodukts organisiert.
  • Matrixorientierter PSP: Dieser Ansatz kombiniert verschiedene Organisationsstrukturen, wie funktions- und produktorientierte PSPs. Es bietet eine flexiblere Sichtweise, indem es die Vorteile mehrerer Ansätze miteinander verbindet.
  • Ressourcenorientierter PSP: Hier liegt der Fokus auf der Zuweisung von Ressourcen, sei es Personal, Budget oder Zeit. Der PSP zeigt auf, welche Ressourcen für welche Aufgaben im Projekt benötigt werden.

Welche Art von Projektstrukturplan ist am besten?

Die Auswahl der geeigneten Art von Projektstrukturplan hängt von den spezifischen Anforderungen des Projekts, der Organisationsstruktur und den Präferenzen des Projektmanagements ab. Oft wird eine Kombination verschiedener Ansätze verwendet, um eine umfassende Sicht auf das Projekt zu gewährleisten.

Wie codiert man Projektstrukturpläne richtig?

Die Codierung bei Projektstrukturplänen (PSP) ist eine Methode, bei der alphanumerische Symbole oder Codes verwendet werden, um die einzelnen Elemente des Projektstrukturplans zu identifizieren und zu klassifizieren. Diese Codes dienen dazu, eine eindeutige Zuordnung und Strukturierung der verschiedenen Hierarchieebenen und Elemente im PSP zu ermöglichen.

Die Codierung erfolgt typischerweise nach einem vorher festgelegten Schema. Dabei können Ziffern, Buchstaben oder eine Kombination aus beidem verwendet werden. Die Codes repräsentieren hierbei unterschiedliche Hierarchieebenen, Arbeitspakete, Teilprojekte oder andere Elemente im PSP.

Ein Beispiel für die Codierung könnte sein, dass numerische Codes die Hauptphasen oder Teilprojekte darstellen, während alphanumerische Codes spezifische Arbeitspakete identifizieren. Durch diese systematische Codierung wird der PSP nicht nur strukturiert, sondern ermöglicht auch eine eindeutige Identifizierung und Verfolgung der einzelnen Elemente.

Welche Vorteile bietet die Codierung beim PSP?

Die Verwendung von Codes bietet mehrere Vorteile, darunter:

  • Klare Identifikation: Jedes Element im PSP erhält einen eindeutigen Code, der eine schnelle Identifikation ermöglicht.
  • Strukturierte Hierarchie: Die Codierung erleichtert die Darstellung der hierarchischen Struktur des Projekts und seiner Bestandteile.
  • Effiziente Kommunikation: Die einheitliche Codierung erleichtert die Kommunikation innerhalb des Projektteams und mit anderen Stakeholdern, da sie auf einen Blick den Standpunkt im Projektstrukturplan erkennen können.
  • Leichtere Überwachung: Die Codierung erleichtert die Überwachung und Steuerung des Projekts, da Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten klar erkennbar sind.

Insgesamt trägt die Codierung dazu bei, den Projektstrukturplan zu einem effektiven Instrument im Projektmanagement zu machen, indem sie Klarheit, Struktur und Effizienz fördert.

Wie erstellt man einen professionellen Projektstrukturplan? 

Bei der Erstellung eines Projektstrukturplans können Sie sich zwischen zwei verschiedenen Ansätzen entscheiden:

  • dem Top-Down-Ansatz und
  • dem Bottom-Up-Ansatz.

Je nach gewähltem Ansatz läuft die Erstellung des Projektstrukturplans unterschiedlich ab. Im Folgenden erkläre ich Ihnen nicht nur, wie der Top-Down- und Bottom-Up-Ansatz beim Projektstrukturplan funktioniert, sondern liefere Ihnen auch zwei Schritt-für-Schritt-Anleitungen.

Was ist der Top-Down-Ansatz beim Projektstrukturplan?

Der Top-Down-Ansatz beim Projektstrukturplan (PSP) ist eine Strategie, bei der die Strukturierung des Projekts von der obersten Hierarchieebene beginnt und schrittweise in immer detailliertere Ebenen hinuntergeht. Dies bedeutet, dass zunächst das Gesamtziel oder das Hauptprojekt in seine Hauptkomponenten oder Hauptphasen unterteilt wird. Anschließend werden diese Hauptphasen in weitere Unterphasen oder Arbeitspakete aufgeschlüsselt, bis eine umfassende und detaillierte Hierarchie entsteht.

