Angebotsvergleich – anhand quantitativer und qualitativer Kriterien

Dieser Artikel beschäftigt sich unter anderem damit, warum ein Angebotsvergleich aus Unternehmenssicht essenziell ist. Er beantwortet die Frage, worin der Unterschied zwischen einem qualitativen und quantitativen Angebotsvergleich besteht und welche Faktoren oder Kriterien bei einem Angebotsvergleich gegenübergestellt werden müssen. Darüber hinaus geht er darauf ein, warum es im Angebotsvergleich ebenfalls wichtig ist, Lieferanten auf ihren Wertekodex zu überprüfen.

Warum ein Angebotsvergleich im Unternehmensumfeld essenziell ist

Jedes Unternehmen muss mit seinen Finanzmitteln bestmöglich haushalten. Da sich der Unternehmensgewinn aus der Differenz zwischen Umsätzen und Ausgaben ergibt, müssen Betriebe beim Einkauf von Produkten individuell kalkulieren. Dies bedeutet in der Praxis, Lieferanten in Bezug auf Qualität und Leistung zu vergleichen, den Bezugspreis durch die Erhöhung der Liefermenge zu drücken und objektive Kriterien zu finden, mit denen Preis und Leistung objektiv gegenübergestellt werden können.

Beim Angebotsvergleich befinden sich Unternehmen in einem Spannungsfeld zwischen dem besten Preis und der besten Qualität.

Beispiel: Ein Unternehmen benötigt für seinen Fertigungsprozess speziell geformte Bleche in hohen Stückzahlen von mehr als 100.000 Stück pro Jahr. In einer Ausschreibung werden verschiedene Lieferanten aufgefordert, ein Angebot abzugeben. Die Preise schwanken von einem Stückpreis von 5,30 Euro bis zu 8,90 Euro pro Blech. Den günstigsten Preis bietet ein Hersteller aus einem außereuropäischen Land an. Der höchste Preis wird von einem deutschen Lohnhersteller angeboten, mit dem jahrelange und gute Geschäftsbeziehungen bestehen.

Die Differenz zwischen dem höchsten und günstigsten Angebot bezogen auf die Jahresliefermenge beträgt im Beispiel mehr als 360.000 Euro. Gleichzeitig sind bei einem Auftrag, der ausschließlich nach finanziellen Erwägungen erfolgt, Risiken verbunden. Im Beispiel könnten aufgrund der langen Transportwege Transport- und Qualitätsprobleme auftreten, die den günstigen Endpreis relativieren und zu ungeplanten Kosten führen könnten.

Am Beispiel wird deutlich, dass ein Angebotsvergleich im Unternehmensbereich mehr beinhaltet, als Preise in einer Preissuchmaschine zu vergleichen. Ein Angebotsvergleich untersucht vielmehr die qualitativen wie quantitativen Leistungen von verschiedenen Lieferanten anhand von äquivalenten Kriterien. Ein Angebotsvergleich ist vor allem notwendig, wenn umfangreiche Investitionen getätigt werden müssen. Ebenso ist ein professioneller Angebotsvergleich alternativlos, wenn Lieferanten für eine dauerhafte Geschäftsbeziehung gesucht werden. Bei hochpreisigen Dienstleistungen, beispielsweise beim Hinzuziehen eines Unternehmensberaters, werden Preis und Leistung ebenfalls in einem Angebotsvergleich überprüft.

Jedes Unternehmen setzt, abhängig von den einzukaufenden Waren und Dienstleistungen unterschiedliche Kriterien oder Faktoren fest, die im Angebotsvergleich gegenübergestellt werden. Vor allem der Preis und Kriterien wie Liefertreue, Zahlungsfristen und Skonti spielen bei den meisten Angebotsvergleichen eine entscheidende Rolle.

Faktoren und Kriterien beim Angebotsvergleich – das ist für Unternehmen wichtig

Jedes Unternehmen setzt, abhängig von den einzukaufenden Waren und Dienstleistungen unterschiedliche Kriterien fest, die im Angebotsvergleich gegenübergestellt werden. Vor allem der Preis und Faktoren wie Liefertreue, Zahlungsfristen und Skonti spielen bei den meisten Angebotsvergleichen eine entscheidende Rolle.

