Erfolgreicher Projektabschluss nach DIN 69905

Obwohl jedes Projektmanagementbuch empfiehlt, dem Projektabschluss die notwendige Aufmerksamkeit zu schenken, wird in der Praxis diese Phase häufig sträflich vernachlässigt.

Nur selten erfolgt ein systematischer Abschluss, etwa in Form einer Projektabschlusssitzung und mit einem Projektabschlussbericht. Noch seltener werden beendete Vorhaben gründlich analysiert und die Erfahrungen dokumentiert.

Selbst-Test: Wie gut ist Ihr Projektabschluss?

Auswertung: Wenn Sie überwiegend mit „Ja“ geantwortet haben, sind Sie auf dem richtigen Weg. Wenn Sie überwiegend „Nein“ angekreuzt haben, sollten Sie unbedingt mehr Zeit für den Projektabschluss einplanen.

Verbessern Sie gezielt die Punkte, die Sie mit „Nein“ beantwortet haben. So erzielen Sie eine effektive Erfolgskontrolle und Erfahrungssicherung

Das gehört in einen Projektabschlussbericht

In der Regel ist zum Projektende ein Projektabschlussbericht zu schreiben. Er enthält nach DIN 69901 die „zusammenfassende, abschließende Darstellung von Aufgaben und erzielten Ergebnissen, von Zeit-, Kosten- und Personalaufwand sowie gegebenenfalls von Hinweisen auf mögliche Anschlussprojekte.“

Sind Sie in der Funktion eines Projektleiters, kommt Ihnen diese Aufgabe zu. Dabei können und sollten Ihnen Ihre Teammitglieder zuarbeiten. Abhängig von Projektart, Projektvolumen, Auftraggeber und den unternehmensspezifischen Gepflogenheiten sind die Ansprüche an einen Projektbericht sehr unterschiedlich. Es gibt Abschlussberichte von einer Seite und solche mit mehreren hundert Seiten.

Da sich der Bericht in erster Linie an den Auftraggeber richtet, sollten Sie Strukturierung und Umfang des Berichts schon zu Projektbeginn mit ihm abstimmen. Falls Sie das Projekt (etwa F+E) mit öffentlichen Zuschüssen finanziert haben, gelten die Vorgaben des Zuschussgebers. Viele Unternehmen haben mittlerweile Standardvorlagen, die etwa im unternehmensinternen Projektmanagement-Handbuch enthalten sind. In diesem Fall sollten Sie sich daran orientieren.

Den Projektabschlussbericht machen Sie per Verteiler dem relevanten Personenkreis zugänglich. Obwohl Projektabschlussberichte sehr unterschiedlich sein können, gelten doch einige generelle Regeln, die Sie berücksichtigen sollten:

• Richten Sie den Bericht spezifisch auf den Informationsbedarf des Empfängers aus. Bei einem Auftrag wird dies zuallererst der Kunde sein.
• Nehmen Sie in den Bericht nur die Kerninformationen auf und bringen Sie das Wesentliche auf den Punkt.
• Halten Sie Ihre Berichte kurz. Denken Sie an die begrenzte Zeit, die die Adressaten zum Lesen zur Verfügung haben.
• Gliedern Sie klar und formulieren Sie in flüssigen und kurzen Sätzen.
• Vermeiden Sie sachliche Fehler und Schreibfehler.
• Visualisieren Sie den Bericht durch Graphiken, Diagramme und Bilder.
• Weisen Sie sich als Berichtersteller aus und unterschreiben Sie den Bericht.
• Nennen Sie alle Empfänger des Berichtes in einem Verteiler.
• Stellen Sie eine Kurzübersicht der wichtigsten Ergebnisse an den Anfang.

Muster: Projektabschlussbericht

Ein Projektabschlussbericht kann beispielsweise so gegliedert sein:

Die Projektabschlusssitzung

Sind alle Arbeiten erledigt, sollten Sie eine Projektabschlusssitzung ansetzen. Dieses Treffen, manchmal auch als Projektabschluss-Workshop bezeichnet, stellt das formelle Projektende dar. Sie dient dazu, die gemachten Erfahrungen auszuwerten und die gewonnenen Erkenntnisse so zu sichern, dass sie für zukünftige Projekte verwendet werden können.

