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So erzielen Sie mit 5 % Kostenersparnis 25 % mehr Gewinn

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Die drastisch angezogenen Kosten nagen in vielen Unternehmen am Gewinn. Entsprechend hoch ist der Druck auf Sie als Einkäufer. Doch in vielen Einkaufsabteilungen ist das maximale Einsparpotenzial noch gar nicht ausgeschöpft.

Mit den richtigen Mitteln und Maßnahmen verschafft Ihnen dieses Potenzial Luft, um dem Kostendruck, der Ihnen von Geschäftsführung und Vorgesetzten unausweichlich entgegenschlägt, Paroli bieten zu können.

Den Gewinn des Unternehmens können Sie kurzfristig um 5, 10 oder gar mehr als 25 % erhöhen, indem Sie die Einkaufskosten senken. Ein Beispiel aus einem mittelständischen Unternehmen:

Das Unternehmen hat einen Jahresumsatz von 1 Mio. Euro. Nach Abzug der Kosten bleibt ein Gewinn von 100.000 Euro. Stellen Sie sich nun vor, Ihnen als Einkäufer gelingt es, die Einkaufskosten über das Jahr gesehen um bescheidene 25.000 Euro zu senken.

Dann sieht die Rechnung so aus:

 

Ohne SparmaßnahmeMit Sparmaßnahme
Umsatz 1 Mio. € 1 Mio. €
Kosten
* Material
* Übrige

500.000
400.000

475.000
400.000
Gewinn 100.0000


125.000

Sie erkennen die Hebelwirkung: Die Einsparungen machen 5% der Materialkosten aus. Sie führen aber zu einer Gewinnsteigerung um 25 %. Denn:

Jeder gesparte Euro erhöht in voller Höhe den Unternehmenswinn!

Schon dieses „kleine“ Beispiel zeigt, mit welch‘ mächtigem Hebel Sie im Einkauf operieren! Das wird noch deutlicher, wenn Sie sich anhand dieses Beispiels vergegenwärtigen, dass das Unternehmen, um die 25.000 Euro mehr Gewinn ohne Senkung der Einkaufskosten zu er- reichen, den Umsatz um 50.000 Euro erhöhen müsste - also um das doppelte Volumen der Einsparung! Das aber ist in der Regel deutlich schwieriger zu erreichen!

Nun können Sie einwenden ...

...dass Sie die Preise bereits bis „aufs Messer“ ausgereizt haben. Dennoch schlummert immer noch Einsparpotenzial darin. Sie können es sich in den folgenden 4 Schritten erschließen:

Wie Sie Ihr Einspar- und Gewinnpotenzial ermitteln

1. Schritt: Aktualisieren Sie das zu erwartende Einkaufsvolumen der nächsten 2 Jahre

Lassen Sie von Ihrer Buchhaltung das jährliche Einkaufsvolumen Ihres Unternehmens in Euro ermitteln. Dazu zählen alle regelmäßigen Ausgaben für Rohstoffe, Verbrauchsgüter und Dienstleistungen, u. a. auch Kosten für Dienstreisen, Bewirtungs- und Telefonkosten. Setzen Sie das Einkaufsvolumen ins Verhältnis zum Umsatz und ggf. zum Gewinn. In beiden Fällen gilt: Je geringer der Anteil des Einkaufsvolumens, desto günstiger kaufen Sie ein. Ihr Ziel muss also sein, die Einkaufskosten im Verhältnis zu Umsatz und Gewinn zu verringern bzw. möglichst gering zu halten.

Betrachten Sie die Entwicklung der Einkäufe über mehrere Jahre und versuchen Sie auch einen Ausblick in die Zukunft, z.B. in die nächsten 2 bis 3 Jahre. So erkennen Sie, in welche Richtung sich die Kosten entwickeln und in welchen Bereichen Sie dringend Kosten senken sollten beziehungsweise wo offensichtlich noch nicht alle Einsparmöglichkeiten ausgeschöpft sind.

2. Schritt: Ermitteln Sie die Güter, für die Sie am meisten ausgeben

Sie kennen nun Ihr Einkaufsvolumen. Stellen Sie im nächsten Schritt fest, welche Beschaffungsgüter welchen Anteil am Einkaufsvolumen ausmachen. Nutzen Sie dazu die ABC-Analyse. Die zeigt Ihnen, bei welchen Beschaffungsgütern Sie am meisten einsparen können - und das gilt auch für Dienstleistungen, die Sie zukaufen oder in Anspruch nehmen!

