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Zeitmanagement für Einkäufer: 5 praktische Tipps und Tricks zum Zeit sparen

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Der normale Arbeitstag eines Angestellten hat 8 Stunden, bei Führungskräften und Unternehmern können es schon mal 10 bis 12 Stunden sein. Ob 8 oder 12 Stunden - am Ende des Tages bleibt oft das Gefühl, dass man in der gegebenen Zeit eigentlich viel mehr hätte erreichen können. Der folgende Beitrag aus dem Einkaufsmanager zeigt Ihnen, wie Sie mit professionellem Zeitmanagement als Einkäufer mehr aus Ihrem Tag machen.

Der normale Arbeitstag eines Angestellten hat 8 Stunden, bei Führungskräften und Unternehmern können es schon mal 10 bis 12 Stunden sein. Ob 8 oder 12 Stunden - am Ende des Tages bleibt oft das Gefühl, dass man in der gegebenen Zeit eigentlich viel mehr hätte erreichen können. Der folgende Beitrag aus dem Einkaufsmanager zeigt Ihnen, wie Sie mit professionellem Zeitmanagement als Einkäufer mehr aus Ihrem Tag machen.

Tipp 1: Vermeiden Sie Unterbrechungen

Kennen Sie das? Sie sind konzentriert und beschäftigen sich mit einer für Sie wichtigen Aufgabe. Nun kommt alle drei Minuten jemand herein und unterbricht Sie. Da ist es schnell vorbei mit der Konzentration. Jedes Mal nachdem Sie von einem anderen Menschen unterbrochen wurden, brauchen Sie einige Minuten, um wieder mit der gleichen Konzentration weiterzuarbeiten wie vorher. Deswegen gilt: Vermeiden Sie Unterbrechungen.

Bleiben Sie deshalb konsequent bei Ihrer momentanen Aufgabe. Wenn Sie jemand stört, dann sagen Sie demjenigen freundlich, dass Sie im Augenblick keine Zeit haben. Vereinbaren Sie mit dem 'Störenfried' einen anderen Zeitpunkt, an dem Sie sich mit seinem Thema beschäftigen. Aber tun Sie es nicht sofort. Das verschafft Ihnen Ruhe und obendrein Respekt.

... und sorgen Sie dafür, ungestört zu bleiben. Wenn Sie allein in einem Zimmer sitzen, können Sie auch ein Schild an die Tür hängen, das anderen sagt, dass Sie jetzt nicht gestört werden wollen. Schalten Sie auch den Anrufbeantworter an, denn oft reißt uns das Telefon aus der Arbeit. Wollen Sie ganz sicher sein, dass Sie nicht gestört werden, dann ziehen Sie sich doch einfach an einen 'unbekannten' Ort zurück. Das könnte eine Bibliothek oder das Büro eines Kollegen sein.

Tipp 2: Planen Sie ausdrücklich 'stille Stunden' mit ein
Planen Sie einige 'stille Stunden' am Tag, an denen Sie völlig ungestört sein wollen. In diesen ruhigen und störungsfreien Zeiten können Sie deutlich mehr schaffen als sonst.

Für Ihre stillen Stunden eignen sich am besten die frühen Morgenstunden oder der Abend. Planen Sie ganz bewusst diese ein oder zwei Stunden in Ihren Tagesablauf mit ein. Wenn Sie ein Zeitplanbuch oder einen Terminkalender haben, tragen Sie Ihre stillen Stunden dort wirklich ein und behandeln Sie diesen Termin so wie eine Verabredung mit einer anderen Person.

Bitten Sie andere, Ihnen dabei zu helfen, Ihre stillen Stunden zu haben. Für Ihre stillen Stunden können Sie sich abschirmen lassen. Diese Aufgabe könnte z. B. Ihr Lebenspartner, ein Kollege oder Ihre Sekretärin für Sie erledigen.

Diese Menschen können Anrufe entgegennehmen, Rückrufe vereinbaren und Störenfriede abwimmeln.

