Wie Sie ein erfolgreiches Angebot schreiben
Was ist ein Angebot?
Im kaufmännischen Bereich bezieht sich ein Angebot auf eine förmliche Präsentation von Informationen über ein Produkt oder eine Dienstleistung, die einem potenziellen Kunden unterbreitet wird. Es umfasst detaillierte Angaben zu den Produktspezifikationen, Preisen, Lieferbedingungen, Zahlungsmodalitäten und anderen relevanten Informationen. Wenn Sie ein Angebot schreiben, ist es das Ziel, dem Kunden alle erforderlichen Informationen zu geben, damit er eine informierte Kaufentscheidung treffen kann. Das Erstellen des Angebotsschreibens erfolgt vom Unternehmen, um Transparenz und Klarheit in Geschäftsverhandlungen zu schaffen und eine Grundlage für die Abwicklung von Geschäftsabschlüssen zu bieten. Ihre Angebotserstellung ist verbindlich, da aus dem Angebotsschreiben ein rechtlich bindender Kaufvertrag entsteht, sobald der Kunde es annimmt.
Wann ist es sinnvoll ein Angebot zu schreiben?
Ein Angebot zu schreiben ist ratsam, wenn eine detaillierte und formelle Präsentation von Produkten, Dienstleistungen oder Geschäftsbedingungen erforderlich ist, um einem potenziellen Kunden eine umfassende Übersicht zu bieten. In vielen Fällen, insbesondere bei bestehenden langjährigen Kunden, kann eine E-Mail ausreichend sein, um Angebote zu schreiben und zu übermitteln. Dies gilt vor allem, wenn die Geschäftsbeziehung bereits etabliert ist und das Vertrauen zwischen den Parteien hoch ist. Zudem können dadurch Zeit und Geld gespart werden. Eine E-Mail kann verwendet werden, um die wesentlichen Informationen, wie Preise, Rabatte und eventuelle Sonderkonditionen, zu kommunizieren und den Kunden zur Überprüfung und Zustimmung einzuladen. Dennoch ist es wichtig sicherzustellen, dass auch in einer E-Mail-Anfrage alle notwendigen Details klar und eindeutig dargelegt werden und die Formulierungen passen, um mögliche Missverständnisse zu vermeiden.
Checkliste: Was gehört alles in ein professionelles Angebot rein?
| Kopfzeile | Enthält den Namen, die Adresse und die Kontaktdaten des Unternehmens sowie das Angebotsdatum. Das Logo kann ebenfalls eingefügt werden, um das Schreiben zu kennzeichnen. |
| Kundendaten | Erfasst den Namen, die Adresse und die Kontaktdaten des Kunden, um eine eindeutige Identifizierung zu gewährleisten. |
| Betreff | Eine knappe Zusammenfassung des Angebots, die dem Kunden sofort den Inhalt des Dokuments verdeutlicht. |
| Produkt- oder Dienstleistungsbeschreibung | Eine ausführliche Erläuterung dessen, was angeboten wird, mit besonderem Fokus auf die Vorteile und Eigenschaften, die den Kunden ansprechen sollen. |
| Preis des Produkts | Bei einem Auftrag spielt der Preis eine entscheidende Rolle. Neben einer transparenten Aufschlüsselung des anfallenden Preises können zusätzlich mögliche Rabatte oder Zusatzkosten angegeben werden, um eine genaue Vorstellung vom finanziellen Aufwand zu bieten. |
| Zahlungsbedingungen | Definiert die akzeptierten Zahlungsmethoden, Zahlungsfristen und etwaige Ratenpläne, um die finanzielle Vereinbarung zu klären. |
| Liefer- oder Ausführungszeiten | Beschreibt den erwarteten Zeitrahmen für die Lieferung von Produkten oder die Durchführung von Dienstleistungen, um realistische Erwartungen zu setzen. |
| Gültigkeitsdauer | Gibt an, wie lange das Angebot seine Gültigkeit behält, um Kunden zu informieren, bis wann sie reagieren können. |
| Zusatzleistungen | Falls relevant, werden optionale Produkte oder Dienstleistungen aufgeführt, um dem Kunden zusätzliche Möglichkeiten anzubieten. |
| Garantien oder Rückgaberecht | Klärt Bedingungen für etwaige Garantien oder Rückgabemöglichkeiten, um Transparenz und Vertrauen zu fördern. |
| Unterschrift | Platz für die Unterschrift des Anbieters oder eine Genehmigung durch den Kunden, um die Rechtsgültigkeit zu verdeutlichen. |
| Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) | Diese enthalten die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmen und dem Kunden. Hier werden Bedingungen zu Zahlungen, Lieferungen, Haftungsausschlüssen, Datenschutz und anderen relevanten rechtlichen Aspekten festgehalten. |
Was sind die besten Tipps für ein besseres Angebot?
