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Für Verhandlungen gibt es viele Vergleiche. Sie sind Boxkämpfe, Pokerrunden und im übelsten Fall auch Schlammschlachten. So oder so, ohne solide...

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Steigern Sie Ihre Verhandlungskompetenz beim Einkauf von Logistikdienstleistungen - und sorgen Sie so für kontinuierlich gute Preise

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In Zeiten stark steigender Preise haben Sie als Einkäufer alle Chancen in der Hand, um zum ungekrönten Helden zu werden. Der Grund liegt auf der Hand. Sie sind jetzt die wichtigste Schaltstelle, um das Betriebsergebnis abzusichern. Denn in kaum einer Jahresplanung sind so stark steigende Energie-, Beschaffungs- und Rohstoffpreise berücksichtigt.

Andererseits setzt Sie dies auch einem gewissen Erfolgsdruck beim Einkauf aus. Das besondere Augenmerk liegt dabei nicht nur auf der Beschaffung von Rohmaterial, Halbzeugen, Fertigteilen sowie den Hilfs- und Betriebsstoffen, sondern auf dem Dienstleistungseinkauf. Und hierzu gehört alles, was Sie - im wahrsten Sinne des Wortes - rund um die Unternehmens- und Warenlogistik bewegen.

Gerade beim Einkauf von Dienstleistungen gibt es in jeder Firma „schwarze Löcher“ in der Ausgabenstruktur, weil außerhalb genehmigter Vereinbarungen oder aufgrund ungültiger, veralteter Verträge bestellt wird. Zusätzlich gibt es hierzu meistens keine einheitliche Vorgehensweise und es mangelt an Transparenz.

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Dienstleistungen sind anders

Beim Einkauf von Produkten gibt es Daten- oder Informationsblätter (Spezifikation), mit deren Hilfe es einfach zu ermitteln ist, was das Produkt kann und was nicht. Bei einer Dienstleistung ist das schwieriger zu beschreiben.

Ein einfaches Beispiel: Sie wollen eine Maschine gereinigt haben. Aber wie beschreiben Sie die erwartete Leistung so, dass die Maschine nachher sauber ist? Da Dienstleistungen auch nicht gelagert werden können, müssen sie immer so eingekauft werden, wie sie gerade gebraucht werden. Der immaterielle Charakter von Dienstleistungen macht einen großen Unterschied zum Einkauf von Produkten aus.

Ein weiteres Problem in der Praxis ist der bereits bestehende Kontakt derjenigen, die eine Dienstleistung brauchen (Bedarfsträger) zum Lieferanten. Oft gibt es da auch (langjährige) persönliche Beziehungen. Das macht es schwierig für den Einkauf, objektiv an die Sache heranzugehen, vor allem wenn es schon Vorgespräche gab.

Beachten Sie: Objektivität ist eines der wichtigsten Kriterien im Einkauf, wenn Top-Ergebnisse erzielt werden sollen. Oft läuft es in der Praxis aber ganz anders ab: Der Bedarfsträger geht direkt zum Lieferanten, den er schon seit Jahren kennt, verhandelt und vergibt den Auftrag. Im schlechtesten Fall stellt er fest, dass die Kosten explodieren.

In diesem Moment fällt ihm der Einkauf ein, aber was soll dieser dann noch ausrichten? Der Auftrag ist vergeben und der vertragsrechtliche Rahmen nicht oder nur mangelhaft geklärt. Aber das kennen Sie ja bereits aus eigener Erfahrung.

Der Einkauf muss von Anfang an in den Beschaffungsvorgang eingebunden sein. Nur so schafft er es, diesen Prozess einkaufsstrategisch zu lenken. In diesem Prozess müssen der Bedarfsträger und ein „Neutraler“ aus dem Einkauf schon am Anfang schriftlich definieren: Was wollen wir? Diese Form der Zusammenarbeit bei abteilungsübergreifenden Einkaufsvorgängen muss von der Geschäftsleitung zum „Gesetz“ erklärt werden. Geschieht das nicht, werden weiterhin viele Bedarfsträger der Versuchung, direkt an den Lieferanten heranzutreten, nicht widerstehen können.

Die Hauptprobleme in der Praxis sind hier das Abteilungsdenken und die persönlichen Befindlichkeiten, sowohl auf Seiten der Bedarfsträger als auch bei den Einkäufern. Dabei geht es doch nur um ein Ziel: zum Wohl der Firma die spezifizierte Leistung zu einem akzeptablen Preis zu beschaffen.

Die anderen Abteilungen merken meist schnell, dass es sich lohnt, wenn der Einkauf von Anfang an mit dabei ist. Die positiven Erfahrungen des ersten Projekts fördern dann wieder die frühe Einbeziehung des Einkaufs in weitere Projekte und die Akzeptanz des Einkaufs steigt weiter.

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