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Lieferantenauswahl: Nehmen Sie nur die Besten

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Urheber: Björn Wylezich | Fotolia

Von Jens Holtmann,

Frei nach Wilhelm Busch: Lieferanten finden ist nicht schwer, die Auswahl dagegen sehr. Wer nicht gerade spezielle Fertigungsanlagen einkaufen muss, hat ja Alternativen ohne Ende – gerade in dieser globalisierten Wirtschaftswelt.

Was aber nichts anderes heißt, dass, um an Lieferanten zu kommen, die haargenau alle Vorgaben und Spezifikationen erfüllen, fleißig gesucht werden muss. Da diese Suche viel Zeit kostet, drücken sich manche Kollegen und Kolleginnen und entscheiden aus dem Bauch heraus. Eine strategische Beschaffung sieht natürlich anders aus.

Die DV-Technik soll’s richten

Wesentlich effizienter ist da schon der Einsatz von IT- Programmen. So nützlich und ausgeklügelt diese Programme mit ihren intelligenten Suchalgorithmen auch immer sind, sie können 1. nicht immer für A-Artikel eingesetzt werden und erledigen 2. nicht die nötigen Nacharbeiten, wie: 

  • Lieferanfragen versenden. Und zwar per E-Mail als PDF, in die Produktbeschreibungen, Spezifikationen, Datenblätter, Jahresbedarfe, Verpackungsanforderungen, Losgrößen, Lieferintervalle etc. gehören.
    Praxis-Tipp: Grundsätzlich sollten potenzielle neue Lieferanten den Selbstauskunft-Fragebogen erhalten. Danach kann abgeschätzt werden, ob sich eine detaillierte Anfrage überhaupt lohnt.
  • Angebotsanalyse. Alle eingehenden Antworten werden na - türlich sorgfältig geprüft. Um sich kein faules Ei ins Nest zu legen, sollten Sie auch die Finanzsituation des zukünftigen Geschäftspartners beleuchten!
  • Probelieferung. Um das Qualitäts- und Pünktlichkeitsversprechen zu prüfen, sind eine Erstbemusterung oder Probelieferung und (oft) ein Vor-Ort-Besuch unerlässlich. 

Der A-Teile-Einkauf, die Profiklasse

Prinzipiell läuft die Suche nach Lieferanten für A-Teile nicht anders als für B- und C-Teile ab. Am Anfang eines Beschaffungsprozesses für ein Neuteil steht eine Bedarfsbestimmung, der anschließend eine Lieferantenrecherche und -auswahl folgen.

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Strategisch durchdacht und gut vorbereitet, bringt dieser Fahrplan beiden Seiten nur Vorteile. Er zwingt den Einkauf, den eigenen Bedarf so detailliert und passgenau wie möglich zu definieren, und verlangt anschließend vom Lieferanten, ebenso detaillierte und passgenaue Angebote abzugeben. Mit dem Ergebnis, dass beide Seiten durch dieses Profi- Management nicht nur Zeit und Geld sparen, sondern auch Probleme und Missverständnisse auf ein Mindestmaß reduzieren.

Bestimmen Sie Ihren Bedarf

Diese Bestimmung richtet sich nicht nur nach Stückzahlen und Losgrößen, sondern auch nach der strategischen Ausrichtung Ihres Unternehmens, wie z. B.: 

  • kostenorientierte Produktion
  • qualitätsorientierte Produktion
  • serviceorientierte Produktion

In die Bedarfsbestimmung mit einfließen sollte auch, welche Qualitätserwartungen Sie haben bzw. welche Materialanforderungen Sie an die Lieferprodukte stellen (hinsichtlich DIN-Normen, bestimmter Zertifikate usw.).

In diesem Planungsstadium können Sie auch schon die erwarteten Lieferzeiten formulieren, besonders hinsichtlich interner Logistik- und Produktionsprozesse.

Beobachten Sie den Markt

Parallel zu dieser Bedarfsbestimmung beobachten Sie intensiv den Beschaffungsmarkt, um

  1. festzustellen, wie sich Angebotslage und/oder Preisniveau innerhalb der letzten Monate verändert haben,
  2. herauszufinden, wie viele Anbieter es für Ihre Artikel gibt und wo sich deren Werke befinden (Auslandsbeschaffungen benötigen in der Regel einen höheren Zeit- und Arbeitsaufwand),
  3. einzuschätzen, wie es um die Versorgungslage für wichtige Rohstoffe und Vormaterialien bestellt ist (Ihre Prognose sollte mindestens einen Zeitraum von 3 Jahren berücksichtigen).

Machen Sie sich auf die Suche

Nach diesen Recherchen und nachdem Sie alle relevanten Fristen bzw. Daten präzise formuliert und in einem Projektpapier zusammengefasst haben, können Sie sich auf die Suche machen. Wie bei B- und C-Artikeln empfehlen sich dafür die üblichen Business-Suchmaschinen wie „Wer liefert was?“, Thomasregister, Kompass-Firmenregister oder „Europages“, wenn auch mit Abstrichen. Denn je anspruchsvoller die Lieferprodukte hinsichtlich deren Funktionalität und technischer Spezifikation werden, umso kleiner wird auch die Lieferantenauswahl.

Praxis-Tipp: Denken Sie auch über den Einsatz von speziellen Dienstleistern zur Lieferantensuche nach. Das erspart Ihnen eine Menge Arbeit und verkürzt den Weg zu neuen Lieferanten.

Jede Lieferantensuche braucht einen Fahrplan

Weltweit Lieferanten finden

Im Großen und Ganzen gibt es keine wesentlichen Unterschiede zwischen einer regionalen und einer internationalen Lieferantensuche. Wie bei anspruchsvollen Beschaffungsaktionen müssen Sie die 5 Schritte nur um entsprechende Auswahlkriterien erweitern. Die wichtigsten davon sind:

  • Betreiben Sie eine gründliche Recherche, um an glaubwürdige Referenzen zu kommen.
  • Schätzen Sie die politischen Risiken des Lieferlandes ein. Vergessen Sie dabei nicht mögliche Störungen der Liefer- ketten (Unruhen, Anschläge, schlechte Infrastruktur).
  • Versuchen Sie, mindestens 2 internationale Lieferanten für Ihren Einkaufsartikel zu finden.
  • Wenn Sie es schon nicht selbst können, lassen Sie den Zulieferbetrieb durch Agenten vor Ort prüfen.
  • Testen Sie alle neuen Lieferanten besonders gründlich und ohne jeden Zeitdruck. 
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