Bewerbungsabsage schreiben – 5 Muster

Welche Inhalte sollte das Absageschreiben aufweisen?

Ein sorgfältig formuliertes Absageschreiben kann eine positive Erfahrung für den Bewerber darstellen, selbst wenn die Nachricht inhaltlich enttäuschend ist. Die wesentlichen Bestandteile einer Bewerbungsabsage sind: 

1. Anrede: Beginnen Sie mit einer persönlichen Anrede, um den Kandidaten zu würdigen.
2. Dankbarkeit ausdrücken: Bedanken Sie sich bei dem Kandidaten für sein Interesse am Unternehmen und für die Zeit, die er im Bewerbungsprozess und für Vorstellungsgespräche aufgewandt hat.
3. Klare Mitteilung der Entscheidung: Es ist wichtig, dass die Absage an den Bewerber direkt, klar und bestenfalls mit einer Begründung kommuniziert wird. Teilen Sie dem Kandidaten mit, dass Sie sich entschieden haben, seine Bewerbung nicht weiterzuverfolgen oder dass Sie sich für einen anderen Kandidaten entschieden haben.
4. Positive Sprache nutzen: Betonen Sie die Stärken des Kandidaten und die Qualität seiner Bewerbung, um seine Enttäuschung zu mindern.
5. Feedback geben: Wenn passend und möglich, geben Sie im Absageschreiben konstruktives Feedback, das dem Kandidaten hilft, sich in Zukunft zu verbessern.
6. Offenheit für zukünftige Möglichkeiten: Ermutigen Sie den Kandidaten, sich in der Zukunft erneut zu bewerben, wenn seine Qualifikation und sein Auftreten positiv waren. Dies zeigt, dass Sie sein Potenzial anerkennen.
7. Abschluss und Unterschrift: Schließen Sie den Brief mit einem positiven Ton ab und unterschreiben Sie das Absageschreiben persönlich.

5 Tipps: Wie sollte die Absage formuliert werden? 

Da die Formulierung einer professionellen, aber dennoch empathischen Bewerbungsabsage oft eine große Herausforderung darstellt, habe ich Ihnen die wichtigsten 5 Tipps für gut formulierte Absagen zusammengestellt.

1. Klare und respektvolle Kommunikation: Stellen Sie sicher, dass die Formulierung Ihrer Absage klar und respektvoll ist, um den Bewerber nicht zu verunsichern oder zu entmutigen. Zeigen Sie Wertschätzung für ihre Bewerbung und Bemühungen.
2. Persönlicher Ansatz: Vermeiden Sie standardisierte Floskeln und versuchen Sie, die Absage so persönlich wie möglich zu gestalten. Dies zeigt, dass Sie sich tatsächlich mit der Bewerbung auseinandergesetzt haben.
3. Zeitnahe Benachrichtigung: Sorgen Sie dafür, dass die Absage zeitnah erfolgt. Bewerber schätzen es, wenn sie schnell Klarheit über ihren Bewerbungsstatus erhalten, sodass sie sich nicht unnötig in der Warteschleife fühlen.
4. Empathie und Dankbarkeit: Zeigen Sie Empathie gegenüber den Bewerbern und drücken Sie Dankbarkeit für ihr Interesse am Unternehmen aus. Ein respektvoller Tonfall kann den Eindruck Ihres Unternehmens in den Augen der Bewerber positiv beeinflussen.
5. Nachfolgekommunikation anbieten: Bewerbern, die Sie ebenfalls überzeugt haben, können Sie anbieten, in Kontakt zu bleiben, um bei einer neuen offenen Stelle erneut auf den qualifizierten Bewerber zurückzukommen. Dieses Angebot wirkt in der Regel anerkennend und wird nur selten abgelehnt.

5 Muster und Beispiele für Bewerbungsabsagen

Damit Ihnen eine professionelle Absage gelingt, habe ich Ihnen im Folgenden 5 Beispiele für professionelle Absagen formuliert, die Sie als Muster heranziehen können.

