Auftragsbestätigung: Inhalt, Form + Vorlage!

Was ist eine Auftragsbestätigung?

Bei einer Auftragsbestätigung handelt es sich um ein offizielles Dokument eines Unternehmens. Die Abteilung Verkauf wird in der Regel mit dem Erstellen der Auftragsbestätigung betraut. In der Folge wird die Auftragsbestätigung vom Verkäufer an den Kunden und Käufer versandt.

Der Zweck der Auftragsbestätigung besteht darin, die in Verhandlungen besprochenen Details einer Bestellung zu bestätigen. Die Auftragsbestätigung dient als rechtliche Absicherung für beide Parteien. Sie stellt sicher, dass Einigkeit über die Bedingungen des Kaufs besteht.

Nicht in jedem Fall muss es vor dem Versand einer Auftragsbestätigung zu Verhandlungen gekommen sein. Bei Käufen, die auf Grundlage einer veröffentlichten Preisliste oder über einen Onlineshop getätigt werden, wird ebenfalls in vielen Fällen automatisch eine Auftragsbestätigung vom Verkäufer an den Kunden übersandt.

Wann kommt eine Auftragsbestätigung zum Einsatz?

Auftragsbestätigungen werden genutzt, um Kunden die Bestellung von Waren oder Dienstleistungen zu bestätigen. Die folgenden 5 Geschäftsvorfalle haben in der Regel eine schriftliche Auftragsbestätigung zur Folge:

• Bei verschiedenen Angeboten zur Auswahl: Manchmal unterbreitet ein Verkäufer mehrere Angebotsvarianten. Nachdem sich der Kunde für eine Variante entschieden hat, erhält er eine Auftragsbestätigung. Die Auftragsbestätigung attestiert die ausgewählte Version.
• Bei einer Bestellung ohne vorheriges schriftliches Angebot: Wurde vorab kein Angebot erstellt, hält die folgende Auftragsbestätigung die Bestelldetails schriftlich fest.
• Bei Abweichungen oder Änderungen gegenüber dem ursprünglichen Angebot: Wurde das Angebot mündlich verändert (z. B. bei Preis, Menge, Artikel), ohne es schriftlich anzupassen, fungiert die Auftragsbestätigung als Nachweis und neues Angebot.
• Bei mündlichen Vereinbarungen: Wurde ein Auftrag telefonisch oder persönlich besprochen und liegen keine schriftlichen Unterlagen vor, dokumentiert die Auftragsbestätigung die getroffenen Vereinbarungen für den Kunden.
• Bei freibleibenden Angeboten, die der Kunde annimmt. Die Auftragsbestätigung bestätigt ein freibleibendes Angebot durch Annahme. Als freibleibende Angebote werden Angebote bezeichnet, die unverbindlich erfolgen. Ein freibleibendes Angebot verpflichtet den Verkäufer nicht zur Vertragserfüllung, da es sich rechtlich nicht um eine Willenserklärung handelt.

Ist eine Auftragsbestätigung für mich Pflicht?

In Deutschland besteht keine gesetzliche Pflicht, eine Auftragsbestätigung auszustellen. Entscheidet sich ein Verkäufer dafür, eine Auftragsbestätigung anzufertigen und zu versenden, sind die in der Auftragsbestätigung festgehaltenen Konditionen für beide Vertragspartner rechtlich bindend.

Inhalt einer Auftragsbestätigung – was steht drin?

Eine vollständige Auftragsbestätigung sollte die folgenden Angaben enthalten:

1. Namen und Adressen von Käufer und Verkäufer.
2. Datum, wann der Auftrag abgeschlossen wurde.
3. Detaillierte Beschreibung der bestellten Waren oder Dienstleistungen.
4. Preis, Lieferbedingungen und Zahlungsmodalitäten.
5. Verweis zu den geltenden Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB).

Was sind die formalen Anforderungen an Auftragsbestätigungen?

In Deutschland existiert keine gesetzliche Grundlage für das Erstellen von Auftragsbestätigungen. Trotzdem sollten die folgenden Punkte bei einer professionell aufgebauten Auftragsbestätigung in jedem Fall beachtet werden:

• Die Identität der Vertragsparteien muss klar erkennbar sein. In diesem Fall wird der Wille zur Vertragsbindung offensichtlich. Zudem können bei Streitigkeiten und Missverständnissen schnell die Verantwortlichen beider Vertragsparteien kontaktiert werden.
• Der Vertragsgegenstand und die vereinbarten Leistungen sollten im Detail und nachvollziehbar beschrieben sein. Fakten wie die Menge, die vereinbarte Qualität, Funktionalität, Kompatibilität und sonstige Merkmale müssen explizit schriftlich festgehalten sein.
• Preis, Liefertermine und sonstige wesentliche Vertragsbedingungen sollten in der Auftragsbestätigung aufgeführt werden, um Klarheit über die Vertragsinhalte zu schaffen.
• Eine Unterschrift unter der Auftragsbestätigung ist rechtlich nicht zwingend erforderlich. Mit einer Unterschrift kann gleichzeitig der Nachweis erbracht werden, dass Käufer und Verkäufer mit dem Angebot einverstanden waren. Bei einer elektronischen Bestätigung per Mail müssen die Anforderungen an elektronische Signaturen nach eIDAS-Verordnung (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) erfüllt sein.
• Der Wille zur Vertragsbindung muss klar zum Ausdruck kommen. Dies kann z. B. durch eine entsprechende Formulierung wie “Hiermit bestätigen wir den Auftrag…” geschehen.

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Sind Auftragsbestätigungen rechtlich bindend?

Auftragsbestätigungen sind rechtlich bindend, wenn sie dem ursprünglichen Angebot entsprechen und dieses nicht “freibleibend” war. Bei Abweichungen vom Angebot oder fehlender Zustimmung zur AGB kann der Kunde von der Auftragsbestätigung zurücktreten.

Unterschiedliche Angaben in Angebot und Auftragsbestätigung: Folge?

Unterschiedliche Angaben in Angebot und Auftragsbestätigung führen dazu, dass kein rechtskonformer Vertrag vorliegt. Ein Kaufvertrag wird erst rechtsgültig geschlossen, wenn eine Willensübereinstimmung der Parteien über die abweichenden Bedingungen vorliegt. Dies geschieht, wenn der Käufer die Auftragsbestätigung schriftlich bestätigt.

Was ist der Unterschied zwischen Auftragsbestätigung und Rechnung?

Eine Auftragsbestätigung und eine Rechnung unterscheiden sich in den folgenden Punkten voneinander:

• Zeitpunkt: Die Auftragsbestätigung erfolgt vor, die Rechnung nach der Leistungserbringung.
• Funktion: Die Auftragsbestätigung bestätigt den Vertragsabschluss. Die Rechnung fordert die Zahlung beim Käufer ein.
• Rechtliche Wirkung: Eine Auftragsbestätigung kann mit einer Willenserklärung gleichgesetzt werden. Sie ist ein bindendes Vertragsangebot. Die Rechnung kann als Zahlungsaufforderung an den Käufer definiert werden.

Die Auftragsbestätigung ist somit die Grundlage für die spätere Rechnungsstellung. Eine Auftragsbestätigung ist keine Rechnung und kann diese nicht ersetzen.

Muss die Auftragsbestätigung aufbewahrt werden?

In Deutschland muss eine Auftragsbestätigungen wie alle anderen geschäftsrelevanten Dokumente zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Auftragsbestätigung ausgestellt wurde. Dies bestimmt der § 257 des Handelsgesetzbuches (HGB).