Tipp 3: Nutzen Sie Ihre Leistungshochs
Jeder Mensch hat eine persönliche Leistungskurve, d. h., er ist zu bestimmten Tageszeiten leistungsfähiger als zu anderen. Viele Menschen haben z.B. ein Leistungshoch zwischen 8.00 und 12.00 Uhr, sacken dann mit ihrer Leistungsfähigkeit mittags ab und haben ein weiteres Leistungshoch zwischen 18.00 und 21.00 Uhr, das gefolgt wird von einem weiteren Leistungstief am späten Abend. Das sind natürlich nur verallgemeinerte Werte.

Jeder Mensch hat seine eigene, ganz persönliche Leistungskurve. Bestimmen Sie Ihre persönliche Leistungskurve. Finden Sie heraus, wie Ihre persönliche Leistungskurve aussieht. Dazu können Sie einige tagelang jeweils stündlich aufschreiben, wie leistungsfähig und konzentriert Sie sich fühlen.

Sie können für jeden Tag eine Tabelle mit einzelnen Stundenkästchen verwenden und jeweils Ihre Leistungsfähigkeit mit Schulnoten bewertet in die Tabelle eintragen. So bekommen Sie schnell ein Gefühl dafür, zu welchen Tageszeiten Sie in Topform sind.

Legen Sie wichtige Aufgaben in Ihr Leistungshoch. Sie können Ihr Leistungshoch gezielt ausnutzen, indem Sie Ihre wichtigsten Aufgaben erledigen, wenn Sie in Bestform sind. Zu den Zeiten am Tag, an denen Sie ein Leistungstief haben, können Sie Routinearbeiten erledigen. So nutzen Sie Ihre Fähigkeiten optimal.

Tipp 4: Halten Sie sich an Ihre Zeitlimits
Ganz gleich, ob Sie eine Aufgabe erledigen, einen geschäftlichen Termin wahrnehmen oder eine Besprechung haben: Setzen Sie sich immer ein Zeitlimit und halten Sie es konsequent ein. Wir brauchen in der Regel für eine Aufgabe immer so lange, wie wir Zeit haben.

Es gibt eine scheinbar unerklärliche Wechselwirkung zwischen der Zeit, die uns für eine Aufgabe zur Verfügung steht, und der Zeit, die wir tatsächlich dafür brauchen. Meist benötigen wir genau so viel Zeit, wie uns zur Verfügung steht. Achten Sie einmal bei sich selbst darauf: Es ist tatsächlich so! Wenn Sie sich also vornehmen, eine Aufgabe in einer bestimmten Zeitspanne zu erledigen, dann werden Sie wahrscheinlich auch genau diese Zeit dafür in Anspruch nehmen. Und genau deswegen ist eine wohl überlegte Zeitplanung auch von einzelnen Aufgaben sinnvoll.

Zeitlimits fokussieren unseren Arbeitsstil
Es gibt noch einen weiteren positiven Nebeneffekt, wenn wir uns für unsere Arbeitsschritte ein Zeitlimit setzen und diszipliniert auf die Einhaltung dieser Zeit achten: Wir arbeiten konzentrierter und fokussierter auf die konkrete Aufgabe hin und lassen uns weniger ablenken. Machen Sie es sich also am besten zur Gewohnheit, vor jeder Aufgabe und vor jeder Besprechung ein Zeitlimit festzusetzen und versuchen Sie, dieses Limit diszipliniert einzuhalten.

Tipp 5: Teilen Sie große Aufgaben in sinnvolle Teilaufgaben auf
Große Aufgaben wirken allein schon wegen ihres Umfangs oft so, als ob sie überhaupt nicht zu schaffen wären. Bei vielen Menschen führt das dazu, dass sie gar nicht erst anfangen wollen.

Für dieses Problem gibt es ein Gegenmittel: Teilen Sie die große Aufgabe in kleinere Teilaufgaben auf und erledigen Sie diese einzeln. Wenn Sie eine große Aufgabe vor sich haben, gehen Sie also wie folgt vor: Sie fragen sich, aus welchen einzelnen Tätigkeiten oder Teilschritten die jeweilige Aufgabe besteht. Diese einzelnen Schritte schreiben Sie auf und erledigen sie Schritt für Schritt, bis Sie Ihre große Aufgabe erledigt haben

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