Angebot erstellen: Aufbau und Tipps
Was ist das Ziel einer Angebotserstellung?
Im kaufmännischen Bereich ist das Erstellen eines Angebots die förmliche Präsentation von Informationen über ein Produkt oder Angaben zu einer Dienstleistung, die einem potenziellen Kunden unterbreitet wird.
Das Angebotsschreiben umfasst daher detaillierte Angaben zu den
- Produktspezifikationen,
- Kosten,
- Lieferbedingungen,
- Zahlungsmodalitäten
- und anderen relevanten Informationen.
Wenn Sie Ihrer Kundschaft ein Angebot schreiben, ist es das Ziel, dem potenziellen Kunden alle erforderlichen Informationen und Angaben an die Hand zu geben, die er benötigt, um eine informierte Kaufentscheidung treffen zu können.
Das Erstellen des Angebotsschreibens erfolgt vom Unternehmen daher,
- um einerseits Transparenz und Klarheit in Geschäftsverhandlungen zu schaffen
- und andererseits eine Grundlage für die Abwicklung von Geschäftsabschlüssen zu bieten.
Ihr erstelltes Angebot ist verbindlich, da aus dem Angebotsschreiben ein rechtlich bindender Kaufvertrag entsteht, sobald der Kunde das erstellte Angebot annimmt und die jeweiligen Leistungen in Auftrag gibt.
Wann ist es sinnvoll ein Angebot zu schreiben?
Ein Angebot zu schreiben ist immer dann ratsam, wenn Sie Interessenten eine detaillierte Übersicht über Ihre Leistungen und Geschäftsbedingungen bieten möchten. Gerade bei potenziellen neuen Kunden kann eine ausführliche Erläuterung eines Produkts oder einer Dienstleistung zur Kaufentscheidung führen.
Aber auch bei bestehender langjähriger Kundschaft, kann es sinnvoll sein, ein ausführliches Angebot zu erstellen. So fördern Sie die Geschäftsbeziehung zu Ihren Kunden und stärken das Vertrauen Ihrer Kundschaft in Ihre Leistungen.
Muster: Welche Angaben gehören in ein professionelles Angebot?
Nachfolgend finden Sie einen beispielhaften Aufbau eines Angebotsschreibens, inklusive aller Pflichtangaben:
| Begleitschreiben (optional) | Gestalten Sie Ihre Angebotserstellung mit einem Anschreiben zum Angebot für Ihre Kundschaft noch persönlicher. |
| Kopfzeile | Enthält den Namen, die Adresse und die Kontaktdaten des Unternehmens sowie das Angebotsdatum. Das Logo kann ebenfalls eingefügt werden, um das Schreiben zu kennzeichnen. |
| Kundendaten | Erfasst den Namen, die Adresse und die Kontaktdaten des Kunden, um eine eindeutige Identifizierung zu gewährleisten. |
| Betreff | Eine knappe Zusammenfassung des Angebots, die dem Interessenten sofort den Inhalt des Dokuments verdeutlicht. |
| Produkt- oder Dienstleistungsbeschreibung | Eine ausführliche Erläuterung dessen, was angeboten wird, mit besonderem Fokus auf die Vorteile und Eigenschaften, die den Kunden ansprechen sollen. |
| Preis des Produkts (inkl. Umsatzsteuer) | Bei einem Auftrag spielt der Preis eine entscheidende Rolle. Neben einer transparenten Aufschlüsselung des anfallenden Preises können zusätzlich mögliche Rabatte oder zusätzlichen Kosten angegeben werden, um eine genaue Vorstellung vom finanziellen Aufwand zu bieten. Hinweis: Kleinunternehmer sind nach der Kleinunternehmerregelung von der Umsatzsteuer befreit und dürfen daher keine Umsatzsteuer in Ihren Angeboten ausweisen. |
| Zahlungsbedingungen | Definiert die akzeptierten Zahlungsmethoden, Zahlungsfristen und etwaige Ratenpläne, um die finanzielle Vereinbarung zu klären. |
| Liefer- oder Ausführungszeiten | Beschreibt den erwarteten Zeitrahmen für die Lieferung von Produkten oder die Durchführung von Dienstleistungen, um realistische Erwartungen zu setzen. |
| Gültigkeitsdauer | Gibt an, wie lange das Angebot seine Gültigkeit behält, um Kunden zu informieren, bis wann sie reagieren können. |
| Zusätzliche Leistungen | Falls relevant, werden optionale Produkte oder Dienstleistungen aufgeführt, um dem Kunden zusätzliche Möglichkeiten anzubieten. |
| Garantien oder Rückgaberecht | Klärt Bedingungen für etwaige Garantien oder Rückgabemöglichkeiten, um Transparenz und Vertrauen zu fördern. |
| Unterschrift | Platz für die Unterschrift des Anbieters oder eine Genehmigung durch den Kunden, um die Rechtsgültigkeit zu verdeutlichen. |
| Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) | Diese enthalten die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmen und dem Kunden. Hier werden Bedingungen zu Zahlungen, Lieferungen, Haftungsausschlüssen, Datenschutz und anderen relevanten rechtlichen Aspekten festgehalten. |
Was sind Freizeichnungsklauseln?
