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Recht im Einkauf: So sicher ist die digitale Signatur im E-Mail-Verkehr

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Nicht nur unter Einkäufern nimmt der E-Mail-Verkehr zu. Immer häufiger werden auch rechtlich bindende Vereinbarungen auf diesem Weg getroffen. Doch rechtlichen Beweiswert hat eine E-Mail nur, wenn sie mit einer digitalen Signatur versehen ist - was bisher allerdings noch kaum der Fall ist.

Um bei diesem Thema Klarheit zu schaffen, hat der Einkaufsmanager die wichtigsten Aspekte für Sie zusammengefasst:

So funktioniert die digitale Signatur

Will der Absender eines Textes diesen mit seiner digitalen Signatur versehen, ruft er hierzu ein Unterschriftenprogramm auf. Das berechnet aus dem Text einen bestimmten Rechenwert. Dann ruft der Absender seinen privaten, nur ihm bekannten Schlüssel auf, der entweder auf der Festplatte oder einer Chipkarte abgelegt ist. Diesen Schlüssel hat der Absender von einer Zertifizierungsstelle (z. B. Post AG) erhalten, bei der er sich hierzu persönlich ausweisen musste.

Aus diesem privaten Schlüssel und dem auf den Text bezogenen Rechenwert wird nunmehr ein Rechenergebnis berechnet. Dieses Rechenergebnis passt nur auf diesen Text - verknüpft mit dem privaten Schlüssel. Nur eine kleine Veränderung des signierten Textes - und sei es nur das Hinzufügen eines Zeichens - würde zu einem anderen Rechenergebnis führen.

Der Absender sendet seinen signierten Text nunmehr an den Empfänger. Dieser kann jetzt mit Hilfe des öffentlichen Schlüssels überprüfen, ob der empfangene Text vom Absender stammt und unverändert ist. Den öffentlichen Schlüssel erhält der Empfänger entweder direkt vom Absender oder über öffentlich erreichbare Telekommunikationsverbindungen, z. B. über einen Public-Key-Server. Nur wenn der empfangene Text völlig unverändert ist, teilt das Prüfprogramm ein positives Prüfergebnis mit (z.B. „Signatur korrekt“ oder „Text authentisch“). Wurde dagegen während der Übertragung eine Veränderung am Text oder an der Unterschrift vorgenommen, meldet das Prüfprogramm, dass die Signatur nicht korrekt ist.

Beweiswert der digitalen Signatur

Die dargelegte Funktionsweise der digitalen Signatur zeigt bereits, dass ihr ein wesentlich höheres Sicherheitsniveau zukommt als zum Beispiel einer Telekopie (Telefax). Zusätzlich wird der Beweiswert der digitalen Signatur durch das Signaturgesetz und die Signaturverordnung erhöht, die die Anforderungen an die digitale Signatur regeln.

Inzwischen ist im Rahmen der Umsetzung einer entsprechenden EU-Richtlinie auch im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) und in der Zivilprozessordnung (ZPO) eine weitgehende Gleichstellung von digital signierten mit handschriftlich unterzeichneten Dokumenten erfolgt. So sind z.B. die Schriftformregelungen aus dem BGB (§§ 126 ff. BGB) dahingehend ergänzt worden, dass die gesetzliche Schriftform durch die sog. qualifizierte digitale Signatur (diese unterliegt besonderen Sicherheitsvorschriften nach dem Signaturgesetz) und die vertragliche Schriftform durch eine sog. einfache digitale Signatur ersetzt werden können.

Die für die Beweisbarkeit von Vertragsabschlüssen wichtigste Bestimmung ist in die ZPO aufgenommen worden. Nach dem neu eingefügten § 292a ZPO begründet eine mit einer qualifizierten Signatur versehene und entsprechend dem Signaturgesetz geprüfte Willenserklärung den Anschein der Echtheit der Erklärung. Dieser Anscheinsbeweis kann nur durch Tatsachen erschüttert werden, die es ernsthaft als möglich erscheinen lassen, dass die Erklärung nicht mit dem Willen des Signaturschlüssel-Inhabers abgegeben worden ist.

Wenn also ein Lieferant behauptete, er habe nie eine Auftragsbestätigung gesendet, dann hätte der Einkäufer sehr gute Chancen, zu seinem Recht zu kommen, wenn die E-Mail-Auftragsbestätigung mittels einer qualifizierten digitalen Signatur auf Basis des Signaturgesetzes unterzeichnet worden wäre. Es ist davon auszugehen, dass dem Einkäufer in diesem Fall der Beweis der Echtheit und Unverfälschtheit der Auftragsbestätigung und damit der Nachweis über das Zustandekommen des Vertrages gelingen würde.

Einkaufsmanager-Empfehlung: Beachten Sie, dass bei nicht digital signierten Dokumenten eine erhebliche Rechtsunsicherheit im Hinblick auf die Beweisbarkeit des Vertragsabschlusses besteht. Auf der sicheren Seite sind Sie derzeit nur mit digitaler Signatur.

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