Um zu ermitteln, welche Faktoren für ein Angebot wichtig sind, können Unternehmen die folgenden Fragestellungen nutzen:

• Wie wichtig ist es, den besten Preis für ein Produkt zu bekommen?
• Sind wir bereit, einen höheren Preis für ein qualitativ höherwertiges Produkt zu zahlen?
• Wie kann bei einem Produkt die Qualität gemessen werden?
• Mit welchen Zusatzkosten, z. B. Transportkosten oder Verpackungskosten muss kalkuliert werden?
• Welche Lieferzeiten müssen einberechnet werden?
• Welche Zahlungsfristen müssen beachtet werden?
• Gewährt der Lieferant Rabatte, Skonti oder andere Vorzüge?
• Besteht mit dem Lieferanten eine gute Geschäftsbeziehung?
• Wie sind das Rating oder die Bonität des Lieferanten eingestuft?
• Sind das Unternehmen und seine Produkte zertifiziert? Wird auf Nachhaltigkeit Wert gelegt?

Diese und weitere spezifische Fragen geben Aufschluss darüber, welche Faktoren im Angebotsvergleich zwingend gegenübergestellt werden müssen.

Wertekodex des Unternehmens und Kriterien im Angebotsvergleich hängen zusammen

Die meisten Unternehmen drücken mit ihrem Wertekodex ihre Geschäftsphilosophie aus. Neben Firmenwerten wie Leidenschaft, Integrität oder Verantwortung wird ebenfalls definiert, welche Werte in der Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern und Lieferanten gelten. Beispielsweise achten viele Firmen darauf, den Ausstoß an klimaschädlichen Gasen Jahr für Jahr signifikant zu reduzieren. Gehört dieses wichtige Vorhaben zur Firmenphilosophie, kann es ein wichtiger Indikator für den Angebotsvergleich sein.

Der betriebsinterne Wertekodex gibt zusammenfassend Wegmarken oder rote Linien vor, die in der Zusammenarbeit mit Lieferanten gelten. Beispielsweise können die folgenden Faktoren maßgeblich für eine spätere Kooperation mit Lieferanten sein und in den Angebotsvergleich einfließen:

1. Verpflichtung zur Achtung der Menschenrechte (UN-Menschenrechtskonvention).
2. Steuerung und Managementsysteme, z. B. kontinuierliches Verbesserungsmanagement oder Risiko- und Krisenmanagement.
3. Mitarbeiterschutz und Arbeitssicherheit.
4. Umweltschutz, vor allem Einhaltung des Umweltrechts sowie kontinuierliche CO2-Reduktion.
5. Integrität im Geschäftsverkehr und Fairness im Wettbewerb.
6. Informationssicherheit, Vertraulichkeit und Datenschutz.
7. Verantwortungsvolle Beschaffung von Rohstoffen und Recyclingkonzept.

Anhand der Beispiele ist verständlich, dass mit einem Angebotsvergleich mehr erreicht werden muss, als ausschließlich die Preise verschiedener Anbieter gegenüberzustellen. Dienstleistungen und Produkte werden neben dem Preis und der Qualität ebenso daraufhin überprüft, wie Lieferanten zu den Unternehmenswerten eingestellt sind. Fällt auf, dass einzelne Kriterien nicht erfüllt werden, wird der Lieferant nicht in den Angebotsvergleich einbezogen.

Beispiel: Ein Textilunternehmen, das sich hohen ethischen Grundsätzen und der UN-Menschenrechtskonvention verpflichtet hat, schreibt einen Großauftrag aus. Neben inländischen und europäischen Unternehmen bewerben sich ebenso Betriebe aus Fernost um die Ausführung des Auftrags. In den Angebotsvergleich bezieht das auftraggebende Unternehmen neben dem Preis, den Lieferzeiten und Rabatten ebenfalls Punkte wie Umweltschutz, Mitarbeiterschutz oder das Recyclingkonzept mit ein. Lieferanten, die die hohen ethischen Grundsätze nicht einhalten können, werden bei der Auftragsgabe nicht berücksichtigt, selbst wenn ihr Endpreis attraktiv ist.

