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Schnittstellenmanagement: Bevor es quietscht

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Die Welt ist dazu da, um sich zu verändern, sagte mal ein kluger Kopf. Genauso ist es mit dem Einkauf. In einer wachstumsorientierten Wirtschaft reicht es nicht mehr aus, ein passabler Kaufmann zu sein. Heute kommen gute Netzwerkerqualitäten hinzu – mindestens.

Schnittstellen sind kompliziert und störanfällig Entstanden sind sie durch eine im Laufe der Zeit stets fortschreitende Arbeitsteilung, Stichwort: Abnahme der Wertschöpfungsdichte innerhalb von 20 Jahren um 10 %.

Dadurch sind immer mehr Schnittstellen entstanden, ob betriebsintern (zwischen Mitarbeitern, Abteilungen und Geschäftsbereichen) oder -extern (zwischen Unternehmen und Lieferanten bzw. zwischen Unternehmen und Kunden). Es ist geradezu logisch, dass mit dem zahlenmäßigen Anschwellen dieser Schnittstellen auch ihr Konfliktpotenzial anschwoll. Im Wesentlichen geht es dabei immer wieder um die gleichen Probleme

  • Die einzelnen Verantwortungsbereiche sind weder deutlich formuliert noch voneinander abgegrenzt.
  • Die Informations- und Kommunikationskanäle sind unvollständig und/oder fehlerhaft.
  • Die räumlichen Distanzen sind zu groß und behindern Abläufe und Prozesse.
  • Motivationen und Qualifikationen der Betroffenen sind zu unterschiedlich.
  • Die Arbeitsstile der Mitarbeiter/Abteilungen/ Unternehmen differieren zu stark.

Lieferketten sind die größten Schnittstellen ... ... und für den Einkauf die größte Herausforderung

Denn bei zunehmender Volatilität der Märkte nach guter alter Einkäuferart noch härter zu verhandeln, ist Schnee von gestern. Auch das sei wiederholt: Die größten Einsparpotenziale stecken in den Prozessen, nicht in den Preisen! Und da gibt es im Beschaffungsgeschäft kaum Prozesse mit mehr Potenzial als Lieferketten.

Ein funktionierendes Supply-Chain-Management (SCM) bringt heute die Einkaufserfolge, die mit reiner Preisdrückerei nicht mehr zu schaffen sind.

Beachten Sie: Der Irrtum ist weit verbreitet, Lieferketten würden beim Zulieferer beginnen. Sie beginnen aber schon im eigenen Unternehmen! In den Entwicklungsabteilungen, um es genau zu sagen. Jeder Fehler, der dort bei der Produktentwicklung oder -verbesserung gemacht wird, schlägt in den weiteren Prozessstufen mit dem Kostenfaktor 10 zu Buche!

Schnittstellen-Sicherung ist ein Muss!

Die Globalisierung hat es mit sich gebracht, dass Großserienproduktionen (bis auf den Autobau) größtenteils ins Ausland abgewandert sind. Deutschland und Europa sind eine Domäne des kleinteiligen Spezialbaus mit sich vervielfachten Prozessschritten – und ebenfalls vervielfachten Supply Chains. Hier den Überblick zu behalten und Störungen zu vermeiden ist gar nicht so leicht. Deshalb ist das A und O eines funktionierenden Schnittstellen-Managements die Sicherung genau dieser Prozesse.

Alles auf Anfang

Der erste Schritt ist nun keineswegs, sich wegen dieser Prozesssicherung sofort eine (teure) SCM-Software zuzulegen.

Sofern nicht schon geschehen, müssen Sie zuallererst an die Grundstrukturen Ihres Betriebs heran. Es ist ja nicht so, dass die anderen Abteilungen und Fachbereiche nicht genauso an der Optimierung ihrer Prozesse arbeiten würden. Nur bosselt dabei (meist) jeder vor sich hin, ohne das große Ganze im Auge zu haben. In der Regel müssen Sie deshalb erst einmal die innerbetrieblichen Informationsflüsse transparent machen, zusammenführen und miteinander verzahnen.

Praxis-Tipp: Vereinbaren Sie mit den Betroffenen (Mitarbeiter, Kollegen, Lieferanten) verbindliche Kommunikationsregeln, und Sie haben bereits ein großes Schnittstellenproblem aus der Welt geschafft.

An diesen Stellrädern müssen Sie drehen, um Reibungsverluste zu verhindern:

  1. Reduzieren Sie vor allem die internen oder vertikalen Schnittstellen innerhalb des Teams, der Abteilung oder des Unternehmens (die externen oder horizontalen Schnittstellen zwischen Unternehmen und Lieferanten werden dagegen eher zunehmen).
  2. Fassen Sie Schnittstellen zusammen. So bekommen Sie interne und externe Prozesse räumlich, zeitlich und funktional besser in den Griff.
  3. Koordinieren Sie Schnittstellen genauer, und zwar ebenfalls in räumlicher, zeitlicher und funktionaler Hinsicht.
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