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Auftragsbearbeitung mit Software für die Warenwirtschaft - Nutzen und Vorteile

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Schneller Zugriff, aktuelle Bestände und sicherer Datenbestand, das sind die drei mächtigen Vorteile einer softwarebasierten Warenwirtschaft. Selbst eine Open-Source Lösung oder einfaches Excel-Sheet schlägt die händische, papierbasierte Fakturierung um Längen. Die Programme sind einfach zu praktisch und sicher, sowohl in der Speicherung der Daten als auch bei ihrem Zugriff. Dabei warten sie aber gerade in den hochpreisigen Ausführungen mit sehr interessanten Features auf, welche die Prozesse in der Warenwirtschaft stets optimal halten.

Standardprozesse sicher beherrschen

Eine leistungsfähige Warenwirtschaft ist im Zeitalter der Just-in-Time Fertigung ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Nur wenn die Prozesse rund um Fakturierung, Bestandspflege und Adressverwaltung sicher, schnell und zuverlässig ablaufen, kann sich das Unternehmen auf seine Kernkompetenzen konzentrieren.

Die Leistungen moderner Programme gehen aber noch weiter: Auftragsverwaltung, Angebotserstellung und automatische Alarme bei Zahlungsverzug verhindern das Vergessen oder Übersehen wichtiger Prozesse.

Der Ausdruck und die Archivierung von Eingangsrechnungen und Lieferscheinen hält die Buchhaltung in Ordnung und das Unternehmen jederzeit auf der rechtssicheren Seite. Dies ist vor allem bei Sonderprüfungen, wie beispielsweise Lohnsteueraußenprüfungen immanent wichtig.

Breites Angebot an Software

Das Angebot an Software für die Warenwirtschaft ist sehr breit gefächert. Von kostenlosen Shareware- oder Freewareprogrammen bis zu Lösungen für mehrere tausend Euro, ist alles dabei. Bei den Gratisangeboten besteht häufig die Option für ein Upgrade für eine leistungsfähigere Version.

Es hängt von der Größe des Unternehmens ab, welches Programm für die eigenen Bedürfnisse optimal ist. Klar sollte aber sein, dass ein Mittelständler mit einem Freewareprogramm nicht optimal versorgt ist.

Auftragsbearbeitung z.B. mit Lexware stellt hier eine preisgünstige aber sehr leistungsstarke Option dar. Diese Software befindet sich im preislichen Mittelfeld, kann aber durch ein umfangreiches Leistungspaket alle Bereiche der Warenwirtschaft abdecken.

Insbesondere die individualisierbare Kundenpflege ist nur bei den kostenpflichtigen Programmen abrufbar. Dazu gehören beispielsweise relevante Daten, wie spezifische Rabatte oder besondere Lieferbedingungen.

Vertrauen ist Bedingung

Letztendlich muss man sich auch die Frage stellen, wie zuverlässig und umfassend besonders kostenlose Programme für den sensiblen Bereich der Warenwirtschaft überhaupt sein können? Wie soll eine Haftung bei Fehlfunktionen dabei eingeklagt werden?

Die hochspezialisierten Produkte der mittel-bis hochpreisigen Anbieter versprechen hier nicht nur beste Qualität, sondern je nach Produkt auch einen tagesaktuellen Updateservice. So stellt man sicher, dass man immer die neuesten Features verfügbar hat, um seine Warenwirtschaft immer optimal an die strategischen Ziele anpassen zu können.

Besser bei etablierten Herstellern kaufen

Der Preis ist deshalb nur Nebensache. Selbst eine besonders hochwertige Software kostet nur wenige tausend Euro, was einen normalen Geschäftsbetrieb nicht gefährden sollte. Aber so teuer muss es in der Regel auch nicht sein. Bei dem riesigen Angebot an verfügbaren Programmen ist man mit einem Markenprodukt besser aufgehoben.

Zu groß ist die Gefahr, einem versteckten Programmfehler zum Opfer zu fallen. Dann rächt sich die Idee des Einsparens mit schlimmen Folgen: Ein verweigerter Datenzugriff in der Warenwirtschaft legt in der Regel das komplette Unternehmen lahm. Das Risiko sollte man nicht eingehen.

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