Muster 1: Grundlagenmuster Bewerbungsabsage

Betreff: Rückmeldung zu Ihrer Bewerbung 

Sehr geehrte/r [Bewerbername],

vielen Dank für Ihre Bewerbung auf die Stelle als [Stellenbezeichnung] und das damit zum Ausdruck gebrachte Interesse an unserem Unternehmen. Wir schätzen die Zeit, die Sie in Ihre Bewerbung investiert haben und möchten Ihnen für das aufschlussreiche Gespräch am 23.09.2023 danken.

Nach sorgfältiger Prüfung aller eingegangenen Bewerbungen müssen wir Ihnen jedoch mitteilen, dass wir uns für einen anderen Kandidaten entschieden haben. Die Entscheidung fiel uns nicht leicht. Letztlich haben wir einen Bewerber ausgewählt, dessen Profil unserer Ansicht nach noch besser zu den spezifischen Anforderungen dieser Position passt.

Wir möchten betonen, dass diese Entscheidung keineswegs Ihre Qualifikationen oder Ihre Erfahrung infrage stellt. Gern bieten wir Ihnen an, sich in Zukunft auf ausgeschriebene Positionen in unserem Unternehmen bewerben. Dazu bieten wir Ihnen an, dass Sie sich über den folgenden Link in unseren internen Talentpool eintragen können.

Wir wünschen Ihnen alles Gute für Ihre zukünftige berufliche Laufbahn und freuen uns auf eine erneute Bewerbung in der Zukunft.

Mit freundlichen Grüßen

Muster 2: Kurzes, wohlwollendes Absageschreiben

Betreff: Rückmeldung zu Ihrer Bewerbung 

Sehr geehrte/r [Bewerbername],

vielen Dank für Ihr Interesse an der Position als [Stellenbezeichnung] bei [Firmenname]. Wir schätzen die Zeit und Mühe, die Sie in Ihre Bewerbung investiert haben. Nach eingehender Prüfung aller Bewerbungen haben wir uns jedoch für einen anderen Kandidaten entschieden. Bitte sehen Sie diese Entscheidung nicht als Beurteilung Ihrer beruflichen Qualifikationen.

Wir ermutigen Sie, sich in Zukunft erneut bei uns zu bewerben und wünschen Ihnen für Ihre Karriere alles Gute.

Mit freundlichen Grüßen

Muster 3: Absageschreiben mit explizitem Absagegrund

Betreff: Rückmeldung zu Ihrer Bewerbung bei [Firmenname]

Sehr geehrte/r [Bewerbername],

wir möchten uns herzlich für Ihr Interesse an der Position als [Stellenbezeichnung] bei [Firmenname] bedanken. Wir haben Ihr Interesse an einer Mitarbeit in unserem Unternehmen sehr geschätzt. Ihr professioneller Hintergrund, Ihre bisherige Berufserfahrung und Ihre Fähigkeiten haben uns nachhaltig beeindruckt. 

Nach sorgfältiger Prüfung aller Bewerbungen und Berücksichtigung der spezifischen Anforderungen dieser Position müssen wir Ihnen jedoch mitteilen, dass wir uns für einen anderen Kandidaten entschieden haben. Die internationale Ausrichtung der Position erfordert ein hohes Niveau an englischen Sprachkenntnissen, das bei den Bewerbern vorausgesetzt wird. Leider haben wir festgestellt, dass Ihre Englischkenntnisse nicht ganz dem erforderlichen Level entsprechen. Da der Stelleninhaber umgehend international agieren muss, haben wir uns für einen englischen Muttersprachler entschieden.

Wir möchten betonen, dass diese Entscheidung keineswegs Ihre anderweitigen Qualifikationen oder Ihre Erfahrung infrage stellt, von denen wir nach wie vor überzeugt sind. Bitte sehen Sie diese Entscheidung als eine spezifische Rückmeldung für diese besondere Stelle und nicht als Beurteilung Ihrer allgemeinen Eignung. Wir ermutigen Sie, sich in Zukunft erneut bei uns zu bewerben, sollte eine passende Stelle frei werden.

Wir wünschen Ihnen alles Gute für Ihre zukünftige berufliche Laufbahn und freuen uns sehr darauf, in Zukunft noch einmal von Ihnen zu hören. 

