Möglich wurden diese Einsparungen u. a. durch den konsequenten (und kontrollierten!) Einsatz von:
- Reiserichtlinien,
- Automatisierungen,
- Firmenkreditkarten.
Geschäftsreisen seien zentrale Prozesse, die ein komplexes Management der Planung, der Buchung, der möglichen Vorschüsse, der zentralen Rechnungsstellung und letztendlich der Kostenabrechnung verlangten, meint Thomas Nau, der bei American Express das Firmenkreditkartengeschäft betreut. Einsparungen von 50 % und mehr seien bei einem professionellen Management durchaus möglich. Unternehmen, die ein strenges Reglement von Richtlinien in ihre Betriebsprozesse implementiert haben, können ihre Kosten weiter reduzieren.
Faustregel:
Je detaillierter die Vorschriften, umso größer die Sparpotenziale (bis zu 41 % der indirekten Reisekosten bei besonders strengen Regelwerken). Zwar kann die Reisekostenverwaltung per Software und Computer automatisiert und dadurch beschleunigt werden, um z. B. Verstöße gegen die Richtlinien aufzuspüren, aber nur 21 % der in der Studie befragten Firmen nutzen dieses Kontrollinstrument. Immerhin führt der Großteil Rechnungsprüfungen durch (73 %), in der Regel allerdings erst nach Abschluss der Geschäftsreise.
Wir von Globaler Einkauf aktuell empfehlen:
- Ein für alle Beteiligten verbindlichen Geschäftsreisekodex definieren.
- Die Umsetzung dieser Reiserichtlinien immer wieder kontrollieren.
- Das Reisemanagement ständig verbessern und verfeinern und mit Erfolgen nicht hinterm Berg halten.
- Bevorzugte Partner (Reisebüros, Taxiunternehmen, Kreditkartenunternehmen, Hotels usw.) auswählen, um mit ihnen Nachlässe oder Rabatte auszuhandeln.
- Back-Office-Arbeiten von den Kernaktivitäten separieren bzw. an Bürodienstleister auslagern.
- Back-Office-Aktivitäten automatisieren (IT-gestützte Systeme nutzen).
Auch der Verband Deutsches Reisemanagement (VDR) hat sich den Geschäftsreisemarkt näher angesehen. Der VDR kommt zu dem Fazit, dass 2009 neun von zehn Unternehmen gleich viele oder mehr Geschäftsreisen als in diesem Jahr planen. Jede dritte Firma wird 2009 öfter fliegen, mehr Autos anmieten oder häufiger mit der Bahn fahren. Dabei werden die Durchschnittsausgaben pro Geschäftsreise laut VDR im nächsten Jahr auf 320 € pro Reise steigen.
Interessant für Einkäufer ist auch:
www.geschaeftsreisekontakt.de . Auf der Seite gibt es viele Tipps und Infos zu den Themen Reisemanagement, Hotels usw.
