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E-Sourcing: So funktioniert der Online-Einkauf

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Grundpfeiler sind exzellente Technik, Rechtsverbindlichkeit und verlässliche Authentisierung der Lieferanten. Aus Sicherheitsgründen erfolgt die Datenübertragung deshalb meist verschlüsselt über virtuelle Übertragungskanäle (VPN) und nicht über das offene Internet.

Ein System von Zugriffsrechten sorgt dafür, dass nur berechtigte Mitarbeiter der jeweiligen Einkaufsabteilung Bestellvorgänge auslösen können. Da auch Online-Geschäfte ordentliche Rechtsgeschäfte sind, muss das E-Sourcing-System die Rechtsverbindlichkeit eines jeden Bestellvorgangs garantieren.
Um dabei auf Nummer sicher zu gehen, greifen Software-Anbieter immer häufiger auf elektronische Signaturen zurück. Im Großen und Ganzen sind diese technischen Online-Lösungen entweder:

  • Geschlossene Systeme: Die Firmennetze des Einkäufers oder Lieferanten sind direkt miteinander verbunden. Infolge des erheblichen Implementierungsaufwands lohnen sich geschlossene Systeme aber nur bei großen Beschaffungsmengen, die z.B. in der Autoindustrie anfallen.
  • Halboffene Systeme: Die internen Netze von Einkäufer und Zulieferer sind via Browser über eine Standardschnittstelle miteinander verknüpft. In der Regel existiert daneben eine weitere Schnittstelle (z. B. Java-Anwendungen), über die der Einkäufer selbst die Einbindung in sein eigenes Firmensystem vornehmen kann. Großhändler mit vielen Kunden benutzen häufig halb offene Systeme.
  • Offene Systeme: Der Datenaustausch findet über das Internet auf Basis von Produktkatalogen statt, die der Zulieferer dem Einkäufer in bestimmten Zeitintervallen (Tage, Wochen, Monate) als Datei zuschickt. Für die Datenübertragung wird neuerdings mit dem wesentlich flexibleren Programmierstandard XML gearbeitet. Ältere Systeme werkeln dagegen noch mit handgestrickten Datenformaten auf Java-Basis vor sich hin.

Beachten Sie: Das Einpassen einer E-Sourcing-Lösung in Ihr internes Firmensystem ist sowohl technisch wie organisatorisch eine knifflige Sache, die leicht ein paar Hunderttausend Euro verschlingt. Letzte Folge: Die besten Software-Lösungen.

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