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Vorsicht bei der Formulierung von Abnahmeprotokollen!

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Viele Abnahmeprotokolle enthalten eine Angabe zum Verjährungszeitraum oder zum Verjährungsende, zum Beispiel die Formulierung: „Die Frist für die Geltendmachung der Mängelansprüche endet am …“ oder „Die Gewährleistung endet am …“.

Den entsprechenden Eintrag über das konkrete Ende der Gewährleistung im Abnahmeprotokoll nimmt dann der zur Abnahme berechtigte Mitarbeiter vor.

Das ist meist nicht derjenige, der den Vertrag gezeichnet hat (Einkauf), sondern derjenige, der im Unternehmen die Leistung angefordert hat (z. B. Technik).

Insofern besteht hier die Gefahr, dass im Abnahmeprotokoll eine kürzere Verjährungsfrist eingetragen wird, als vertraglich vereinbart worden ist.

Genau das ist in einem Fall passiert, über den das Oberlandesgericht (OLG) Braunschweig mit Urteil vom 20.12.2012 (Az. 8 U 7/12) wie folgt entschieden hat: Die Gewährleistungsfrist kann durch Vereinbarung im Abnahmeprotokoll verkürzt werden!

Den Volltext finden Sie unter: dejure.org (Stichwort in der Suchmaschine „8 U 7/12“).

Der Leitsatz des OLG

„Weicht die in einem Abnahmeprotokoll individuell angegebene Gewährleistungsfrist von der gesetzlichen oder der ursprünglich vereinbarten Frist ab, ist die im Abnahmeprotokoll angegebene Frist maßgeblich, wenn das Protokoll von den Vertragsparteien unterzeichnet wird.“

Der zugrunde liegende Fall

In dem der Entscheidung des OLG zugrunde liegenden Fall hatten die Vertragsparteien eines Bauvertrags eine Gewährleistungsfrist von 5 Jahren vereinbart.

Die Abnahme erfolgte am 5.6.2003. Im Abnahmeprotokoll, das von einem Mitarbeiter des Auftraggebers sowie einem Vertreter des Auftragnehmers unterzeichnet worden war, hieß es: „Gewährleistung: Ende der Gewährleistung 4.6.2008“.

Am 5.6.2008 ging dem Auftragnehmer eine Mängelrüge des Auftraggebers zu. Der Auftragnehmer machte die Einrede der Verjährung geltend.

Dagegen wendete der Auftraggeber ein, nach dem Vertrag ende die Verjährungsfrist erst mit Ablauf des 5.6.2008. Die Angabe des Verjährungsendes im Abnahmeprotokoll sei nicht bindend.

Es handele sich hierbei um ein Versehen. Außerdem habe sein Mitarbeiter ohne Vertretungsvollmacht gehandelt.

Die Entscheidung des OLG

Nach Ansicht des OLG ist die Angabe des Endtermins der Gewährleistungsfrist im Abnahmeprotokoll als individuelle Vereinbarung über die Verjährung der Mängelansprüche zwischen den Vertragsparteien anzusehen.

Demnach sei die ursprünglich 5 Jahre, also bis zum 5.6.2008, 24 Uhr, laufende Frist um einen Tag verkürzt worden. Die Unterzeichnung des Protokolls stelle nicht nur eine Wissenserklärung, sondern eine Willenserklärung dar, da sie auf die Klarstellung der Gewährleistungsfrist gerichtet sei.

Den Einwand des Auftraggebers, der Mitarbeiter habe vollmachtlos gehandelt, ließ das OLG nicht gelten. Der Auftraggeber müsse sich das Handeln der Person, die er als Vertreter für die rechtsgeschäftliche Abnahme entsendet, nach den Grundsätzen der Anscheinsvollmacht zurechnen lassen.

Jedenfalls aber hätte der Auftraggeber dem ihm zugesendeten Protokoll unverzüglich widersprechen müssen. Da er das nicht getan hat, kann er sich später nicht mehr auf die fehlende Vollmacht seines Mitarbeiters berufen (siehe hierzu auch Urteil des Bundesgerichtshofs vom 27.1.2011, Az.VII ZR 186/09).

Praxishinweis

Verzichten Sie am besten komplett auf eine Angabe zur Verjährungsfrist im Abnahmeprotokoll! Eine solche Angabe ist auch gar nicht erforderlich.

Auch im Hinblick darauf, dass sich die Verjährungsfristen im Einzelfall durch Hemmung oder Neubeginn der Verjährungsfrist verlängern können, ist die Angabe des Endes der Verjährungsfrist im Abnahmeprotokoll sehr gefährlich.

Sollte es dennoch im Einzelfall zu einer Angabe zur Verjährungsfrist im Abnahmeprotokoll gekommen sein, prüfen Sie diese Angabe nach Erhalt des Protokolls unverzüglich sorgfältig und formulieren Sie gegebenenfalls einen schriftlichen Widerspruch.

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