Tragen Sie alle Beschaffungsgüter sowie Mengen und Preise des aktuellen oder vergangenen Jahres in eine Liste ein. Sortieren Sie die Güter nach ihrem jährlichen Einkaufsvolumen, beginnend mit der größten (Wert-)Position und endend mit der kleinsten. Die Liste teilen Sie je nach Volumen in A-, B- und C-Güter. So sehen Sie, bei welchen Gütern Sie schon mit geringen Einsparungen je Stück in der Summe hohe Einsparungen erreichen.

So unterscheiden Sie A-, B- und C-Güter und Dienstleistungen

A-Güter: Die Güter/Dienstleistungen, die zusammen den höchstenAnteil an den Beschaffungs- oder Einkaufskosten ausmachen. Sie ermitteln sie, indem Sie die oberstenWerte addieren, bis die Ausgabensumme ca. 70 % der Gesamtausgaben ausmacht. Bei diesen Gütern können Sie schon mit wenigen Maßnahmen hohe Summen sparen. Typische A-Güter sind z.B. Rohstoffe oder Halbfertigteile.

B-Güter: Güter mit einer etwas geringeren Bedeutung. Die ermitteln Sie, indem Sie die weiteren Werte addieren, bis ca. 90 % des Beschaffungsvolumens erreicht sind.

C-Güter: Die übrigen Positionen. Diese Güter haben für das Unternehmen wertmäßig nur eine geringe Bedeutung, machen aber meist eine große Anzahl aus. Hier können Sie mit einzelnen Maßnahmen eher wenig sparen. In den meisten Betrieben zählen zu den C-Gütern vor allen Dingen Büromaterial und andere Verbrauchsmaterialien.

3. Schritt: Bewerten Sie Konditionen und Leistungsvermögen Ihrer Lieferanten

Finden Sie heraus, mit welchen Lieferanten Sie Ihre Einkaufskosten am besten senken können. Nicht zwangsläufig sind das die Lieferanten mit den niedrigsten Preisen. Denn mit der richtigen Strategie können Sie auch bei vermeintlich teuren Anbietern günstige Beschaffungskosten erzielen.

Überlegen Sie, welche Anforderungen ein guter Lieferant erfüllen muss, z. B. bezüglich Preiswürdigkeit, Qualität oder Liefertermintreue. Legen Sie fest, welche dieser Kriterien für Sie besonders wichtig sind, und gewichten Sie sie. Wenn Ihnen z. B. der Preis besonders wichtig ist, setzen Sie ihn mit 25 % an, für die etwas weniger wichtigen Konditionen 15%, für die Qualität 20%usw. In der Summe muss das Gewicht 100% ergeben. Für jedes Kriterium vergeben Sie einen Wert von 1 bis 10. 10 steht für eine besonders gute, 1 für sehr schlechte Leistungen.

Bewerten Sie alle derzeitigen Lieferanten nach diesem Schema. Halten Sie zudem fest,

  • welche Güter der Anbieter liefert bzw. welche Dienstleistungen er anbietet,
  • wie häufig er im Jahr (schätzungsweise) liefert/zum Einsatz kommt und
  • um welches Volumen es sich handelt.

So bekommen Sie gleichzeitig einen Überblick über wichtige und weniger wichtige Lieferanten.

Teilen Sie die Lieferanten in 2 Gruppen: „kritische“ und „unkritische“ Anbieter.

  • Ein kritischer Lieferant kann aufgrund seiner Marktmacht (bzw. Ihrer geringen Nachfragemacht) oder fehlenden Wettbewerbs z. B. Preise und Konditionen weit gehend diktieren. Bei solchen Lieferanten haben Sie nur geringe Verhandlungsmacht.
  • Ein unkritischer Lieferant muss sich gegenüber einer starken Konkurrenz durchsetzen. Mit ihm können Sie grundsätzlich über Preise, Konditionen und andere Bedingungen verhandeln.

4. Schritt: Formulieren Sie Ziele für Ihre Einsparungen

Im nächsten Schritt überlegen Sie, bei welchen einzelnen Gütern Sie welche Einsparungen erreichen können.Konzentrieren Sie sich zunächst auf die wertmäßig größten Positionen: die A-Güter und ggf. noch die 10 bis 20 größten B-Güter. Formulieren Sie für jedes einzeln untersuchte Beschaffungsgut ein konkretes Sparziel. Sie können aus Vereinfachungsgründen einen pauschalen Satz wählen, etwa 5 oder 10 %.

Beispiel: Zahlen Sie für ein Material derzeit nach Abzug aller Nachlässe 200 € pro Stück, kann das Ziel für das nächste Jahr lauten: Reduktion auf 185 € bzw. um 7,5%.

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