Das Lieferkettengesetz – Initiative gegen die Ausbeutung von Umwelt und Menschenrechten

Am 11.06.2021 hat der Bundestag das Lieferkettengesetz beschlossen. Mit dem neuen Gesetz wird ein lange geforderter Paradigmenwechsel in Bezug auf die Menschen- und Arbeitsrechte ausländischer Lieferanten eingeleitet, da Unternehmen an verbindliche rechtliche Regelungen gebunden werden. Das Gesetz gilt ab 2023 für Unternehmen ab einer Mitarbeitergröße von 3.000 Angestellten. Ab 2024 fallen alle Unternehmen mit mehr als 1.000 Beschäftigten unter das Lieferkettengesetz.

Großunternehmen werden unter anderem dazu verpflichtet, Menschenrechtsverletzungen oder Umweltrisiken in ihren internationalen Lieferketten zu ermitteln. Fallen Versäumnisse oder Schwachstellen auf, müssen diese abgestellt werden. Zusätzlich zur betriebsinternen Ermittlung müssen Unternehmen und Konzerne jedes Jahr einen Bericht veröffentlichen, in dem sie ihre Bemühungen darstellen. Bei Pflichtverletzungen drohen Bußgelder und andere Maßnahmen sowie ein Imageverlust durch die Veröffentlichung der Menschenrechtsverletzungen.

Zukünftig wird neben dem spezifischen Wertekodex des Unternehmens das Lieferkettengesetz dafür sorgen, dass Lieferanten im Rahmen eines Angebotsvergleichs neben dem Bezugspreis ebenso auf die Einhaltung von Werten verpflichtet werden.

Zusammenfassend werden die Kriterien im Angebotsvergleich nicht ausschließlich vom Preis bestimmt. Lieferanten werden ebenso aufgrund von Faktoren wie Mitarbeitersicherheit, Einhaltung von Umweltstandards und Beachtung von Menschenrechten bewertet. Dieses Vorgehen erhöht die Sicherheit, dass Versäumnisse von Lieferanten nicht auf das kaufende Unternehmen übertragen werden und das öffentliche Unternehmensbild beschädigen.

So unterscheiden Sie qualitative und quantitative Bewertungskriterien – mit Beispiel

Ein Angebotsvergleich kann in die sogenannten quantitativen und qualitativen Faktoren unterteilt werden. Als quantitative Faktoren bezeichnet man Kriterien, die in Geldeinheiten bewertet und gegenübergestellt werden können. Qualitative Faktoren sind im Gegensatz zu quantitativen Kriterien spezifisch und können nicht anhand von Geldeinheiten abgewogen werden.

Zu den qualitativen Faktoren gehören:

Zu den quantitativen, messbaren Faktoren gehören:

Die qualitativen und quantitativen Faktoren können in der Regel dem Angebot eines Lieferanten entnommen werden. Fehlen wesentliche Faktoren, ohne die eine Vergleichbarkeit im Angebotsvergleich nicht möglich ist, müssen diese vor der Entscheidung angefragt werden.

Angebotsvergleich in der Praxis – so vergleichen Sie verschiedene Angebote objektiv

Ein Angebotsvergleich besteht grundsätzlich aus vier Phasen:

1. Ausschreibung eines Angebots an vordefinierte Lieferanten oder öffentlich.
2. Überprüfen der Lieferanten auf Basis des firmeninternen Wertekodex.
3. Definition von Kriterien und unternehmensspezifische Gewichtung.
4. Objektive Entscheidung für den Lieferanten mit dem besten Gesamtangebot.

Die vier Phasen des Angebotsvergleichs sind zur Entscheidungsfindung wesentlich und bauen aufeinander auf. Ohne eine Ausschreibung können vor allem in öffentlichen Unternehmen oder global agierenden Konzernen keine Kaufentscheidungen gefällt werden. Die Überprüfung des Lieferanten auf gemeinsame Werte und kollektive ethische Grundsätze ist entscheidend, um als Unternehmen glaubwürdig zu sein. Ohne eine umfassende Lieferantenprüfung kann im schlimmsten Fall das Unternehmensimage beschädigt werden.

