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Bürogemeinschaft: So gründen Sie eine GbR

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Von Astrid Engel,

Bürogemeinschaften sind besonders unter Freiberuflern sehr beliebt. Wer sich gleichberechtigt mit Kollegen zusammentut, spart Kosten für die gemeinsam genutzte Infrastruktur, ist besser erreichbar, profitiert von Netzwerken und Kontakten. Das gilt beispielsweise für freie Autoren und Grafiker, deren Arbeit sich ergänzt.

Und man hat - ebenfalls nicht ganz unwichtig - die Gesellschaft von "Kollegen". Viele Einzelunternehmer leiden auf Dauer unter ihrem isolierten Büroalltag.

Die übliche Rechtsform bei Bürogemeinschaften ist die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) oder BGB-Gesellschaft nach §§ 705 ff. BGB. 

Wer kann eine GbR gründen?

Im Prinzip können Freiberufler und Gewerbetreibende aus allen Fachrichtungen gemeinsam Räume anmieten und eine GbR gründen. Zu beachten ist dabei, dass es für freiberuflich tätige Unternehmen keine Begrenzung des erzielten Umsatzes gibt.

Für gewerblich tätige Unternehmen kann ein Umsatz von 350.000 Euro als Richtmaß gelten. Oberhalb dieses Betrags wird aus der GbR automatisch eine OHG, die ins Handelsregister eingetragen werden muss. 

So gründen Sie eine GbR 

Eine GbR gründet sich praktisch von selbst: Sobald Sie zum Beispiel zusammen mit Ihrem Partner einen Mietvertrag über die gemeinsam genutzten Räume abschließen, haben Sie bereits eine GbR gegründet. Sie brauchen dafür nicht einmal einen schriftlichen Vertrag abzuschließen. Es gelten automatisch die Bestimmungen des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB).

Alle Mitglieder einer GbR haften für alles, was sie gemeinsam unternehmen.

Arbeiten beispielsweise ein Journalist und ein Grafiker weiterhin jeder auf eigene Rechnung, so haften sie mit ihren Privatvermögen nur für die Miete.

Keine Bürogemeinschaft in der Rechtsform der GbR liegt beispielsweise vor, wenn Sie ein Büro lediglich untervermieten oder selbst Untermieter sind.

Ein solches Untermietverhältnis kann auch die Nutzung von Geräten wie Computern oder Telefonanlagen mit einschließen, die der Vermieter mit dem Mieter abrechnet. Das gilt zum Beispiel auch, wenn Sie einen Arbeitsplatz in einem Gründer- oder Business-Center mieten. 

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Empfehlenswert: Gesellschaftervertrag der GbR 

Was auf den ersten Blick so einfach und positiv aussieht, kann sich aber im Laufe der Zusammenarbeit als problematisch erweisen. Es empfiehlt sich deshalb, die Rechte und Pflichten der Gesellschafter schriftlich in einem Vertrag festzuhalten.

Ein solcher Vertrag sollte Formalitäten wie den Sitz der GbR, eventuelle Vollmachten oder die Dauer des Geschäftsjahres regeln.

Um Ärger zu vermeiden, sollten Sie zumindest folgende Punkte klären:

1. Aufstellung der Einlagen der Gesellschafter

Hier sollte aufgelistet sein, wer welche Gegenstände (beispielsweise Computer, Schreibtische und andere Ausstattungen der Büros) mitbringt und welchen Wert diese Geräte ungefähr haben.

2. Leistungen der einzelnen Gesellschafter

Wenn Sie die Aufgaben innerhalb der Bürogemeinschaft aufteilen, sollten Sie dies schriftlich festhalten.

3. Anteile am gemeinsamen Vermögen und am Gewinn

Entsprechend den Einlagen und den Leistungen der einzelnen Gesellschafter sollten Sie sich mit Ihrem Partner darüber einigen, wie hoch die Anteile an gemeinsam erwirtschafteten Gewinnen (oder Verlusten) sind.

Als Grundlage für Ihre Zusammenarbeit können Sie einen Mustervertrag nehmen, den Sie beispielsweise im Internet, möglicherweise auf der Webseite Ihrer IHK, finden. Es empfiehlt sich aber, einen solchen Vertrag Ihren spezifischen Bedürfnissen anzupassen. Hier können Berufsverbände weiterhelfen. 

Für Gemeinschaftsprojekte brauchen Sie AGB

War beispielsweise bei der Gründung der Bürogemeinschaft lediglich eine reine "Kostenteilungsgemeinschaft" geplant, entwickeln sich aber im Laufe der Zeit verstärkt Gemeinschaftsprojekte, sollten zusammen mit einem spezialisierten Anwalt die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) formuliert sein

Wenn Sie sich beispielsweise mit weiteren Programmierern zu einer "Software-Schmiede" zusammengeschlossen haben, können Sie die Haftung für Ihre Produkte begrenzen. Wenn Ihr Geschäft gut läuft, können Sie in diesem Fall allerdings die Gründung einer GmbH ins Auge fassen. 

Ihre GbR darf sich keinen reinen Fantasienamen geben

Wenn Ihre GbR nach außen gegenüber Ihren Kunden als solche in Erscheinung tritt, braucht sie einen Unternehmensnamen.

Dieser Name muss bei einem gewerblich tätigen Unternehmen die vollen Vor- und Zunamen von mindestens zwei Mitgliedern enthalten, bei Freiberuflern reichen die Nachnamen.

Beispiel: Bürogemeinschaft (Dana) Lange & (Martin) Gerber GbR 

Sie brauchen einen Steuerberater

Wenn es allerdings komplizierter wird, kommt die GbR nicht um eine sogenannte Einheitliche und Gesonderte Gewinnfeststellung nach § 180 Abs. 2 AO herum. Sie muss zusätzlich Angaben darüber enthalten, wie der ermittelte Gewinn der GbR auf die einzelnen Mitglieder verteilt wurde. Sie kommen dann nicht umhin, einen Steuerberater hinzuzuziehen.

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