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Kostenmanagement: Lieferanten sind keine Zitronen

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"Wir müssen mit unseren Kosten runter!“ - diese Parole ist derzeit in vielen Industrieunternehmen zu hören. In der Regel haben sie dabei zuallererst die Beschaffung im Sinn, ist sie doch der größte Kostenblock eines jeden Unternehmens. In der ebenso regelmäßig ausbrechenden Hektik werden dann Lieferanten gewechselt oder bis auf den letzten Tropfen ausgequetscht, oder es werden Verträge nachverhandelt oder alles zusammen.

Sparen ist keine Hauruck-Aktion

Im Gegenteil. Kosten zu senken ist eine Langzeitaufgabe, die einiges an Strategie- und Denkarbeit verlangt. Das beginnt schon mit der simplen Frage, was in der Abteilung und besonders in der Unternehmensführung unter Einsparung verstanden wird.

Ist es das große Hackebeil, das in der Sparwut wahllos niedersaust, oder sollen beispielsweise Kosten reduziert beziehungsweise vermieden werden?

  1. Durch eine Kostenreduzierung lassen sich die Ausgaben direkt senken. Die Einsparungen (korrekte Messung vorausgesetzt) stehen schwarz auf weiß in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV).
  2. Eine Kostenvermeidung senkt zwar auch die Ausgaben, schlägt sich in der GuV aber nicht unmittelbar nieder. In der Regel wird sie deshalb von der Geschäftsführung auch weniger geschätzt.

Beachten Sie: Bevor Sie sich also an ein (strategisches) Kostensenkungsprogramm machen, müssen Sie zunächst herausfinden, welcher Variante Ihre Chefs den Vorzug geben.

Sparprogramme gehören an die große Glocke

Es sei nicht zum ersten Mal gesagt – auch nicht im „Einkaufsmanager” : Die Beschaffung muss ihre Leistungen am Unternehmenserfolg besser vermarkten. Das große Vorbild in Sachen Eigen-PR ist und bleibt der Vertrieb. Der ist auch nur aus einem Grund im Top-Management so gut angesehen, weil er seinen Beitrag zu ebendiesem Unternehmenserfolg mit Zahlen, Daten und Fakten belegen kann.

Diese Dokumentation samt Erfolgspräsentation sollte auch der Einkauf schaffen. Denn er ist nicht nur der größte Kostenblock im Unternehmen, er hat auch die größten Einsparpotenziale. Und die gehören mit überzeugenden Zahlen an die ganz große Glocke gehängt.

Einsparungen erkennen

Grob gesagt gibt es 2 Möglichkeiten, die Einkaufskosten zu senken: durch eine Preis- und durch eine Mengenreduktion.

  1. An der Stellschraube „Preise“ wird im Allgemeinen zuerst gedreht, wenn es um Kostenreduzierung geht. Zu der operativen Variante gehören dabei neben der reinen Preisdrückerei auch eine Volumenkonzentration sowie das Global Sourcing und zur strategischen Variante das Optimieren von Spezifikationen und Prozessen wie beispielsweise von Lieferketten.
  2. Von der Stellschraube „Menge“ gibt es ebenfalls 2 Varianten. Unter konservativer Mengenreduzierung versteht man in der Regel eine verschärfte Bedarfskontrolle bzw. verschärfte Bedarfsrichtlinien. Werden dagegen ganze Bedarfe gekürzt oder gestrichen, etwa durch einen Materialaustausch, spricht man von einer aggressiven Mengenreduktion.

Praxis-Tipp: Volumenkonzentration und/ oder Preisdrückerei haben allerdings wenig bis nichts mit einem strategischen Kostenmanagement zu tun (sie taugen allenfalls für kurzfristige Maßnahmen). Viel besser sind Sie beraten, wenn Sie nach neuen Wegen suchen, um Einkaufskosten zu senken – z. B. indem Sie sich mit Ihren wichtigsten Lieferanten an einen Tisch setzen, um über eine partnerscha?liche Kostenoptimierung nachzudenken.

Einsparungen berechnen

Mit den Erfolgszahlen haben es die Kollegen vom Vertrieb natürlich leichter. Ein Verkaufsplus ist fix errechnet und spricht für sich allein. Ein Einsparplus in der Beschaffung nicht unbedingt. Dafür ist die Anzahl der Prozessschritte meist zu groß. Entsprechend groß ist auch der Aufwand, um dennoch zu genauen und verlässlichen Zahlen zu kommen:

  • Eine Berechnungsmöglichkeit ist zum Beispiel, die aktuellen Warenpreise zu einen bestimmten Stichtag als Basiswerte zu nehmen (damit sind aber nicht allein die Einkaufspreise gemeint, sondern die Gesamtkosten als Total Cost of Ownership), um anhand dieser Daten die nachfolgenden Einsparungen aufzuzeigen.
  • Eine andere Berechnungsmöglichkeit ist das Ins-Verhältnis-Setzen von Ausschreibungen. Verglichen wird dabei das beste mit dem schlechtesten (Preis-) Angebot und als Einsparung dokumentiert. Eine relativ einfache Berechnungsmethode, die sich in erster Linie für Ersteinkäufe eignet, für die es noch keine Datenbasis gibt. Denn diese Methode ist weniger genau, da sie sich nur an den Waren-Verkaufspreisen der Lieferanten orientiert und nicht an den Waren-Gesamtkosten der Beschaffung.

Praxis-Tipp:Wenn Produktpreise besonders stark schwanken, wie gegenwärtig bei vielen Industriemetallen oder beim Erdöl, empfiehlt es sich, als Basis einen (von Dritten berechneten) Indexwert heranzuziehen – bei Erdöl beispielsweise den Ölpreisindex.

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