Mit freundlichen Grüßen

Muster 4: Absageschreiben nach Initiativbewerbung

Betreff: Rückmeldung zu Ihrer Initiativbewerbung 

Sehr geehrte/r [Bewerbername],

vielen Dank für Ihre Initiativbewerbung und Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Wir schätzen Ihre Proaktivität sowie die Zeit und Mühe, die Sie in Ihre Bewerbung investiert haben.

Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir aktuell keine offenen Positionen haben, die Ihren Qualifikationen und Fähigkeiten entsprechen. Bitte verstehen Sie dies nicht als eine Bewertung Ihrer beruflichen Kompetenzen. 

Wir danken Ihnen nochmals für Ihr Interesse an unserem Unternehmen und wünschen Ihnen alles Gute für Ihre zukünftige berufliche Laufbahn.

Mit freundlichen Grüßen

Muster 5: Absageschreiben für einen Auszubildenden

Betreff: Rückmeldung zu Deiner Bewerbung um eine Ausbildung zum Bankkaufmann 

Hallo [Bewerbername],

vielen Dank für Deine Bewerbung und Dein Interesse an einer Ausbildung zum Bankkaufmann bei uns. Wir haben viele Bewerbungen erhalten und mussten eine schwierige Entscheidung treffen. Leider können wir Dir aktuell keinen Ausbildungsplatz anbieten. Das liegt daran, dass die Stelle, auf die Du Dich beworben hast, sehr gute Mathematikkenntnisse erfordert und wir glauben, dass Du in diesem Bereich noch etwas lernen kannst.

Das ist aber kein Grund zum Aufgeben! Deine Bewerbung war stark und wir möchten Dich ermutigen, weiter an Deinen Mathematikkenntnissen zu arbeiten und Dich zu einem späteren Zeitpunkt erneut bei uns zu melden. 

Vielen Dank nochmal für Dein Interesse an unserem Bankhaus und viel Erfolg für Deine zukünftige Berufsausbildung!

Mit freundlichen Grüßen

Welche Form sollte die Absage aufweisen?

Eine schriftliche Absage wirkt grundsätzlich professionell und ist daher stets zu bevorzugen.

Hat sich der Bewerber digital per E-Mail oder über ein Bewerbungsportal beworben, kann die Absage ebenfalls per E-Mail erfolgen. Eine Absage per Post sollte bei postalisch eingereichten Bewerbungsunterlagen versandt werden.

Telefonisch ist eine Absage vor allem sinnvoll, wenn ein guter persönlicher Kontakt bestand oder es sich um eine kurzfristige oder geringfügige Tätigkeit handelte. 

Ist eine Bewerbungsabsage für Unternehmen verpflichtend? 

In der Regel besteht aus rechtlicher Sicht für Unternehmen keine Notwendigkeit, Kandidaten, die nicht für eine Anstellung infrage kommen, eine schriftliche Absage zukommen zu lassen. Gleichzeitig beeinflusst der Umgang mit Kandidaten und Mitarbeitern das Bild eines Unternehmens in der Öffentlichkeit. Demnach sind Unternehmen nicht zu Bewerbungsabsagen verpflichtend, es empfiehlt sich jedoch zur Außendarstellung.

Verbindliche Absage bei schwerbehinderten Kandidaten

Rechtlich verpflichtend ist ein schriftliches Absageschreiben bei schwerbehinderten Kandidaten. Der § 164 SGB IX gibt Arbeitgebern auf, bei Bewerbungen von schwerbehinderten Arbeitnehmern die Schwerbehindertenvertretung unmittelbar nach Eingang der Bewerbungsunterlagen zu unterrichten. Kommt der Arbeitgeber nach Sichtung der Bewerbungsunterlagen oder im Bewerbungsprozess zum Ergebnis, dem Bewerber abzusagen, muss der Arbeitgeber die Absage der Schwerbehindertenvertretung erörtern. 