Folgende Schritte bedarf die Erstellung eines Projektstrukturplans anhand des Top-Down-Ansatzes:

  1. Festlegung des Gesamtziels: Beginnen Sie mit der klaren Festlegung des Gesamtziels des Projekts. Dies sollte eine präzise Formulierung der Hauptziele und Ergebnisse des Projekts umfassen.
  2. Identifikation von Hauptphasen oder Teilprojekten: Teilen Sie das Gesamtziel in größere Hauptphasen oder Teilprojekte auf. Diese repräsentieren die bedeutenden Etappen des Projekts und bilden die zweite Ebene der Hierarchie. Hier gilt es sich zwischen den Arten von Projektstrukturplänen zu entscheiden; also ob es sich bei den Teilprojekten um Objekte, Funktionen oder Phasen handelt.
  3. Bestimmung von Arbeitspaketen: Untergliedern Sie die Hauptphasen oder Teilprojekte in spezifische Arbeitspakete. Diese sollten die konkreten Aufgaben oder Aktivitäten darstellen, die erforderlich sind, um die übergeordneten Ziele zu erreichen.
  4. Identifikation von Meilensteinen: Definieren Sie die entscheidenden Meilensteine, die als Orientierungspunkte dienen. Diese markieren wichtige Zwischenziele im Verlauf des Projekts und erleichtern die Überwachung des Fortschritts.
  5. Festlegung von Verantwortlichkeiten: Weisen Sie den einzelnen Arbeitspaketen und Teilprojekten klare Verantwortlichkeiten zu. Bestimmen Sie, welche Teams oder Personen für die Umsetzung der jeweiligen Aufgaben zuständig sind.
  6. Ressourcenzuweisung: Weisen Sie den Hauptphasen, Teilprojekten und Arbeitspaketen die notwendigen Ressourcen zu, einschließlich Personal, Budget und Zeit.
  7. Dokumentation hinzufügen: Ergänzen Sie den PSP um relevante Dokumentation, wie Beschreibungen, Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen und weitere Informationen, um eine umfassende Übersicht zu gewährleisten.
  8. Grafische Darstellung erstellen: Übertragen Sie die hierarchische Struktur und die Informationen zu den Arbeitspaketen in eine visuelle Darstellung. Dies kann beispielsweise in Form eines Diagramms oder einer Mind Map erfolgen.
  9. Codierung: Entscheiden Sie sich für eine Form der Codierung. Klassifizieren Sie die einzelnen erarbeiteten Teilprojekte und darunter liegenden Arbeitspakete mit diesen Codes.
  10. Überprüfung und Anpassung: Überprüfen Sie den erstellten Top-Down-PSP auf Konsistenz und Vollständigkeit. Passen Sie bei Bedarf die Struktur an, um sicherzustellen, dass sie die Gesamtausrichtung und die Ziele des Projekts genau widerspiegelt.

Was ist der Bottom-Up-Ansatz beim Projektstrukturplan?

Der Bottom-Up-Ansatz beim Projektstrukturplan (PSP) ist eine Planungsstrategie, bei der die Strukturierung des Projekts von der untersten Hierarchieebene beginnt und sich schrittweise nach oben bewegt. Anders ausgedrückt bedeutet dies, dass zunächst die kleinsten, detailliertesten Arbeitspakete oder Aufgaben identifiziert werden. Diese werden dann zu höheren Ebenen zusammengefasst, um größere Arbeitspakete, Teilprojekte und schließlich das Gesamtziel des Projekts zu bilden.

Auch hier folgt eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen des Projektstrukturplans, dieses Mal anhand des Bottom-Up-Ansatzes:

