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Kommunikation im Einkauf: Dienstreisen vs. Videokonferenz

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Dienstreisen sind nur noch bei wichtigen Vorhaben sinnvoll, nicht aber bei Routine-Terminen. Dieser Erkenntnis scheinen Zahlen des Bundesverbands der Deutschen Industrie e. V. (BDI) indes komplett zu widersprechen.

Danach fielen die Ausgaben für Dienstreisen nur kurz im Krisenjahr 2009, um danach wieder anzusteigen:

  • 2008: 163,1 Mio. €
  • 2009: 145,1 Mio. €
  • 2010: 154,8 Mio. €
  • 2011: 163,4 Mio. €

Ein Paradoxon – aber nur auf den ersten Blick. Denn hinter diesem Widerspruch verbergen sich 2 neue Entwicklungstendenzen, die sich im Idealfall wunderbar ergänzen.

Neues Kommunikationsverhalten, technische Aufrüstung

Der Vize des Bundesverbands Deutscher Unternehmensberater (BDU) brachte es kürzlich auf den Punkt: „Viele Termine laufen heute nicht mehr Face-to-face, sondern über den Computer. Vor allem um Zeit und Reisekosten zu sparen.“

Mit anderen Worten: Immer mehr Unternehmen verfügen heute über die notwendige Infrastruktur für Telefon-, besonders aber für Videokonferenzen, die ganz wesentlich ihr Kommunikationsverhalten verändert haben. Wo sie früher Mitarbeiter auf Dienstreisen schicken mussten, um in Sitzungen oder Besprechungen Geschäftsabläufe zu klären, genügen heute Bildschirm, Kamera und Mikrofon.

Jens Holtmann, Chefredakteur des Fachinformationsdienstes „Einkaufsmanager”, meint dazu: Ein gewaltiges Sparpotenzial, das besonders bei Standardterminen, Kontakten mit betriebseigenen Niederlassungen oder Filialen und bei eingespielten Geschäftsbeziehungen zu Buche schlägt.

Praxis-Tipp: Am Markt tummeln sich inzwischen viele Anbieter von Konferenztechnologien und -software. Wenn Sie sich erst einmal einen allgemeinen Überblick über die Branche verschaffen wollen, empfiehlt sich die Seite www.videokonferenz-news.de.

Technik kann aber nicht alles

Auf diesen Internetseiten werden Sie viele Lobgesänge hören, durchaus zu Recht sowie durchaus auch von ernstzunehmenden Kommunikationswissenschaftlern und IT-Technikern. Videokonferenzen haben ganz sicher eine große Zukunft. Bei allem berechtigten Kostendenken darf in diesen Szenarien aber nicht der Faktor Mensch vergessen werden. Denn den kann selbst die raffinierteste Technik nicht ersetzen.

Trotz eines sich weiter verändernden Kommunikationsverhaltens: Lebendige Kundenbeziehungen machen nur lebendige Menschen möglich. Das heißt: Auch in Zukunft hat die gute alte Dienstreise ihre Berechtigung. Das wissen auch die Unternehmen und geben deswegen nach wie vor viel Geld für diese Beziehungspflege aus. Was nicht heißt, dass die Reisebudgets nicht immer wieder auf den Prüfstand gehören.

Wie Sie bei Dienstreisen bares Geld sparen lesen Sie in der kommenden Woche in Teil 2 dieses Beitrags.

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