Einkauf bei einer Privatperson: Welcher Beleg ist finanzamtsicher?
Sie kaufen sich einen Geschäftswagen von einer Privatperson? Beziehen Waren über ebay oder vom Flohmarkt? In Ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung müssen Sie jede Buchung durch einen Beleg dokumentieren können.
Das gilt gleichermaßen für einen Beleg, den Sie selbst für andere erstellen, wie auch für einen Beleg, den Sie von anderen erhalten. Wenn Sie als Freiberufler oder Kleinunternehmer Gegenstände von einer Privatperson erwerben, können folgende Situationen eintreten:
- Sie erhalten eine Rechnung, aus der sich ergibt, wer Ihnen was zu welchem Preis verkauft hat, z. B. beim Kauf eines gebrauchten Pkw von einer Privatperson.
- Sie erhalten eine Rechnung als formlose Quittung, in der nur wenige Daten enthalten sind, z. B. wenn nur der Erhalt des Betrags quittiert wird.
- Sie erhalten keine Rechnung über Ihren Einkauf, kennen aber den Namen und die Anschrift des Verkäufers.
- Sie erhalten keine Rechnung, bezahlen Ihren Einkauf, erhalten sofort den gekauften Gegenstand und kennen weder Namen noch Anschrift des Verkäufers, z. B. wenn Sie auf einem Flohmarkt einkaufen.
Kein Vorsteuerabzug beim Einkauf von einer Privatperson
Umsatzsteuer, die Ihnen von einem anderen Unternehmer in Rechnung gestellt wird, ziehen Sie als Vorsteuer ab, wenn Sie eine Rechnung erhalten, die alle Anforderungen des § 14 Abs. 4 UStG erfüllt. Kaufen Sie bei einer Privatperson ein, können Sie keinen Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen, weil die Privatperson keine Umsatzsteuer ausweisen darf.
Für den Betriebsausgabenabzug benötigen Sie einen vollständigen Beleg
§ 160 Abs. 1 AO verlangt von Ihnen, dass Sie den Empfänger einer Zahlung genau benennen. Ohne Angabe von Namen und Adresse darf Ihnen das Finanzamt danach den Betriebsausgabenabzug streichen. Erhalten Sie von einer Privatperson einen vollständigen Beleg, aus dem sich Name, Anschrift, Kaufgegenstand, Betrag und Datum ergeben, dann reicht das als Nachweis aus. Sie brauchen den Einkauf dann nur noch zu buchen.
Beispiel: Sie kaufen für 5.000 Euro einen gebrauchten Pkw von einer Privatperson. Sie schließen einen schriftlichen Kaufvertrag ab, in dem das Datum, der Name und die Anschrift des Verkäufers, die Bezeichnung des Pkw und der Kaufpreis angegeben sind. Die Zahlung erfolgt in bar. Weitere Angaben sind nicht erforderlich.
Wenn Angaben fehlen, Eigenbeleg ergänzen
Erhalten Sie einen Beleg, aus dem sich nicht alle erforderlichen Angaben ergeben, erstellen Sie zusätzlich einen Eigenbeleg. Der Eigenbeleg enthält dann alle weiteren Daten, um zu verhindern, dass Ihr Betriebsausgabenabzug gefährdet ist. Dazu ist es erforderlich, dass Ihr Eigenbeleg
- den Namen und die Anschrift des Empfängers bzw. Lieferanten enthält,
- einen unmissverständlichen Belegtext enthält, der den Geschäftsablauf ausreichend erklärt,
- das Ausstellungsdatum und das Datum der Zahlung nennt,
- rechnerisch richtig ist,
- jederzeit auffindbar ist und auf Dauer lesbar bleibt.
Sie heften beide Belege zusammen und nehmen sie zu Ihren Buchführungsunterlagen.
Beispiel: In einer Zeitungsanzeige wird ein gebrauchter PC angeboten, den Sie für 350 Euro erwerben. Sie fahren zu dem Verkäufer, bezahlen den PC und nehmen ihn mit. Der Verkäufer quittiert lediglich, dass er von Ihnen 350 Euro erhalten hat. Sie ergänzen die fehlenden Daten wie folgt:
Eigenbeleg:
Datum: 27.1.2009
Kauf eines Computers der Marke Asus für 350 Euro (siehe Quittung des Verkäufers)
Verkäufer: Josef Schmitz
Langgasse 25, 53177 Bonn
Unterschrift: Friedhelm Hausmann
Tipp: Stellen Sie den Eigenbeleg auch aus, wenn Sie überhaupt keinen Beleg erhalten haben. Bleibt jedoch die Identität des Verkäufers unklar, müssen Sie damit rechnen, dass Ihnen das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug streicht (z. B. Flohmarkt-Kauf).