Neben dem Inhalt des Angebots kommt es auch auf viele Kleinigkeiten an, die ein gutes Schreiben von einem sehr guten unterscheiden. Hier die besten Tipps, die Ihr Angebot besser machen:
- Persönliche Anrede: Verwenden Sie eine persönliche Anrede, um eine individuelle Verbindung herzustellen und das Angebot persönlicher zu gestalten.
- Klare und präzise Beschreibung: Stellen Sie sicher, dass Ihre Produkt- oder Dienstleistungsbeschreibung klar und verständlich ist, um mögliche Missverständnisse zu vermeiden. Formulierungen spielen für einen erfolgreichen Auftrag eine große Rolle.
- Kundennutzen hervorheben: Betonen Sie die Vorteile und Lösungen, die Ihr Angebot dem Kunden bietet, um seinen Bedürfnissen gerecht zu werden.
- Individuelle Anpassung: Passen Sie das Angebot an die spezifischen Anforderungen und Wünsche des Kunden an, um ihm das Gefühl zu geben, dass sein Anliegen verstanden wurde.
- Professionelles Design: Achten Sie auf ein ansprechendes Layout und eine klare Struktur, um das Angebot visuell ansprechend zu gestalten.
- Klare Ansprechperson: Fügen Sie den Namen und die Kontaktdaten einer konkreten Ansprechperson hinzu, an die sich der Kunde für Rückfragen oder zur Bestätigung des Angebots wenden kann. Dies verleiht dem Angebotsschreiben eine persönliche Note und erleichtert die Kommunikation.
Wie lange ist ein Angebot nach BGB gültig?
Die §§ 146 bis 149 regeln, wie lange ein Angebotsschreiben gültig ist, insofern keine eigene Frist gesetzt wurde. Die Regelungen sehen wie folgt aus:
- Antragserstellung (§ 146 BGB): Ein Antrag (Angebot) wird von einer Person (Antragsteller) an eine andere Person (Antragsempfänger) gerichtet. Dieser Antrag kann mündlich, schriftlich oder auf andere Weise übermittelt werden.
- Antragannahme durch Anwesende (§ 147 BGB): Wenn der Antrag an einen Anwesenden gerichtet ist, kann er nur sofort angenommen werden. Das bedeutet, dass die Annahme unmittelbar nach dem Erhalt des Antrags erfolgen muss. Dies gilt auch für Anträge, die über Fernsprecher oder andere technische Einrichtungen von Person zu Person übermittelt werden.
- Antragannahme durch Abwesende (§ 147 BGB): Wenn der Antrag an eine abwesende Person gerichtet ist, kann er bis zu dem Zeitpunkt angenommen werden, in dem der Antragsteller unter normalen Umständen eine Antwort erwarten darf. In dieser Zeitspanne kann die Annahme erfolgen.
- Frist für die Annahme (§ 148 BGB): Falls der Antragsteller eine spezifische Frist für die Annahme des Antrags festgelegt hat, darf die Annahme nur innerhalb dieser festgelegten Frist erfolgen. Nach Ablauf dieser Frist erlischt das Angebot.
- Verspätete Annahme (§ 149 BGB): Falls die Annahmeerklärung dem Antragsteller verspätet zugeht, aber unter normalen Beförderungsbedingungen rechtzeitig angekommen wäre und der Antragsteller dies erkennen konnte, muss der Antragsteller die Verspätung unverzüglich nach Erhalt der Erklärung dem Annehmenden mitteilen. Unterlässt er diese Benachrichtigung, gilt die Annahme dennoch als nicht verspätet.
Die Gültigkeitsdauer eines Angebots hängt also von verschiedenen Faktoren ab, darunter ob der Antrag anwesend oder abwesend gestellt wird, ob eine Frist für die Annahme festgelegt ist und wie die zeitliche Abfolge der Kommunikation zwischen den Parteien aussieht. Es ist wichtig, die spezifischen Umstände und Bedingungen jedes Angebots zu berücksichtigen, um die genaue Gültigkeitsdauer zu bestimmen.
