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Langfristiges Denken beim Einkauf zahlt sich immer aus

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Kostenoptimierungen ist nicht nur in Zeiten der Krise ein Muss für Logistiker. Dabei spielt sicherlich der Einkauf von Materialien und Dienstleistungen eine wichtige Rolle. Doch Vorsicht: Wenn Sie hierbei allzu forsch vorgehen, kann Sie das schnell teurer zu stehen kommen, als Ihnen lieb sein kann. Wenn Sie jedoch vernünftig mit Ihren Partnern umgehen, werden Sie staunen, wie viel Geld Sie in kürzester Zeit sparen können.

Wer jedem Geschäft bedingungslos nachrennt und dabei nicht immer mit spitzem Stift nachrechnet, der wird schnell nichts mehr verdienen, sondern draufzahlen. Doch auch andersherum kann gnadenloser Preisdruck dazu führen, dass Auftraggeber und -nehmer gleichermaßen leiden. Drücken Sie beispielsweise die Preise für Speditionsleistungen gnadenlos nach unten, werden Sie sich sicher bald nach einem neuen Partner umsehen müssen, weil Ihrem alten „die Luft ausgegangen“ – er also schlicht und ergreifend pleitegegangen ist. Und dann müssen Sie oft höhere Preise akzeptieren, da Frachtraum zunehmend knapper wird.

Dazu ist in der Logistik der Zeitfaktor immer wichtig. Fällt dann überraschend Ihr Transporteur aus Insolvenzgründen aus, ist es um die Termintreue Ihres Unternehmens geschehen.

Tipp: Auch wenn Sie Ihre Lieferanten und Dienstleister nicht übervorteilen, kann es schnell geschehen, dass dieser oder jener seinen Geschäftsbetrieb von heute auf morgen einstellen muss. Auch hier drohen Ihnen dann höhere Preise mit neuen Partnern und Lieferverzögerungen.

Deshalb sollten Sie sich immer mit Ihren Lieferanten beschäftigen und ein Auge darauf haben, ob es ihnen gut geht. So erkennen Sie Probleme schon früh und können rechtzeitig Gegenmaßnahmen ergreifen. Schließlich ist Zeitdruck bei Verhandlungen mit potenziellen neuen Lieferanten und Dienstleistern nicht gerade förderlich.

Halten Sie sich über Marktentwicklungen bei Lieferanten und Dienstleistern auf dem Laufenden

In Verhandlungen ist es immer wieder ein beliebtes Spiel, zu behaupten, dass man keine „Luft“ für ein weiteres preisliches Entgegenkommen mehr hat. Ohne entsprechende Marktkenntnis haben Sie kaum eine Chance, diese Aussage zu überprüfen. Und das erweist sich immer als Nachteil für Sie. Flunkert Ihr Partner, zahlen Sie zu viel, entspricht die Aussage aber der Wahrheit, kann das der Anfang einer Insolvenz sein. Und auch hier zahlen Sie dann bald mehr als gewohnt, da neue Partner – insbesondere wenn sie länger mit Ihrem Unternehmen zusammenarbeiten wollen – sich kaum auf Dumpingpreise einlassen werden.

Tipp: Preisverhandlungen sollen Sie immer nur dann aufnehmen, wenn Sie mit Sicherheit wissen, dass Ihre Partner auch Spielraum haben.

Versuchen Sie, gemeinsam mit Ihren Partnern Optimierungspotenziale aufzudecken

Setzen Sie sich mit Ihren Lieferanten regelmäßig zusammen und versuchen Sie, bei diesen Treffen ohne offensichtlichen Preisdruck herauszubekommen, ob es Optimierungspotenziale gibt. Das können bei einem Transportdienstleister beispielsweise weniger Lieferfahrten in einem gegebenen Zeitraum sein. Sie müssten hierbei eventuell Ihre Lagerhaltung aufstocken. Aber auch eine andere Lieferzusammenstellung kann Wunder wirken. Diese Szenarien sollten Sie schon im Vorfeld prüfen, um bei den Gesprächen konkrete Ideen einzubringen.

Um einen Partner fit für neue Wege zu machen, kann es manchmal sogar günstig sein, ihn finanziell zu unterstützen, damit er beispielsweise Investitionen tätigen kann, von denen Ihr Unternehmen in Zukunft finanziell profitiert. Gehen Sie aber auch hier nie vorschnell in Vorleistung. Die Verträge sollten grundsätzlich so langfristige Verpflichtungen vorsehen, dass sie sicherstellen, dass Sie auch etwas davon haben. Es muss nicht immer eine direkte finanzielle Unterstützung sein, oft tun es auch verkürzte Zahlungsfristen, längerfristige Abnahme - garantien oder Vorkassezahlungen.

Analysieren Sie sehr genau, wo die Potenziale liegen

Gute Erfolge erzielen Sie im Beschaffungswesen immer dann, wenn Sie folgende Maßnahmen akribisch und regelmäßig durchführen:

  • Unterstützen Sie Ihre Partner, indem Sie mit ihnen zusammen regelmäßig ein zielgerichtetes Benchmarking durchführen. So sehen beide Seiten schnell, wo noch Potenziale vorhanden oder auch wo Investitionen notwendig sind.
  • Fertigen Sie für jeden Lieferanten und Dienstleister Stärken-Schwächen-Analysen an. Das sollten Sie insbesondere bei teuren Dienstleistungen und Materialien tun. Dadurch erkennen Sie nämlich schnell, ob es bei einem Ihrer Partner Probleme gibt.
  • Kontrollieren Sie regelmäßig, wie es um die Prozesse, Produktionsumstände und den finanziellen Status Ihres Partners bestellt ist. Dabei kann Ihnen schon ein Blick in die Tages- oder einschlägige Fachpresse wertvolle Hinweise auf Probleme geben. Entdecken Sie hier Verdächtiges, sollten Sie umgehend Kontakt zu diesem Partner aufnehmen, um in Ruhe über die Situation zu sprechen und Lösungswege zu suchen. Insbesondere bei Schlüsselpartnern mit speziellen Dienstleistungen sollten Sie hier immer beherzt vorgehen.

Achtung: Alle diese Instrumentarien und Maßnahmen sollten Sie vor allem bei wichtigen Partnern besonders berücksichtigen. Fällt nämlich beispielsweise ein Schüssellieferant kurzfristig aus, kann das fatale Folgen haben. Auch wenn Sie für Ihre Produkte spezielle Spediteure benötigen, kann ein Ausfall erhebliche Lieferverzögerungen nach sich ziehen.

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