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IT-Beschaffung: Wenn die Festplatte qualmt

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Bei der Beschaffung von Computer & Co. werden immer wieder Fehler gemacht Das kann kaum verwundern. Können Metall- oder Maschineneinkäufer ihre Bedarfe exakt beschreiben sowie auf Cent und Euro ausrechnen, stehen IT-Einkäufer ziemlich belämmert da. Denn kaum eine Branche ist so komplex und unübersichtlich wie das IT-Gewerbe. Tipps, wie Sie sich im Dschungel der Lösungen zurechtfinden und das beste Angebot für Ihr Unternehmen finden, zeigt Ihnen der „Einkaufsmanager” in diesem Beitrag.

Bei der Beschaffung von Computer & Co. werden immer wieder Fehler gemacht Das kann kaum verwundern. Können Metall- oder Maschineneinkäufer ihre Bedarfe exakt beschreiben sowie auf Cent und Euro ausrechnen, stehen IT-Einkäufer ziemlich belämmert da. Denn kaum eine Branche ist so komplex und unübersichtlich wie das IT-Gewerbe.

Tipps, wie Sie sich im Dschungel der Lösungen zurechtfinden und das beste Angebot für Ihr Unternehmen finden, zeigt Ihnen der „Einkaufsmanager” in diesem Beitrag.

IT-Beschaffung: Viel hilft selten viel

Aus der Not haben die meisten Anbieter eine (scheinbare) Tugend gemacht, indem sie Komplett- oder Standardlösungen für ganze Branchen und Prozessketten anbieten. Getreu dem Motto: Wir können alles! Was im Fall des Falles durchaus stimmen mag.

Unter den Tisch fallen dabei aber die Kosten, die die Anpassungen dieser Standardlösungen an die IT-Erfordernisse im eigenen Unternehmen verlangen (die nicht selten größer sind als die Softwarepakete selbst). Beachten Sie: Oft werden solche Beschaffungsaktionen auch nicht zu Ende gedacht – zum Beispiel bis zu den Lizenzgebühren, die Jahr für Jahr bezahlt werden müssen.

Bei Großprogrammen kommen da spielend 100.000 € zusammen. Poweruser-Lizenzen von SAP gibt es z. B. kaum unter 150.000 €. Für Mittelständler eine durchaus existenzgefährdende Summe.

Viele Köche verderben den Brei - auch beim IT-Einkauf

So sagt der Volksmund, und wenn es um den IT-Einkauf geht, hat der Volksmund (leider) viel zu oft recht. Da sind die Finanzabteilung, die bei der Beschaffung ein Wörtchen mitreden will, oder die Spezialisten, denen nur das Teuerste gut genug ist, oder die Wünsche der Chefs, denen nicht selten das technische Knowhow fehlt. Um niemanden zu verärgern, wird dann ein DV-System eingekauft, das es allen recht machen soll.

Bevor es an die Verträge geht …

… sollten deshalb im Unternehmen klipp und klar Bedarfe, Beteiligte, Aufgaben sowie Verantwortlichkeiten geklärt und verbindlich festgelegt werden. Möglichst in Verbindung mit der Geschä?sleitung und möglichst als standardisierte Vorgaben für Rahmenverträge, in denen auch schon die wichtigsten rechtlichen und kaufmännischen Eckpunkte genannt sind. Schon um im Schadenfall den Rücken freizuhaben, wird bei den anfallenden Investitionssummen doch schnell nach Schuldigen gerufen.

Praxis-Tipp: Für diese Konzeptionsarbeiten wie auch für das spätere IT-Management sollten Sie von Beginn an 10 bis 15 % des Einkaufsbudgets mit einplanen, bei Laufzeiten der DV-Anlagen von 3 bis 7 Jahren.

7 Tipps für Ihre IT-Beschaffung

Was für alle Einkaufsaktionen gilt, nämlich stets in Prozessen zu denken, gilt für den DV-Einkauf besonders. Denn heute müssen Sie entscheiden, was Ihr Unternehmen oder Ihre Abteilung morgen braucht. Hilfreich für diesen Blick in die Zukunft ist eine permanente Analyse der eigenen Produkte hinsichtlich Austausch- und Modernisierungszyklen, inklusive neuer oder veränderter Materialbedarfe.

Empfehlenswert für einen IT-Einkauf sind außerdem folgende Maßnahmen:

  1. Analysieren Sie die Ist-Zustände einschließlich aller Schnittstellen zu anderen Programmen und Prozessen.
  2. Im Umkehrschluss legen Sie die zu erreichenden Soll-Zustände fest (funktionale Anforderungen wie Einsatzgebiet, Zuverlässigkeit und Benutzbarkeit).
  3. Welche Anbieter gibt es am Markt? Vergleichen Sie dabei nicht nur die Preise, sondern auch die Kosten und die Dauer von Serviceleistungen.
  4. Welche alten Anwendungen (Software und Hardware) können übernommen, welche müssen ausgemustert werden?
  5. In welchem Zeitrahmen sollen die neuen Tools und Geräte implementiert werden? Welche Schulungen sind erforderlich?
  6. Denken Sie auch an einen Notfallplan. Welcher IT-Dienstleister kann mit welchen Tools einspringen, wenn der Vertragspartner pleitegeht oder aufgekauft wird?
  7. Vergessen Sie das Controlling nicht – besonders was besagte Lizenzen betrifft. Sind z. B. Verträge ausgelaufen, sollten Sie sie nicht automatisch verlängern, sondern neu verhandeln.

Denken Sie Ihre gesamte DV-Beschaffung grundsätzlich vom Ende her. Was erwarten die verschiedenen Nutzergruppen von Ihrem Unternehmen? Was benötigen sie? Welche Vorstellungen sind realistisch, welche nicht?

Helfer in der Not

Ohne Zweifel ist die Beschaffung von Softwarelösungen samt Hardware in der Regel nicht nur teuer, sondern ebenso regelmäßig hartes Brot: Das sieht auch das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) so und hat deshalb ein E-Business-Förderprojekt namens „Prozeus“ speziell für kleine und mittlere Unternehmen aus der Taufe gehoben.

Gefördert werden nicht nur Beratung und Information zu E-Business-Lösungen, auf der Webseite finden Sie auch einen Online- Check, ob und in welchem Umfang sich E-Business-Lösungen für Ihr Unternehmen und Ihre Bedürfnisse überhaupt lohnen. Mehr dazu erfahren Sie unter www.prozeus.de.

Eine weitere Hilfs- und Informationsquelle des BMWi in Sachen E-Business ist der sogenannte e-Business-Lotse. Infos dazu unter www.e-kompetenzratgeber.de .

Rat und Hilfe finden Sie auch bei den Industrie- und Handelskammern, wie z. B. un ter www.ihk-berlin.de (Stichworte „Innovation und Umwelt“, „Praxistipps Innovation“ und „E-Business“.

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