Geschäftsreisen im Einkauf: Kostensparend reisen

Erstellt: 19.11.2008

Wer als Einkäufer sein Reisebudget schrumpfen lassen will, fängt meist bei Flügen und Übernachtungen an. Eine Klasse niedriger oder ein Hotelstern weniger tun es auch. Mit dieser Strategie hat man aber schnell das Ende der Fahnenstange erreicht. Die größeren Potenziale stecken in den indirekten Kosten. Gaben Unternehmen vor zehn Jahren für Planung, -buchung und -abrechnung noch 8 % der direkten Geschäftsreisekosten (Flug, Unterkunft, Verpflegung) aus, sind es heute nur noch 4,6 %. Immer noch viel zu viel, sagen American Express und die Unternehmensberatung A. T. Kearney. In ihrer Studie ‘European Expense Management 2008’ weisen sie nach, dass die besten Unternehmen ihre indirekten Reisekosten auf 2,1 % aller Reiseausgaben senken konnten. Was diese Einsparungen ermöglicht und wie Sie diese Potenziale für Ihr Unternehmen nützen, zeigt Ihnen Rohstoffeinkauf Aktuell .

Möglich wurden diese Einsparungen u. a. durch den konsequenten (und kontrollierten!) Einsatz von:

Reiserichtlinien,
Automatisierungen,
Firmenkreditkarten.

Geschäftsreisen seien zentrale Prozesse, die ein komplexes Management der Planung, der Buchung, der möglichen Vorschüsse, der zentralen Rechnungsstellung und letztendlich der Kostenabrechnung verlangten, meint Thomas Nau, der bei American Express das Firmenkreditkartengeschäft betreut. Einsparungen von 50 % und mehr seien bei einem professionellen Management durchaus möglich. Unternehmen, die ein strenges Reglement von Richtlinien in ihre Betriebsprozesse implementiert haben, können ihre Kosten weiter reduzieren.

Faustregel:
Je detaillierter die Vorschriften, umso größer die Sparpotenziale (bis zu 41 % der indirekten Reisekosten bei besonders strengen Regelwerken). Zwar kann die Reisekostenverwaltung per Software und Computer automatisiert und dadurch beschleunigt werden, um z. B. Verstöße gegen die Richtlinien aufzuspüren, aber nur 21 % der in der Studie befragten Firmen nutzen dieses Kontrollinstrument. Immerhin führt der Großteil Rechnungsprüfungen durch (73 %), in der Regel allerdings erst nach Abschluss der Geschäftsreise.

Wir von Globaler Einkauf aktuell empfehlen:

Ein für alle Beteiligten verbindlichen Geschäftsreisekodex definieren.
Die Umsetzung dieser Reiserichtlinien immer wieder kontrollieren.
Das Reisemanagement ständig verbessern und verfeinern und mit Erfolgen nicht hinterm Berg halten.
Bevorzugte Partner (Reisebüros, Taxiunternehmen, Kreditkartenunternehmen, Hotels usw.) auswählen, um mit ihnen Nachlässe oder Rabatte auszuhandeln.
Back-Office-Arbeiten von den Kernaktivitäten separieren bzw. an Bürodienstleister auslagern.
Back-Office-Aktivitäten automatisieren (IT-gestützte Systeme nutzen).

Auch der Verband Deutsches Reisemanagement (VDR) hat sich den Geschäftsreisemarkt näher angesehen. Der VDR kommt zu dem Fazit, dass 2009 neun von zehn Unternehmen gleich viele oder mehr Geschäftsreisen als in diesem Jahr planen. Jede dritte Firma wird 2009 öfter fliegen, mehr Autos anmieten oder häufiger mit der Bahn fahren. Dabei werden die Durchschnittsausgaben pro Geschäftsreise laut VDR im nächsten Jahr auf 320 € pro Reise steigen.

Interessant für Einkäufer ist auch:
www.geschaeftsreisekontakt.de . Auf der Seite gibt es viele Tipps und Infos zu den Themen Reisemanagement, Hotels usw.