Die Grundsätze des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG), müssen zu jeder Zeit beachtet werden. Das AGG gibt Unternehmen vor, Menschen zu keinem Zeitpunkt aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität zu benachteiligen. Ein aktuelles Gerichtsurteil des Verwaltungsgerichts Mainz zeigt deutlich, dass schwerbehinderte Bewerber bei der Stellenvergabe nicht benachteiligt werden dürfen (4K 1036/20.MZ).

Warum ist es wichtig, eine professionelle Bewerbungsabsage zu verfassen?

Es gibt zwei wichtige Gründe, warum Unternehmen eine professionelle Bewerbungsabsage verfassen sollten: 

• die Unternehmensreputation und die
• langfristige Sichtweise

Unternehmensreputation

Die Reputation und das Employer Branding eines Unternehmens können maßgeblich von der Art und Weise beeinflusst werden, wie die HR-Abteilung mit Bewerbern umgeht. Eine wohlüberlegte und respektvolle E-Mail, die den Kandidaten über die Absage, zeichnet ein starkes Bild vom Unternehmen und sendet eine eindeutige Botschaft. Auf Bewertungsportalen wie Kununu können Bewerber ihre Erfahrungen im Bewerbungsprozess bewerten. Unternehmen, die auf ein gutes Employer Branding wert legen und im „war of talents“ Fachkräfte gewinnen möchten, sollten aus diesem Grund jedem Kandidaten eine Rückmeldung geben. 

Langfristige Sichtweise

Vor allem bei der Bewerbung von Fachkräften sollte die Möglichkeit, in Zukunft erneut mit dem Bewerber in Kontakt zu kommen, nicht unterschätzt werden. Eine aktuelle Absage aus objektiven Gründen kann der erste Schritt zu einer zukünftigen Zusammenarbeit sein. Durch eine klare und personalisierte Rückmeldung kann der Kandidat eigene Schlüssel ziehen, sich persönlich und fachlich weiterentwickeln und weitere Qualifikationen aufbauen. Bei einer Bewerbung in der Zukunft mag die Entscheidung anders ausfallen. Es ist zusammenfassend von entscheidender Bedeutung, eine Absage mit Sorgfalt und Respekt zu gestalten.

Zu welchem Zeitpunkt sollte eine Bewerbungsabsage verfasst werden?

Jede Bewerbung beinhaltet aus Unternehmenssicht die Chance, einen qualifizierten Kandidaten als Mitarbeiter zu gewinnen. Aus diesem Grund sollte eine Bewerbungsabsage nicht voreilig verfasst und versandt werden. Wird im Bewerbungsprozess ersichtlich, dass ein Bewerber aufgrund seiner Qualifikation nicht in die engere Auswahl kommt, kann eine Absage kommuniziert werden. 

Gibt es mehrere passende Bewerber für eine Position, sollte den unterlegenen Kandidaten erst abgesagt werden, wenn sich einer der Kandidaten explizit für die Position entschieden hat. Nach Eingang des Arbeitsvertrags kann den anderen Bewerbern schriftlich und wertschätzend abgesagt werden. 

Wie halten sich Unternehmen gute Bewerber „warm?“

Unternehmen können aus qualifizierten abgelehnten Kandidaten einen Talentpool aufbauen, indem sie positive Beziehungen mit diesen Kandidaten pflegen und ihre Kontaktdaten für zukünftige Stellenangebote speichern. Eine eindeutige Einwilligung zur Speicherung der personenbezogenen Daten nach DSGVO-Grundsätzen ist hierbei wichtig. 

Ein Talentpool ist aus Unternehmenssicht aus verschiedenen Gründen interessant. Zum einen ist er kosteneffizient, da keine Kosten für Ausschreibungen entstehen. Dies führt ebenfalls zu einer eindeutigen Zeitersparnis für zukünftige Bewerbungsprozesse, da auf viele Vorinformationen zurückgegriffen werden kann. 

Um die Talente “warm” zu halten, können Unternehmen regelmäßige Updates über neue Stellenangebote, Unternehmensnachrichten oder Branchentrends per E-Mail oder Social Media versenden. Des Weiteren können HR-Abteilungen geeignete Kandidaten zu Networking-Events einladen oder Webinare anbieten, um die Verbindung zur Firma langfristig intakt zu halten.