  1. Identifikation der Detailaufgaben: Starten Sie mit der Identifikation der kleinsten, detailliertesten Aufgaben oder Arbeitspakete, die für die Umsetzung des Projekts erforderlich sind. Diese sollten spezifisch und klar abgrenzbar sein.
  2. Zusammenfassen zu Arbeitspaketen: Fassen Sie ähnliche oder verwandte Detailaufgaben zu größeren Arbeitspaketen zusammen. Diese Arbeitspakete sollten eine sinnvolle Gruppierung von Aufgaben darstellen, die zu einem gemeinsamen Ziel beitragen.
  3. Weiteres Zusammenfassen zu Teilprojekten: Führen Sie eine weitere Ebene des Zusammenfassens durch, indem Sie die Arbeitspakete zu Teilprojekten aggregieren. Diese Teilprojekte können größere Projektphasen oder spezifische Funktionen des Gesamtprojekts repräsentieren.
  4. Definition von Hauptphasen: Fassen Sie die Teilprojekte zu Hauptphasen zusammen, die die übergeordneten Abschnitte des Projekts darstellen. Diese sollten die Hauptaktivitäten oder Etappen des Projektlebenszyklus widerspiegeln.
  5. Bestimmung von Gesamtziel und Meilensteinen: Definieren Sie das Gesamtziel des Projekts und identifizieren Sie die entscheidenden Meilensteine. Diese Meilensteine dienen als Orientierungspunkte und zeigen wichtige Etappen im Verlauf des Projekts an.
  6. Ressourcenzuweisung: Weisen Sie den einzelnen Arbeitspaketen, Teilprojekten und Hauptphasen die benötigten Ressourcen zu, einschließlich Personal, Budget und Zeit.
  7. Dokumentation hinzufügen: Ergänzen Sie den PSP um notwendige Dokumentation wie Verantwortlichkeiten, Beschreibungen, und weitere relevante Informationen zu den einzelnen Hierarchieebenen.
  8. Codierung: Beschriften Sie die einzelnen Pakete, Phasen und Co. mit entsprechenden Codes, um eine Zuordnung und spätere Identifikation zu ermöglichen,
  9. Überprüfung und Anpassung: Überprüfen Sie den erstellten Bottom-Up-PSP auf Vollständigkeit und Kohärenz. Nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor, um sicherzustellen, dass die Struktur den Anforderungen und Zielen des Projekts entspricht.

Welche Vor- und Nachteile haben die unterschiedlichen Ansätze beim Projektstrukturplan?

Sowohl der Bottom-Up- als auch der Top-Down-Ansatz beim Projektstrukturplan haben spezifische Vor- und Nachteile, die ich Ihnen gern im folgenden Abschnitten offenlegen möchte. Beginnen wir mit den Vor- und Nachteilen des Top-Down-Ansatzes:

Vorteile des Top-Down-AnsatzesNachteile des Top-Down-Ansatzes
Übersicht und Strategie: Der Top-Down-Ansatz ermöglicht eine klare strategische Ausrichtung, indem er zuerst die Gesamtstruktur und die Hauptphasen des Projekts identifiziert.Mögliche Vernachlässigung von Details: Der Ansatz könnte dazu führen, dass bestimmte Details und spezifische Anforderungen auf operativer Ebene übersehen werden.
Schneller Überblick: Stakeholder erhalten schnell einen Überblick über das Projekt und dessen Ziele.Wenig Partizipation: Teammitglieder auf operativer Ebene könnten sich möglicherweise weniger in den Planungsprozess einbezogen fühlen.
Fokussierung auf Wesentliches: Durch die Konzentration auf die oberen Hierarchieebenen liegt der Fokus auf den wichtigsten Aspekten des Projekts. 

Ein Bottom-Up-Ansatz beim Projektstrukturplan wiederum weist die folgenden Vorteile und Nachteile auf:

Vorteile des Bottom-Up-AnsatzesNachteile des Bottom-Up-Ansatzes
Detailgenaue Planung: Durch die Identifikation kleinster Arbeitspakete ermöglicht der Bottom-Up-Ansatz eine äußerst detaillierte und präzise Planung.Gefahr von Überlastung: Die intensive Fokussierung auf Details könnte zu einer Überlastung mit unwesentlichen Informationen führen, die möglicherweise die Gesamtübersicht beeinträchtigen.
Hohe Partizipation: Teammitglieder sind aktiv in den Planungsprozess eingebunden, was zu höherem Engagement und besserem Verständnis führen kann.Zeitaufwändig: Die detaillierte Planung auf operativer Ebene kann zeitaufwändig sein und möglicherweise zu einer längeren Planungsphase führen.
Anpassungsfähigkeit: Der Ansatz ist flexibel und ermöglicht Anpassungen an sich ändernde Anforderungen während des Projektverlaufs. 

Ist der Bottom-Up- oder Top-Down-Ansatz beim Projektstrukturplan empfehlenswert?

Die Empfehlung für den Bottom-Up- oder Top-Down-Ansatz beim Projektstrukturplan (PSP) hängt stark von den spezifischen Merkmalen und Anforderungen des Projekts ab. Beide Ansätze haben ihre Vor- und Nachteile, und die Entscheidung sollte durch eine sorgfältige Analyse der Gegebenheiten getroffen werden.

Der Top-Down-Ansatz eignet sich insbesondere bei folgenden Projektmerkmalen:

  • Klare Projektziele: Wenn die Projektziele von Anfang an gut definiert und verstanden sind, kann der Top-Down-Ansatz effektiv sein, um eine klare strategische Ausrichtung zu schaffen.
  • Begrenzte Ressourcen: Bei begrenzten Ressourcen kann der Top-Down-Ansatz dazu beitragen, den Fokus auf die wichtigsten Phasen und Aktivitäten zu lenken, um eine effiziente Ressourcennutzung zu gewährleisten.
  • Kurze Planungszeiträume: Wenn ein schneller Überblick über das Projekt erforderlich ist, ist der Top-Down-Ansatz geeignet, um schnell die wesentlichen Strukturen zu identifizieren.

