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Mit diesen 7 E-Mail-Tipps stimmt die Basis für Ihre Einkaufserfolge

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Lieferantenmanagement
Urheber: OFC Pictures | Fotolia

Von Jens Holtmann,

Ihre Einkaufserfolge hängen ganz erheblich davon ab, wie Sie Geschäftspartner in Ihrer Lieferantenkommunikation ansprechen – ob allgemein und förmlich oder direkt und persönlich.

Halten Sie es bei Ihrer E-Mail-Kommunikation wie mit guten Bekannten: je persönlicher, desto besser – aber ohne übertriebene Vertraulichkeit. Reden Sie Ihre Geschäftspartner so an, wie auch Sie angesprochen werden wollen. Verwenden Sie dabei Sätze und Formulierungen Ihrer Alltagssprache, damit liegen Sie immer richtig. Schließlich sitzt am anderen Ende der elektronischen Leitung ein Mensch wie Sie und ich.

Beachten Sie: Die meisten Tipps können Sie natürlich 1:1 auch für Ihre Telefon-Kommunikation übernehmen.

1. Praxistipp: Die wichtige Betreffzeile wird oft vergessen. Sie ist aber nichts Geringeres als der Türöffner bei Ihren Verkäufern. Formulieren Sie sie deshalb so knapp und präzise wie möglich. Verwenden Sie dafür die 3-W-Formel: Was? Wie viel? und Wo? Schreiben Sie in die Betreff-Zeile beispielsweise: „Angebot für 150 Laufbänder ex Werk“.

2. Praxistipp: Verkneifen Sie sich Standardfloskeln wie „Sehr geehrte Damen und Herren“. Wenn Sie den Namen Ihrer Ansprechpartner nicht kennen, schreiben Sie schlicht und einfach „Guten Tag“ oder „Ich grüße Sie“. Und schon haben Sie die richtige, weil vertrauliche Tonlage getroffen.

3. Praxistipp: Formulieren Sie in Ihren E- Mails klare, schnörkellose Sätze ohne viel Brimboriumwie „hätte“ und „könnte“.Verschonen Sie Ihre Partner mit Wortblasen ohne wirklichen Inhalt. Gehen Sie auch sparsam mit Superlativen um, etwa dass Sie nur das beste, haltbarste und nachhaltigste Material einkaufen o. Ä.

Falls es sich bei Ihrer E-Mail um einen Erstkontakt zu einem Lieferanten oder Dienstleister handelt, stellen Sie Ihr Unternehmen kurz vor, ebenfalls ohne Brimborium und Superlative. Schreiben Sie beispielsweise: „Wir sind seit 15 Jahren am Markt und haben uns auf den Bau von Sandfilteranlagen spezialisiert.“

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4. Praxistipp: Kommen Sie in Ihren E-Mails sofort auf den Punkt. Die Verkäufer Ihrer Lieferanten haben ja genauso wenig Zeit wie Sie. Sagen Sie ihnen spätestens im zweiten Satz, was Sie von ihnen wollen. Und das wiederum ohne alle Schnörkel. Statt „Ich wende mich mit dieser E-Mail heute an Sie, weil unsere Firma dringend hochwertige Schläuche für unsere preisgekrönte Filteranlage Speed Clean Super 500 benötigt“ schreiben Sie: „Machen Sie mir bitte ein Angebot für Schläuche mit den Abmessungen ...“

5. Praxistipp: Technische Details und Spezifikationen Ihrer Anfrage gehören in den Anhang Ihrer E-Mail. Am besten im PDF-Format und wirklich nur mit verständlichen, für das Liefergeschäft relevanten Informationen. Sie erleichtern den Verkäufern dadurch nicht nur die Arbeit (da diese mit einem Klick die Spezifikationen aus- drucken können), sondern sammeln bei ihnen auch noch Pluspunkte – denn Sie ersparen ihnen damit zeitraubende Rückfragen.

Bitte beachten Sie: Inwieweit Sie den Verkäufern erklären, wozu Sie die angefragten Materialien benötigen, hängt von den Umständen ab. Bei einer langjährigen Geschäftsbeziehung können Sie sich den Auf- wand sparen, da die Details in der Regel bekannt sind. In Erstanfragen bei neuen Lieferanten können Auskünfte über den Verwendungszweck aber durchaus hilfreich sein. Häufig haben Zulieferer Alternativmaterialien in ihrem Produktportfolio, die preiswerter sind und die sie Ihnen meist ungefragt anbieten.

6. Praxistipp: So wie Sie Ihre E-Mail begonnen haben, sollten Sie sie auch beenden – nämlich persönlich. Die Floskel „Mit hochachtungsvollen Grüßen“ verbietet sich da von selbst. Den persönlichen Tonfall sollten Sie aber auch nicht so weit treiben, dass Sie Ihre Mail mit „Einen lieben Gruß“ beenden. So eine Formel ist wirklich nur Ihren engsten Freunden vorbehalten.

Viel besser geeignet sind Sätze wie „Beste Grüße nach München“ oder „Viele Grüße ins schöne München“. Diese Streicheleinheiten sind in der Lieferantenkommunikation nicht nur erlaubt, sondern im Gegen- teil geradezu Voraussetzung, um einer formellen Geschäftsbeziehung auch einen menschlichen Touch zu geben.

Falls Sie nicht wissen, wo Ihr Partner sitzt, nehmen Sie als Alternative Ihre eigene Stadt. Verabschieden Sie sich beispielsweise mit einem „Beste Grüße aus dem sonnigen Köln“ oder „Grüße aus dem verregneten Hamburg“.

7. Praxistipp: Klappern gehört auch bei Lieferanten zum Geschäft und so werden Sie mehr E-Mails erhalten, als Ihnen wahrscheinlich lieb ist. Beantworten Sie trotzdem jede Lieferanten-Mail. Offensichtliche Spam-Sendungen sind davon natürlich ausgenommen.

Mit Ihren Antworten signalisieren Sie den Zulieferern, dass Sie an einer weiteren Geschäftsbeziehung interessiert sind, selbst wenn Sie momentan keinen speziellen Bestellbedarf haben. Schreiben Sie zum Beispiel: „Danke für Ihr Angebot. Wenngleich wir im Augenblick gut mit Material versorgt sind, freuen wir uns doch über jede neue Offerte von Ihnen.“

Sie müssen den Lieferanten auch nichts vormachen. Teilen Sie ihnen z. B. mit, dass Sie sich wegen besserer Konditionen für einen anderen entschieden haben.

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