Eine Freizeichnungsklausel, auch als Haftungsausschlussklausel oder Exkulpationsklausel bekannt, ist eine vertragliche Bestimmung, die in einem Angebot oder Vertrag zwischen einem Anbieter und einem Interessenten enthalten sein kann.
Sie hat das Ziel, die rechtlichen
- Verantwortlichkeiten,
- Verpflichtungen
- und Haftungen
des Anbieters im Falle einer Geschäftsvereinbarung zu regeln und einzuschränken.
Die Klausel kann im Kontext des vertraglichen Angebots verschiedene Aspekte abdecken, darunter
- die Bindung des Schreibens,
- die Haftungsbeschränkung
- sowie die Erfüllung der Verpflichtungen.
Was sind die besten Tipps für ein besseres Angebot?
Neben dem Inhalt des Angebots kommt es auch auf viele Kleinigkeiten an, die ein gutes Schreiben von einem sehr guten unterscheiden. Hier die besten Tipps, die Ihr Angebot besser machen:
- Persönliche Anrede: Verwenden Sie eine persönliche Anrede, um das Angebot persönlicher zu gestalten.
- Klare und präzise Beschreibung: Stellen Sie sicher, dass die Beschreibung Ihrer Produkte oder Dienstleistungen klar und verständlich ist, um mögliche Missverständnisse zu vermeiden. Präzise Formulierungen spielen für einen erfolgreichen Auftrag eine große Rolle.
- Struktur: Gerade bei umfangreicheren Angeboten sollten Sie die spezifischen Angaben gut strukturieren und ggf. Zwischensummen ausweisen, um die Lesbarkeit und Verständlichkeit Ihres Angebots zu verbessern.
- Lesbarkeit: Nutzen Sie eine gut lesbare Schriftart, wenn Sie in Angebot erstellen. Auch die Schriftgröße ist entscheidend: verbessern Sie die Lesbarkeit indem Sie Ihr Angebot nicht zu klein schreiben.
- Verständlichkeit: Gerade bei fachfremden Interessenten sollten Sie bei der Erstellung Ihres Angebots darauf achten, keine branchenspezifischen Fachbegriff oder Abkürzungen zu verwenden.
- Zwischenmenschlichkeit: Auch, wenn ein Angebot meist aus sachlichen Informationen und technischen Daten besteht, sollten Sie darauf achten, einen guten Umgang zu Ihrer Kundschaft zu pflegen. Hier kann ein Begleitschreiben zum Angebot helfen.
- Kundennutzen hervorheben: Betonen Sie die Vorteile und Lösungen, die Ihr Angebot dem Kunden bietet, um seinen Bedürfnissen gerecht zu werden.
- Personalisierung: Passen Sie das Angebot an die spezifischen Anforderungen und Wünsche des Kunden an, um ihm das Gefühl zu geben, dass sein Anliegen verstanden wurde. Gerade auch individuelle Rabatte können zu einer Kaufentscheidung des Interessenten führen.
- Professionelles Design: Achten Sie auf ein ansprechendes Layout, um das Angebot visuell ansprechend zu gestalten.
- Call-to-Action: Rufen Sie Ihre Kundschaft am Ende Ihres Angebotsschreibens noch einmal explizit dazu auf, sich bei Interesse bei Ihnen zu melden.
- Klare Ansprechperson: Fügen Sie dazu den Namen und die Kontaktdaten einer konkreten Ansprechperson hinzu, an die sich der Kunde für Rückfragen oder zur Bestätigung des Angebots wenden kann. Damit erleichterten Sie die Kommunikation zwischen Ihnen und dem Kunden.