Der Bottom-Up-Ansatz wiederum passt gut bei diesen Projekteigenschaften:

  • Komplexe Projekte: Bei Projekten mit vielen Details und komplexen Abläufen kann der Bottom-Up-Ansatz helfen, alle operativen Aspekte gründlich zu analysieren und zu planen.
  • Hohe Partizipation: Wenn eine hohe Einbindung und Partizipation der Teammitglieder erwünscht ist, ist der Bottom-Up-Ansatz effektiv, um ihr Fachwissen und ihre Perspektiven zu nutzen.
  • Flexible Umgebung: In sich dynamisch verändernden Umgebungen oder wenn die Anforderungen im Laufe des Projekts wahrscheinlich angepasst werden, ermöglicht der Bottom-Up-Ansatz eine bessere Anpassungsfähigkeit.

In vielen Fällen kann eine Kombination beider Ansätze am sinnvollsten sein. Ein initiales Top-Down-Gerüst schafft Klarheit über die Gesamtausrichtung, während der Bottom-Up-Ansatz für die detaillierte Ausarbeitung und Anpassung an operative Anforderungen sorgt. Die Wahl zwischen den Ansätzen sollte daher auf einer umfassenden Analyse der Projektmerkmale und -ziele basieren

Beispiel für die Konzeption eines Projektstrukturplans

Auf Basis des allgemeinen Aufbaus eines Projektstrukturplans erstellt ein mittelständisches Unternehmen einen PSP für ein Changemanagement-Projekt für die Abteilung Vertrieb. Aufgrund eines Patentablaufs eines Blockbuster-Produkts muss der Außendienst verkleinert und restrukturiert werden. Die folgende Schritt-für Schritt-Anleitung zeigt, was bei der Konzeption des PSP entscheidend ist: 

  1. Bestimmung der Ziele des Projekts: Restrukturierung des Außendienstes und Abbau von Vertriebspositionen um 20 Prozent. Vermeidung von betriebsbedingten Kündigungen.
  2. Bestandsaufnahme Außendienst: Objektive Bestimmung der aktuellen Parameter des Außendienstes, einschließlich der Mitarbeiterzahl, der Aufgabenbereiche sowie der geografischen Regionen. 
  3. Festlegen der Projektergebnisse: Definition der zu erwartenden Hauptergebnisse der Restrukturierung. Hierzu gehören die Anpassung der Organisationsstruktur, die Überprüfung von Aufgabenbereichen oder die Neuzuweisung von Mitarbeitern.
  4. Work Breakdown Structure (WBS): Konzeption einer Projektstruktur mit Auflistung aller Hauptaufgaben, die zur Erreichung der Projektergebnisse erforderlich sind. Hierzu können beispielsweise zählen: Personalanalyse, Entwicklung eines adaptierten Organigramms, Planung der Umstrukturierung, Kommunikation sowie Schulung und Coaching.
  5. Teilaufgaben identifizieren: Unterteilung jeder Hauptaufgabe in kleinere, überschaubare Teilaufgaben. Zum Beispiel kann die Personalanalyse in die folgenden Teilaufgaben gesplittet werden: Überprüfung der Kompetenzen, Identifizierung von Optimierungspotenzialen, Bewertung der Mitarbeiterleistung.
  6. Festlegen von Interdependenzen: Identifizieren der Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Aufgaben und Arbeitspaketen. Chronologische Anordnung aller Abhängigkeiten und Feststellen, welche Synergien genutzt werden können. 
  7. Ressourcenzuweisung: Jeder Aufgabe und jedem Arbeitspaket werden die benötigten Ressourcen und Verantwortlichkeiten zugewiesen.
  8. Meilensteine festlegen: Bestimmung wichtiger Zwischenziele und Termine, die während des Projekts erreicht werden müssen. Meilensteine könnten beispielsweise die Fertigstellung der Personalanalyse oder die Implementierung der neuen Organisationsstruktur betreffen.
  9. Objektive Risikobewertung: Identifizierung potenzieller Risiken im Rahmen der Restrukturierung und proaktive Entwicklung von Maßnahmen, um Risiken zu mindern oder zu vermeiden.
  10. Kommunikation sowie Stakeholder-Management: Planung und Terminierung regelmäßiger Kommunikationsmaßnahmen, um alle internen und externen Stakeholder über den Fortschritt der Restrukturierung zu informieren und deren Feedback und Unterstützung zu gewährleisten.

