Gratis-Download

Durch die systematische Optimierung der Beschaffungskosten können die den Gewinn Ihres Unternehmens deutlich zu erhöhen – und das ohne schmerzliche...

Jetzt downloaden

Controlling-Fehler: Nur kontrollieren ist zu wenig

0 Beurteilungen
Urheber: Picture-Factory | Fotolia

Von Jens Holtmann,

Ein falsches Verständnis des Einkaufs-Controllings verschenkt Potenziale und Möglichkeiten Höchstwahrscheinlich ist eine zu simpel geratene Übersetzung des englischen „to control“ für dieses Missverständnis verantwortlich.

Mit „Controlling“ ist aber keine „Kontrolle“ gemeint, sondern ein Führungsinstrument.

Kontrolle oder echtes Controlling?

Bei einer Kontrolle wird in einer Ja-Nein-Entscheidung nur überprüft, ob ein bestimmtes Ziel erreicht worden ist – oder eben nicht. Ein echtes Controlling geht aber ein paar entscheidende Schritte weiter. Es kontrolliert nicht nur (Ziel erreicht), es bietet auch strategische Lösungen, wenn das Ziel nicht erreicht wurde.

Beachten Sie: Die Betonung liegt bei diesen Lösungen auf strategisch. Damit ist allen Spöttern der Wind aus den Segeln genommen, die meinen, eine Bedarfsdeckung habe auch schon vor Einführung von Planung und Erfolgskontrolle funktioniert – was sicherlich nicht falsch ist, jedenfalls aus einer rückwärtigen Perspektive betrachtet.

Aber wie sich besagte Spötter heutzutage in ihren Autos auf moderne Navigationsgeräte verlassen, um ans Ziel zu kommen, sollten sich Einkäufer auf ein modernes Beschaffungs-Controlling verlassen können, um an ihre Ziele zu kommen.

Controlling vollbringt keine Wunder

Vor allem ist ein funktionierendes Controlling-System nicht für lau zu haben. Die personellen und materiellen Ressourcen sind erheblich. Vom nötigen Knowhow und den innerbetrieblichen Widerständen ganz abgesehen. Verkürzt gesagt: Controlling erzeugt Transparenz, nicht mehr und nicht weniger.

Das ist vielen zu wenig. Entsprechend groß ist auch ihre Abwehrhaltung (Controlling bedeutet meist ja auch mehr Arbeit), und entsprechend wichtig ist es, Mitarbeiter nicht am Rande stehen zu lassen, sondern aktiv in alle Prozesse einzubinden.

Das nicht zu tun, ist einer der Hauptfehler, der bei der Einführung eines Controlling-Systems gemacht wird.

Geradezu kontraproduktiv wirkt dieses System,

  • wenn es von oben diktiert wird,
  • wenn es Datenfriedhöfe erzeugt,
  • wenn es als Feigenblatt dient,
  • wenn es von der Stange gekauft wird,
  • wenn es nicht weiterentwickelt wird.

Guter Wille allein reicht nicht

Einkaufs-Controlling ist eine Stabsaufgabe. In Großbetrieben hat sich diese Weisheit auch weitgehend herumgesprochen. In mittelständischen Unternehmen setzt dagegen nur langsam ein Umdenken ein.

Anzeige



Vor genau 2 Jahren befragte der Berliner Managementberater Horváth & Partners Consultants zum Beispiel 260 Mittelständler, die zu beinahe 90 % auch von der Wichtigkeit eines Einkauf-Controllings überzeugt waren. So weit der gute Wille.

Tatsächlich vorhanden war ein solches System aber nur in jedem fünften Unternehmen.

Das Goldene Kalb Materialverfügbarkeit

Moderne Managementmethoden hin oder her, im besagten Mittelstand wird die bloße Materialverfügbarkeit noch immer als das primäre Ziel der Beschaffung angesehen. Sie ist das Goldene Kalb, um das die Entscheider tanzen.

Um von ihren hohen Materialkosten herunterzukommen, billigen sie dem Einkauf dabei nur ein Arbeitsinstrument zu: Preise zu drücken. Dass diese Sichtweise zu kurz greift und die strategische Bedeutung des Einkaufs für den Unternehmenserfolg links liegen lässt, sei an dieser Stelle noch einmal betont.

Sand im Getriebe

Nochmals betont sei auch, dass sich viele Entscheider des Dilemmas durchaus bewusst sind (Überzeugungsarbeit muss in den meisten Fällen also nicht mehr geleistet werden), nur geraten ihnen die operativen und strategischen Aufgaben in der Hektik des Tagesgeschäfts immer wieder durcheinander. Oder, direkter gesagt: Langfristig orientierte Controlling-Aktivitäten werden zugunsten drängender Beschaffungsprobleme oder Bestellabwicklungen vernachlässigt und manchmal sogar vergessen.

Die 5 größten Stolpersteine des Einkaufs-Controllings

  1. Isolation. Beschaffungsplanung, -steuerung und -kontrolle erfolgen isoliert und sind mit anderen Unternehmensprozessen nicht oder nur locker verbunden.
  2. Zweigleisigkeit. Ein bestehendes Einkaufs- Controlling ist in das übergeordnete Unternehmens-Controlling nur mangelhaft integriert.
  3. Oberflächlichkeit. Die spezifischen Beschaffungssituationen (Lieferantenbeziehung, Mitarbeitermotivation u. Ä.) werden gesamtunternehmerisch nur unzureichend oder gar nicht berücksichtigt.
  4. Kooperationsmängel. Der Einkauf ist das berüchtigte fünfte Rad am Wagen. Entsprechend dürftig ist die Zusammenarbeit mit den anderen Abteilungen (F&E, Produktion, Vertrieb usw.) – vor allem was das Zuarbeiten zum Beschaffungs- Controlling betrifft.
  5. Keine Werteorientierung. Nicht allein ein Problem des Einkaufs-Controllings, sondern der Beschaffung überhaupt. Stichwort: Preisdrückerei versus Kostenmanagement.
Einkauf & Beschaffung heute

Erweitern Sie Ihr Einkaufs-Wissen mit dem besten Praxis-Know-how, erfolgserprobten Arbeitshilfen und Best-Practice-Beispielen für Einkaufsprofis.

Datenschutz

Anzeige

Produktempfehlungen

Deutschlands Fachinformationsdienst Nr. 1 für Einkäufer

Preisentwicklungen und Praxis-Know-how für Einkaufsleiter weltweit

Deutschlands Fachinformationsdienst Nr. 1 für Einkäufer

Marktanalysen & Preis-Prognosen für Rohstoffprofis