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Logistikleistungen einkaufen: Billig ist selten gut

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Wenn sich Einkäufer ans Verhandeln machen, sollten sie nicht nur die Preise, sondern auch die Lieferqualität im Hinterkopf haben. Zu Zeiten, als Unternehmen sich noch eigene Fuhrparks leisteten, war die Lieferqualität ohne Frage leichter zu überwachen und zu steuern. Doch eigene Fuhrparks sind heutzutage eine Rarität. Schon 2009 hatte die Unternehmensberatung CapGemini festgestellt: Knapp 90 % aller Unternehmen haben ihre nationalen und internationalen Transporte an externe Dienstleister abgegeben. Inzwischen werden es nicht weniger geworden sein Jens Holtmann Chefredakteur des „Einkaufsmanager” , gibt Ihnen heute Tipps, wie Sie den Überblick behalten.

Wenn sich Einkäufer ans Verhandeln machen, sollten sie nicht nur die Preise, sondern auch die Lieferqualität im Hinterkopf haben. Zu Zeiten, als Unternehmen sich noch eigene Fuhrparks leisteten, war die Lieferqualität ohne Frage leichter zu überwachen und zu steuern. Doch eigene Fuhrparks sind heutzutage eine Rarität. Schon 2009 hatte die Unternehmensberatung CapGemini festgestellt: Knapp 90 % aller Unternehmen haben ihre nationalen und internationalen Transporte an externe Dienstleister abgegeben. Inzwischen werden es nicht weniger geworden sein

Jens Holtmann Chefredakteur des „Einkaufsmanager” , gibt Ihnen heute Tipps, wie Sie den Überblick behalten. Ein unübersichtlicher Markt
Das Ergebnis dieser Outsourcing-Welle: Speditionsunternehmen gibt es wie Sand am Meer. In Deutschland sind es rund 50.000 Unternehmen, von denen fast 60 % nicht mehr als 5 Mitarbeiter beschäftigen.

Selbst die Großen der Branche sind, gemessen an ihrem Marktanteil, nur vermeintliche Schwergewichte. Entsprechend unübersichtlich sind auch die Preis- und Servicekonditionen. Im Prinzip kocht jedes Unternehmen sein eigenes Süppchen.

Da wundert es nicht, wie der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) herausgefunden hat, dass bei vergleichbaren Leistungen die Preisunterschiede bei Luft- und Seefrachten 100 % ausmachen können(!) – bei nationalen und internationalen Straßenfrachten sind es immerhin noch bis zu 50 %.

Die meisten zahlen zu viel

Kein leichter Beschaffungsjob, bei diesem Durcheinander günstige Transportkonditionen (bei gleichzeitig hoher Lieferqualität!) auszuhandeln. Dabei lohnt sich der Aufwand durchaus. Der BME hat nämlich auch herausgefunden, dass durch Frachtverhandlungen mit bestehenden Partnern oder durch einen Dienstleisterwechsel im Schnitt 10 % eingespart werden können.

Auf lange Sicht verhandeln

Ähnlich wie beim Material- oder Rohstoffeinkauf geht es beim Logistikeinkauf nicht darum, dem Carrier per Vertrag den letzten Cent abzuquetschen.

Die 3 Hauptziele einer jeder Verhandlung sollten vielmehr sein, mit l1. leistungsstarken und 2. 2. zuverlässigen Partnern 3. langfristig zusammenzuarbeiten. Auf einer für beide Seiten zufriedenstellenden Kostenbasis, versteht sich. Denn bei aller Leistungsstärke: Ein Spediteur, der sich übers Ohr gehauen fühlt, wird mit großer Sicherheit kein zuverlässiger Partner sein – von einer langfristigen Zusammenarbeit ganz zu schweigen.

Beachten Sie: Diese Langfristigkeit empfiehlt sich schon deshalb, um Reibungsverluste durch einen ständigen Dienstleisterwechsel zu vermeiden. Zum einen ist der administrative Aufwand für eine entsprechende Suche groß (Ausschreibung, Auswahl, Verhandlung usw.), und zum anderen können die Dienstleister selbst erst durch eine längerfristige Zusammenarbeit eigene Transportabläufe und-kosten verbessern – was letztendlich ja auch immer dem eigenen Unternehmen zugutekommt.