Planen Sie diese Sitzung rechtzeitig. Laden Sie die Personen ein, die schon beim Kick-off-Meeting dabei waren, sowie die Personen, die im Verlauf des Projekts wichtige Positionen oder Arbeitsleistung übernahmen. Üblicherweise werden dies Vertreter der Unternehmensleitung, Mitglieder des Steuerungs-Ausschusses und selbstverständlich Sie als Projektleiter und Ihr Team sein.

Praxis-Tipp: Es mag Projekte geben, für deren Auswertung es sinnvoll und notwendig ist, externe Projektbeteiligte (Kunden, Lieferanten, Berater, Vertreter von Behörden, etc.) ebenfalls einzuladen. In diesem Fall kann es sein, dass eine offene Diskussion über Schwierigkeiten und Defizite erschwert ist. Sie sollten daher diese Projektabschlusssitzung durch eine nachfolgende Sitzung im internen Kreis ergänzen.

Bereiten Sie den Raum vor, stellen Sie Moderationstechniken bereit (Beamer, White Board, Overhead Projektor, Schreibmaterial). Erstellen Sie eine Tagesordnung und verteilen Sie diese. Bestimmen Sie eine Person zur Protokollierung der wichtigen Argumente und Ergebnisse der Sitzung.

Die Tagesordnung der Projektabschlusssitzung

1. Begrüßung: Die Begrüßung und wahlweise auch die Moderation übernehmen Sie als Projektleiter. Besser ist allerdings ein externer Moderator, da so Hemmungen der Teilnehmer minimiert werden, sich kritisch und konstruktiv zum Projektverlauf und -ergebnis zu äußern.
2. Projektergebnisse prüfen: Zuerst werden die erreichten Projektergebnisse dargestellt und mit den ursprünglichen Projektzielen verglichen. Inwieweit wurde das Projektziel erreicht? Was wurde nicht erreicht? Was wurde besser als geplant? Was kann als besonderer Erfolg gewertet, was muss als Misserfolge verbucht werden? Was hat Kosten verursacht, die vorher nicht eingeplant waren?
   Praxis-Tipp: Ergebnisse der Abschlusskalkulation vorstellen
   Da die Abschlusskalkulation wichtige Informationen hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit des Vorhabens liefert, sollten Sie deren Ergebnisse in die Sitzung einbringen und diskutieren.
3. Analyse der Projektergebnisse und des Projektverlaufs: Analysieren Sie in der Gruppe die Ursachen von Erfolgen und Misserfolgen. Wie war die Zusammenarbeit? Was hätte besser sein können? Worin lagen unsere Stärken, wo unsere Schwächen? Bei dieser Analyse können Sie eine gewisse Strukturierung nach Ursachenkomplexen vorgeben.
   • Wie gut war die Projektorganisation und die organisatorische Einbindung des Projektes in das Unternehmen?
   • Wie ist das Projektmanagement und die Teamarbeit zu bewerten?
   • Welche unerwarteten fachlichen Schwierigkeiten traten auf und wie haben diese den Erfolg beeinträchtigt?
   • Welche Rolle hat der Kunde/der Auftraggeber für den Projekterfolg gespielt oder welche Schwierigkeiten kamen von dieser Seite?

   Praxis-Tipp: Falls Sie die Ergebnisse der Feedbackbögen vorliegen haben, können Sie unter diesem Tagesordnungspunkt die Ergebnisse präsentieren und diese gemeinsam diskutieren.

4. Erfahrungsauswertung: Die Analyse der Resultate ist ein guter Einstieg in die Frage
   • Was können wir nächstes Mal besser machen?
   • Was können wir von dem Projekt lernen, sowohl in fachlicher als auch organisatorischer Hinsicht?
   • Welche Erfahrungen nimmt der Einzelne mit?
   • Was sollte bei zukünftigen Projekten anders und besser gemacht werden?

   Die Erfahrungsauswertung sollten Sie gemeinsam entwickeln. Sie werden diese während der Sitzung nicht endgültig formulieren können. Das sollten Sie nach der Sitzung machen. Benutzen Sie das Protokoll um die Erfahrungsauswertung vollständig und prägnant zu dokumentieren. Und die Lerneffekte sind größer, wenn Sie diesen Prozess der Erfahrungsauswertung und -sicherung aktiv anstoßen.