Auftragsbestätigung: So formulieren Sie richtig
Wozu benötigen Sie eine Auftragsbestätigung?
Allein auf mündliche Absprachen sollten Sie sich jedoch nicht verlassen, weil Sie dann keine Beweise in der Hand haben. Schnell kann es zu Missverständnissen kommen. Typische Situationen:
- Der Kunde äußert im Laufe des Gesprächs immer neue Wünsche, sodass Sie eine Vielzahl von Einzelheiten beachten müssen.
- Der Kunde kann sich nicht entscheiden und schwankt zwischen verschiedenen Möglichkeiten.
- Sie haben den Kunden nicht richtig verstanden, weil er sich umständlich ausdrückt.
- Der Kunde legt es darauf an, seine Rechnungszahlung so lange wie möglich hinauszuzögern und behauptet, er habe den Auftrag anders erteilt.
Erledigen Sie den Auftrag deshalb nicht wie vom Kunden gewünscht und verweigert der Kunde die Zahlung, bleiben Sie auf den Kosten des Auftrags sitzen. Sichern Sie sich dagegen ab, indem Sie die Konditionen in einer Auftragsbestätigung zusammenfassen und vom Kunden unterschreiben lassen.
Wie bauen Sie Ihre Auftragsbestätigung auf?
Sie können Ihre Auftragsbestätigung kurz und knapp halten oder Sie nutzen sie beispielsweise auch, um dem Kunden zu danken und ihn auf weitere Angebote hinzuweisen. In jedem Fall empfiehlt es sich, die Auftragsbestätigung aus folgenden Bausteinen aufzubauen:
Anschrift: Richten Sie die Auftragsbestätigung direkt an Ihren Vertragspartner. Ist das eine Firma, schreiben Sie den Ansprechpartner dazu, mit dem Sie das Geschäft vereinbart haben.
Betreffzeile: Schreiben Sie “Auftragsbestätigung” und das Auftragsdatum bzw. eine Auftragsnummer in die Betreffzeile, auf die der Empfänger bei Fragen Bezug nehmen kann.
Anrede: Sprechen Sie Ihren Kunden mit seinem Namen an. Das wirkt persönlicher als eine Standardklausel wie “Sehr geehrte Damen und Herren”.
Einleitung: Beginnen Sie mit einem Dank und versprechen Sie dem Kunden, den Auftrag sorgfältig zu erledigen.
Angaben zum Vertragsinhalt: Beschreiben Sie Ihre Leistung bzw. Lieferung möglichst genau. Nennen Sie dabei unter anderem
- Anzahl/Menge der Bestellung,
- Liefer-/Leistungsdatum,
- Preis.
Bitte um Bestätigung: Wenn Sie ganz sicher gehen wollen, dass der Auftrag zustande kommt, bitten Sie den Kunden, die Auftragsbestätigung zu unterschreiben und an Sie zurückzufaxen oder eine unterschriebene Kopie zurückzuschicken.
Achtung: Die Unterschrift des Kunden ist unerlässlich, wenn die Auftragsbestätigung von dem abweicht, was vorher besprochen war. Dann enthält sie nämlich ein neues Vertragsangebot an den Kunden. Der neue Vertrag mit dem Kunden kommt erst durch die Unterschrift sicher zustande.
Beispiel: Ein Fliesenleger macht ein Angebot für eine Fliese zum Preis von 35 Euro pro Quadratmeter. Er befristet das Angebot allerdings bis zum 10. Februar. Am 15. Februar erteilt der Kunde den Auftrag. Der Fliesenleger bestätigt den Auftrag – berechnet allerdings neue Preise, da die gewünschte Fliese in der Zwischenzeit teurer geworden ist. Unterzeichnet der Kunde diese Auftragsbestätigung, kommt es zu einem neuen Vertrag.
Eine Auftragsbestätigung ist ein Geschäftsbrief
Die Auftragsbestätigung muss also alle Angaben enthalten, die gesetzlich für Geschäftsbriefe vorgeschrieben sind. Wenn Sie nicht ins Handelsregister eingetragen sind, müssen Sie
- Ihren Nachnamen und
- einen ausgeschriebenen Vornamen,
- bei mehreren Partnern bzw. Gesellschaftern zusätzlich einen Nachnamen der Teilhaber nennen (§ 15 b Gewerbeordnung).
Ist Ihr Unternehmen ins Handelsregister eingetragen, sind die Pflichtangaben etwas umfangreicher (§ 37 a Handelsgesetzbuch):
- Firma (z.B. GmbH)
- Sitz des Unternehmens (z. B. Hamburg)
- zuständiges Registergericht (z.B. Amtsgericht Bonn)
- die Nummer, unter der Sie ins Handelsregister eingetragen sind (z. B. HRB 12345)
- wenn Ihr Unternehmen eine GmbH ist, zusätzlich die Namen der Geschäftsführer (§ 35 a GmbH-Gesetz)