Der Logistikeinkauf fängt im eigenen Betrieb an

Wer einen guten, zuverlässigen Spediteur in seinem Adressbuch stehen hat, kann sich freuen. Wer keinen hat, sollte nicht gleich zum Branchenbuch und Telefonhörer greifen, sondern erst einmal den Anbietermarkt mit seinen aktuellen Konditionen näher unter die Lupe nehmen.

Nicht zu vergessen die Strukturen und Details der eigenen Einkaufsprozesse – inklusive der internen Warenbewegungen.

Die Ausschreibung ist der nächste Schritt

Mit diesem Hintergrundwissen können Sie Ihre Ausschreibungen viel genauer formulieren: welche Transportleistungen Sie im Einzelnen von den Anbietern erwarten und zu welchen Konditionen. Der eigentliche Ausschreibungsvorgang unterscheidet sich dann kaum von den bekannten Lieferantenausschreibungen: Eine Auswahl potenzieller Logistikdienstleister erhält erst Ihre Unterlagen, und nach eingehender Prüfung aller zurückgesandten Angebote wählen Sie die Logistikunternehmen aus, die Ihren Vorstellungen (Preis) und Anforderungen (Qualität) am nächsten kommen.

Bevor es ans Verhandeln geht – Teil 1

Es sei noch einmal gesagt: Die Optimierung aller innerbetrieblichen Transportabläufe ist die Voraussetzung, um Logistikleistungen günstig einzukaufen.

Im Detail wird diese Optimierung je nach Unternehmen unterschiedlich ausfallen, enthalten sollten sie auf jeden Fall diese 5 Grundschritte:

  1. Schaffen Sie sich eine präzise Datenbasis. Nehmen Sie als Grundlage die wichtigsten Eckdaten der letzten Jahre (Welches Produkt verursacht welche Frachtkosten? Wo sind die Transportkosten besonders hoch? Wie haben sich die Verhältnisse von Frachtkosten zur Tonnage und von der Tonnage zum Umsatz entwickelt? Wie hoch sind die durchschnittlichen Kosten pro Transportauftrag und die durchschnittlichen Transportzeiten pro Auftrag? Wie gut oder schlecht sind die Transportmittel ausgelastet? Wie hoch sind Schadenund Schwundquote? etc.).
  2. Standardisieren Sie alle Angebote. Am besten nach Serviceart, Region, Transportstrecke etc. Prüfen Sie vorab, wie groß Sie Ihren Anfrageradius stecken. Lohnt sich zum Beispiel ein ostdeutscher Anbieter, wenn Sie in Nordrhein- Westfalen sitzen?
  3. Analysieren Sie alle Nebenkosten. Achten Sie schon im Angebotsstadium auf mögliche Aufschläge oder verdeckte Kosten. Oft deklarieren Logistiker Standardaufgaben als Zusatzleistungen (Verpackung, Zwischenlagerung) und lassen sie sich entsprechend vergüten.
  4. Benennen Sie alle Prozesse genau. Und dokumentieren Sie sie schriftlich! Beispielsweise: Wann erfolgt der Gefahrenübergang? Wer trägt die Versicherungskosten, wer be- und entlädt die Fracht?
  5. Legen Sie Kennzahlen für die Lieferqualität fest. In späteren Auswahlverfahren helfen Ihnen diese Zahlen unter anderem, die Spreu vom Weizen der zuverlässigen und leistungsfähigen Logistikpartner zu trennen.

Bevor es ans Verhandeln geht – Teil 2

Spielen Sie die unterschiedlichen Szenarien und die Handlungsalternativen der wichtigsten Transportprozesse noch einmal durch – je genauer, desto besser!

Fragen Sie sich ganz gezielt: Was wäre, wenn? Diese Simulation können Vergleiche von einzelnen Transportstrecken oder -arten sein, aber auch komplexe Fragestellungen. Wie zum Beispiel:

  • Was wäre, wenn wichtige Einkaufswaren zukünftig nicht mehr mit Lkws angeliefert würden, sondern mit der Bahn?
  • Was wäre, wenn für Warensendungen aus Tschechien nicht Hausspediteur X eingesetzt wird, sondern das Unternehmen Z?
  • Was wäre, wenn der Zulieferer alle Transportaufgaben selbst übernimmt: Wie entwickeln sich dann die Frachtkosten?
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