Tipps zur Erstellung eines effektiven Projektstrukturplans

Die nachfolgenden fünf Tipps helfen Ihnen bei der Erstellung eines professionellen Projektstrukturplans_

  • Definieren Sie klare und nachvollziehbare Ziele und Ergebnisse. Wer im Detail weiß, was er in einem Projekt erreichen möchte und welche spezifischen Ergebnisse erwartet werden, hat eine bessere Übersicht und erhöht die Chancen auf Projekterfolg. 
  • Unterteilen Sie die Projektstruktur in überschaubare Phasen und Arbeitspakete: Durch die Aufteilung des Projekts in kleinere Teile wird die Planung und Umsetzung einfacher und übersichtlicher.
  • Identifizieren Sie Abhängigkeiten und priorisieren Sie wichtige Aufgaben: Ermitteln Sie objektiv, welche Aufgaben voneinander abhängen und welche Priorität haben. Auf diese Weise kann ein realistischer Zeitplan erstellt werden, der umsetzbar ist. 
  • Weisen Sie im Team klare Verantwortlichkeiten zu: Jede Aufgabe sollte zielorientiert zugewiesen werden, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben erledigt werden und keine Unklarheiten bestehen.
  • Kommunizieren Sie den Projektstrukturplan an alle Beteiligten: Wenn alle Teammitglieder und Stakeholder den Projektstrukturplan kennen und verstehen, ist die Umsetzung effektiver.

FAQ – Antworten auf Fragen zum Projektstrukturplan

Sie haben noch Fragen zum Projektstrukturplan? Dann finden Sie die Antworten sicher in unserem FAQ.

Ein "Projekt" kann man als einzigartiges Vorhaben mit einem definierten Zweck bezeichnen. Charakteristisch für Projekte ist ein eindeutiges Ziel, einen Zeitplan und ein Budget. Projekte in einem Unternehmen sollten nicht mit Routinevorgängen verwechselt werden. Vielmehr sind Projekte in der Regel individuelle Vorhaben mit einem klar definierten Ende. Projekte werden initiiert, um Ziele zu erreichen, Modifizierungen im Unternehmen herbeizuführen oder innovative Ideen in die Tat umzusetzen. Ein Projekt zur Veränderung kann beispielsweise ein Changemanagement-Projekt zur Re-Strukturierung der Unternehmensorganisation betreffen.
Im Gegensatz zu einem Projekt ist ein "Strukturplan" ein detaillierter Entwurf der Projektstruktur, der beschreibt, wie eine Organisation ihre Ziele erreichen will. Ähnlich wie ein Architekt einen Bauplan verwendet, um den Bau eines Gebäudes darzustellen, verwendet ein Projektleiter im Projektmanagement einen Plan, um das Projekt erfolgreich aufzubauen und abzuschließen.
Die Tiefe des Projektstrukturplans sollte so gewählt werden, dass eine klare Aufgabenverteilung und die Darstellung von Abhängigkeiten möglich sind. Für den Erfolg entscheidend ist es jedoch nicht zu detailliert zu werden, um Flexibilität und Anpassungen während des Projekts jederzeit zu ermöglichen.
Das phasen- oder aufgabenorientierte Prinzip eignet sich am besten für einen PSP. Es ermöglicht eine klare Strukturierung des Projekts in verschiedene Projektphasen oder Aufgabenbereiche. Daraus ergeben sich eine logische und übersichtliche Darstellung des Projektablaufs und eine professionelle Projektstruktur.
Es gibt unterschiedliche Zerlegungsmethoden, die sich in der Praxis als erfolgreich und zielführend gezeigt haben. Eine effektive Methode bei der Konzeption eines PSP ist das Brainstorming. Beim Brainstorming haben alle Teammitglieder die Möglichkeit, Ideen und Aufgaben zur Aufteilung des Projekts beizutragen. Eine weitere empfehlenswerte Methode ist die Nutzung von Bewertungskriterien. Mit Bewertungskriterien ist es möglich, Aufgaben nach ihrer Dauer oder Priorität zu strukturieren.
Die PSP-Codierung ist eine professionelle Methode zur direkten Identifizierung und Kategorisierung einzelner Elemente im Projektstrukturplan. Bei der Codierung wird den Aufgaben und Teilaufgaben ein eindeutiger Code zugewiesen. Dies ermöglicht im Verlauf des Projekts eine bessere Nachverfolgbarkeit und Verwaltung sowie eine präzisere Kommunikation.