Entscheidend ist, dass in der Phase drei alle für das Unternehmen wichtigen Kriterien herausgearbeitet und gewichtet werden. Hier müssen die wichtigsten qualitativen und quantitativen Faktoren aus den einzelnen Angeboten extrahiert und gegenübergestellt werden.

Beispiel: Ein Unternehmen benötigt für seinen weltweiten Außendienst 2.000 Laptops. Die Geräte sollen dem neuesten Stand der Technik entsprechen und für drei Jahre einsatzbereit sein. Das Unternehmen fragt unterschiedliche Computerhersteller an und überprüft vorab alle Lieferanten in Bezug auf Compliance-Grundsätze. In die engste Auswahl kommen drei Unternehmen, deren Angebote in einem Angebotsvergleich wie folgt gegenübergestellt werden:

Quantitative Kriterien

Qualitative Kriterien

Bei einer Gesamtbetrachtung ist auffällig, dass Anbieter C in Bezug auf die Kriterien Gesamtpreis und Garantie am besten abschneidet. Beim Anbieter C kann aufgrund von Testberichten die höchste Qualität in Bezug auf das Produkt erwartet werden. Ebenfalls ins Gewicht fallen die lange Geschäftsbeziehung zum Lieferanten und die hohe Liefertreue.

In Bezug auf 2.000 zu beschaffende Computer beträgt die Preisdifferenz zwischen Anbieter A und Anbieter C 45.780 Euro. Bei einem Auftragsvolumen von mehr als 1,3 Millionen Euro könnte ein Unternehmen zu Anbieter A tendieren und in Verhandlungen versuchen, einen finanziellen Rabatt oder einen Naturalrabatt zu erzielen, um die Differenz zwischen beiden Angeboten zu verringern.

Durch den qualitativen und quantitativen Angebotsvergleich erhalten Unternehmen eine objektivere Sichtweise auf die einzelnen Angebote von Lieferanten. Anhand spezifischer Bewertungskriterien fällt es Einkäufern im Unternehmen leichter, die Anbieter, ihre Leistungen sowie ihre Qualität anhand von Fakten zu bewerten. Statt ausschließlich den Preis als Maßstab im Angebotsvergleich zurate zu ziehen, ist ein qualitativer und quantitativer Angebotsvergleich umfassender und zielführender.

Fazit: Ein professioneller Angebotsvergleich geht über einen reinen Preisvergleich hinaus

Neben dem Preis für ein Produkt oder eine Dienstleistung sind weitere Kriterien maßgeblich, um ein Angebot anzunehmen. In einem professionellen Angebotsvergleich sollte man aus diesem Grund die unterschiedlichen Kaufangebote einzelner Lieferanten objektiv und anhand äquivalenter Kriterien untersuchen. Ein quantitativer und qualitativer Angebotsvergleich bezieht neben Kriterien, die in Geldeinheiten bemessen werden können, ebenso Faktoren wie Liefertreue oder die Qualität der Geschäftsbeziehung mit ein.

In einem qualifizierten Angebotsvergleich erhält zusammenfassend nicht grundsätzlich der Lieferant den Zuschlag, der den günstigen Listeneinkaufspreis, Einstandspreis oder Bezugspreis anbietet. Vielmehr wird der Anbieter gewählt, bei dem es die meisten Übereinstimmungen in Bezug auf die vordefinierten quantitativen und qualitativen Kriterien gibt. Ein professioneller Angebotsvergleich bewahrt Unternehmen letztlich vor dem Fehler, ausschließlich aus Preisgründen auf ein Angebot einzugehen, statt die Rahmenbedingungen im Detail zu prüfen. Der Angebotsvergleich hilft, unvorhergesehene Risiken und Kosten zu minimieren und das beste Angebot für Dienstleistungen oder Produkte zu wählen.