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Das Lead Buyer-Konzept - ein optimaler Kompromiss aus zentraler und dezentraler Einkaufsorganisation?

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Sicherlich werden Sie den Begriff des Lead Buyers schon gehört haben oder Unternehmen kennen, die dieses Prinzip nutzen. Doch was macht ein optimales Lead Buyer-Konzept überhaupt aus?

Der Begriff setzt sich zusammen aus dem Englischen (Lead für Führen und Buyer für den Einkauf) und ist im Sinne des federführenden Einkaufs für ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte, im Vorfeld festgelegte, Materialgruppe zu verstehen. Einige Unternehmen sprechen auch vom Mandatseinkauf, was den Charakter des Lead Buyers ebenfalls sehr gut beschreibt. Der Normalfall ist auch heute noch häufig der, dass sich mehrere Einkäufer in einer Organisation ohne Konzept, unabhängig voneinander und leider häufig auch unabgestimmt um den Einkauf des gleichen Materials bzw. der gleichen Materialgruppe kümmern.

Beachten Sie: Bei der Organisation muss es sich nicht zwangsläufig um ein Unternehmen handeln, es kann ebenso ein Zusammenschluss von verschiedenen Unternehmen, einer Unternehmensgruppe, einer Branche oder eines Verbandes sein.

Voraussetzungen, die Sie prüfen sollten:

  • das für das Lead Buying in Betracht kommende Beschaffungsvolumen (es sollte mindestens ein Millionenbetrag dahinter stehen),
  • die regionalen Gegebenheiten,das Material an sich,
  • es sollte ein standardisierter oder einfacher Zeichnungsartikel sein,
  • das Know-how der zuständigen Einkäufer,
  • die Informationsbasis sowie
  • die notwendige Transparenz und Beschaffungswerkzeuge.

Das wesentliche Ziel des Lead Buyings ist es, Ihre Markposition durch die Bündelung des Einkaufs und der damit verbundenen Mengendegression zu verbessern. Dieses muss eine direkte Kostenreduktion, also eine Einkaufspreisreduzierung und indirekte Beschaffungskostenreduzierung aufgrund der Bündelung des Prozesses zur Auswirkung haben (Transaktionskostenreduzierung).

Notwendigen Voraussetzungen sollten Sie alledrding schaffen um die obigen Ziele zu erreichen. Jens Holtmann, Chefredakteur des Einkaufsmanager empfiehlt, vor allem die oberste Führungsebene von Ihrer Idee zu überzeugen, damit die notwendigen Mittel für die Umsetzung zur Verfügung gestellt werden.

Ein Kostenfaktor, den Sie nicht unterschätzen sollten, ist die benötigte Software, um die notwendige Transparenz innerhalb des Einkaufs zu schaffen und um das Controlling hierfür durchführen zu können. Häufig werden hier Portaltechnologien genutzt, die möglichst alle in der Organisation genutzten ERP-Systeme (z.B. SAP) und externe Lieferantenkataloge anbinden.

Haben Sie die Materialien identifiziert, gilt es nun noch, die Personen festzulegen, die als Lead Buyer fungieren sollen. Auch dieser Aspekt sollte nicht unterschätzt werden, da die bloße Bestimmung der Person, die das Lead Buying durchführen soll, ebenso von den Kollegen akzeptiert werden sollte, die bisher für den Einkauf der Lead Buying-Produkte an anderer Stelle zuständig waren. Zum einen sollte der Lead Buyer durch seine Fachkompetenz, Branchenkenntnis, Einkaufswerkzeuge und Sprachkenntnisse, zum anderen durch seine Person mit den entsprechenden Softskills überzeugen können. Ganz besonders wichtig ist hierbei eine integrative Vorgehensweise, die bestimmt ist von Teamfähigkeit auf der einen Seite und von Führungskompetenz auf der anderen Seite.

Haben Sie die Tools und die Organisation festgelegt, so hat nun der Lead Buyer die Aufgabe, den festgestellten Gesamtbedarf mit den Lieferanten zu verhandeln. Ein nützlicher Nebeneffekt beruht auch darauf, dass die Bündelung meist eine Standardisierung voraussetzt und eine Verbesserung der Lieferantenstruktur hervorbringt. Insbesondere in großen Unternehmensgruppen wird aufgrund der regional unterschiedlich agierenden Einkaufseinheiten das Lead Buyer-Konzept bevorzugt eingesetzt.

Bei den vielen Vorteilen gilt es jedoch, dass Sie die möglichen Risiken nicht außer Acht lassen sollten:

  • Ungenügende Transparenz über das Beschaffungsvolumen.
  • Logistikkosten, Servicelevel und Lieferzeiten werden nicht ausreichend berücksichtigt.
  • Unzureichende TCO-(Total Cost of Ownership-)Betrachtung.
  • Fehlende Akzeptanz im Unternehmen und in den angeschlossenen Einkaufsabteilungen ("EK-Königreiche").
  • Fehleinschätzung der ausgewählten Lieferantenpotenziale - die Lieferanten können das zukünftige, gebündelte Volumen gar nicht allein abwickeln (Klumpenrisiko und nicht gewollte Abhängigkeit vom Kunden).
  • Fehleinschätzung des Lead Buyer-Know-hows und der Rolle.Fehlende IT-Struktur und intelligente Software (z.B. Portaltechnologien).

Ihr Lead Buyer verhandelt also für die seiner Zuständigkeit obliegenden Materialien bzw. Dienstleistungen die Rahmenverträge, auf deren Basis die jeweilige Einkaufsabteilung die operative Abwicklung übernimmt. Bei Lieferantenfehlern sollte allerdings der Lead Buyer zuständig sein.

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