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Einkaufsmanagement: 16 Stellhebel für Ihre Einkaufserfolge 2009 und darüber hinaus

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Der zuverlässige „Strategie-Kompass“ für alle Führungskräfte in der Beschaffung, die es einfach und strukturiert mögen. Das Ende des Jahres ist ein sehr guter Zeitpunkt, zurückzuschauen,um dann den Blick sofort wieder nach vorne zu richten. Für die Einkaufsabteilungen steht eine Menge Arbeit vorder Tür. Der schnelle Wechsel von Verkäufermärkten hinzu Käufermärkten und der Wirtschaftsabschwung fordern die Einkaufsmanager jetzt ganz besonders.Die extrem hohen Preisniveaus müssen schnellstens gesenkt und weitere Maßnahmen zur Kostensenkung vorbereitet werden. Beachten Sie: Vertrauen Sie keinesfalls darauf, dass ein staatliches Konjunkturprogramm in 2-stelliger Milliardenhöhe die Rezession und seine Folgen verhindern kann.

Kurzer Kurs-Check 2009


1. Ebene
Der abgebildete Strategie-Kompass für den Einkauf liefert Ihnen die 16 Richtungen für Ihre Analyse. Prüfen Sie zuerst, wie sich die 4 Hauptziele der Beschaffung (Kosten, Qualität, Termine und Zusatz-Knowhow) 2008 entwickelt haben. In der „Hauptrichtung“ Kosten war es zumindest bei den Einkaufspreisen in diesem Jahr so gut wie überall noch sehr stürmisch.

2. Ebene
Organisation, Controlling, Kommunikation und Methodik - das sind die 4 Kerngebiete einer Führungskraft schlechthin. Organisatorisch bedingte Schwierigkeiten im Einkauf sind beispielsweise an der Tagesordnung. Eng mit der Organisation verknüpft ist die Informationstechnologie. Die Qualität des IT-Einsatzes ist immer noch in sehr vielen Einkaufsabteilungen dürftig. Ohne Datentransparenzist allerdings ein professionelles Beschaffungscontrolling unmöglich. Und wie sollen Mitarbeiter geführt werden, wenn dazu Kennziffern, Zahlen und Vorgaben fehlen? Sie sehen, ein wahrer Domino-Effekt.

3. Ebene
Hier befinden sich 8 weitere wichtige Strategiebausteine/-richtungen:

  • Lieferantenmanagement
  • Preisarbeit und Kostenanalytik
  • Elektronischer Einkauf
  • Vertrags- und Risikomanagement
  • Mitarbeiterführung
  • Verhandlungstaktik/Gesprächsführung
  • Globaler Einkauf
  • Weiterbildung

Die 8 wichtigsten Einkaufswerkzeuge
Die hier gewählte Reihenfolge ist keine Rangfolge - sämtliche Bausteine sind heute unverzichtbar und beeinflussen sich mehrfach gegenseitig. Selbstverständlich gibt es weitere Beschaffungsinstrumente, die allerdings fast immer sinnvolle Unterpunkte der hier genannten Einkaufsmethoden sein können. Sinn und Zweck ist es ja, ein praxistaugliches Führungswerkzeug, zu entwickeln, das sofort von Ihnen benutzt werden kann. Beantworten Sie die Prüffragen idealerweise sofort beim Lesen:

1. Lieferantenmanagement
Ohne die Leistungen seiner Lieferanten kann keine Einkaufsabteilung Erfolge verbuchen. Deswegen kommt der „Arbeit am Lieferanten“ ein ganz besonderer Stellenwert zu. Finden Sie deswegen neue, potenzielle Lieferanten. Bewerten, fördern und entwickeln Sie die bestehenden
Zulieferer. Funktioniert das nicht,müssen Sie sich von leistungsschwachen oder unwilligen Lieferanten trennen.
Ihre Prüffrage: Gibt es mit wichtigen Lieferanten Schwierigkeiten?
Falls ja: Mit welchen genau und was?

2. Preisarbeit und Kostenanalytik
Preiserhöhungen vorbeugen und abwehren sowie Preissenkungen erreichen, das alles ist heutzutage Pflicht für den wirklich zeitgemäß agierenden Einkauf. Die Kostenseite Ihrer Lieferanten und damit deren Kalkulation sowie die Verkaufspreise zu kennen sind von entscheidender Wichtigkeit.
Ihre Prüffrage: Praktizieren wir das wirklich schon konsequent und auf hohem Niveau?

3. Verhandlungstaktik/Gesprächsführung
Das Beherrschen dieser Kommunikations-Disziplin ist die Grundvoraussetzung für die beiden vorgenannten Punkte. Fleißig trainieren ist wichtig!
Ihre Prüffrage: Können alle, die mit Lieferanten sprechen, ihr Verhandlungs-Knowhow anhand von Zeugnissen und Zertifikaten belegen?

4. Elektronischer Einkauf
Zum einen geht es hier um die Organisation der unterschiedlichen Beschaffungsprozesse.
Das Ziel ist klar: die digitale Vernetzung intern und mit Lieferanten. Zum anderen können Sie mit Online-Auktionen/-Verhandlungen und -Ausschreibungen den Wettbewerbsdruck in der Vergabephase erheblich verstärken.
Ihre Prüffrage: Hat der IT-Einsatz administrative Arbeiten reduziert und Zeit für strategische Aufgaben freigesetzt?

5. Mitarbeiterführung

Menschen führen und motivieren ist überall erfolgsentscheidend - beim Militär, im Sport, in Unternehmen. Sie und Ihre Einkaufsmannschaft müssen im Gleichklang „ticken“. Rudert auch nur einer im Abteilungsboot in die entgegengesetzte Richtung, bremst das erheblich.
Ihre Prüffrage: Passen alle tatsächlich auf Ihren Platz und ins Team?

6. Weiterbildung
Erhöhen Sie auch hier deutlich die „Schlagzahl“. Wenn Ihnen dieser Strategie-Check keine neuen Ideen für die Fortbildung Ihres Einkaufsteams und auch für Sie selbst liefert, dann arbeiten Sie in der perfekten Beschaffungsabteilung. Glückwunsch!
Ihre Prüffrage: Gibt es jedes Jahr mindestens 4 Weiterbildungstage für jeden?

7. Vertrags- und Risikomanagement
Geschäfte in schnelllebigen und unsicheren Zeiten gilt es abzusichern. Es geht hier aber nicht nur um (Selbst-)Schutz, sondern auch um die Sorgfalt und die Kompetenzen eines ordentlichen Kaufmanns.
Ihre Prüffrage: Existieren vernünftige schriftliche Rahmenverträge mit allen Haupt-Lieferanten (A-Lieferanten)?

8. Globaler Einkauf
Hier existieren immer noch große Kostenvorteile. Der Importeinkauf birgt aber auch enormes Potenzial für „blutige Nasen“.
Ihre Prüffrage: Besitzen wir die personellen Kapazitäten und fachlichen Kompetenzen für dieses Einkaufswerkzeug?

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