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Um effektive und effiziente Prozesse gestalten zu können, müssen Sie und Ihre Mitarbeiter deren Inhalte, z. B. Ablaufabschnitte, Systeme, Anlagen,...

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Angebotserstellung: So verfassen Sie ein professionelles Angebot

 
Urheber: ADDICTIVE STOCK | Fotolia

Von Günter Stein,

Die Grundlage, um Aufträge zu erhalten, ist ein professionell verfasstes Angebot - und da gilt es: Überzeugen Sie Ihren Kunden von Ihren Dienstleistungen oder Produkten. Erstellen Sie ein professionelles Angebot, dass Ihr Gegenüber nicht ablehnen kann und sichern Sie sich unzählige Aufträge.

Sichern Sie sich Aufträge: Erstellen Sie professionelle Angebote, die überzeugen

Wenn Sie auf ein Angebot hin keinen Auftrag bekommen, gibt es viele Gründe, die nicht unbedingt etwas mit der Qualität Ihrer angebotenen Leistung zu tun haben müssen.

Gründe, wieso Sie den Auftrag nicht bekommen haben

  • Einige Unternehmen wollen nur ein Vergleichsangebot einholen und haben sich längst für einen anderen Lieferanten entschieden.
  • Dann soll Ihr Angebot lediglich als Druckmittel bei der Preisverhandlung mit einem bestehenden Lieferanten dienen.
  • Und wenn Ihr Angebot nicht gerade gravierende Vorteile bietet, wird der Einkäufer den Wechsel zu einem anderen Anbieter scheuen.
  • Eventuell könnte der Einkäufer auch nur ein Richtpreisangebot einholen, um vorab den Preis für ein neues Projekt abzuschätzen zu können.

Trotzdem kostet die Angebotserstellung viel Zeit und Geld.

  • Versuchen Sie daher, im Vorfeld die Spreu vom Weizen zu trennen.
  • Bewerten Sie deshalb zunächst alle Anfragen nach Dringlichkeit, Machbarkeit und Wichtigkeit.

So erstellen Sie ein professionelles Angebot, dass Ihr Kunde nicht ablehnen kann

Auf den ersten Blick können Sie einer Anfrage nicht unbedingt ansehen, ob eine echte Kaufabsicht vorliegt.

  • Vorsicht ist allerdings geboten, wenn alte Konstruktionszeichnungen beiliegen.

Tipp: Sie erhalten keine Antwort auf Ihr verfasstes Angebot - fragen Sie ruhig nach!

Die richtige Vorgehensweise bei der Angebotserstellung 

  • Notieren Sie alle offenen technischen, kaufmännischen und sonstigen Fragen, die Sie zur Erstellung des Angebots benötigen.
  • Zögern Sie auch nicht, sich mit dem Kunden in Verbindung zu setzen.
  • Oftmals erhalten Sie in einem solchen Informationsgespräch wertvolle Hintergrundinformationen.
  • So können Sie Ihr Angebot optimal auf die Bedürfnisse des Kunden anpassen.

Wussten Sie, dass Sie durch einen einfachen Trick, die Chance, den Auftrag zu erhalten, erhöhen können? Lesen Sie hier, wie Sie mit Ihren Angeboten den "Ja, das will ich"-Effekt bei Kunden hervorrufen können!

Anfrage

 

Kundennummer:

Datum:

Firma:

 

Straße:

Branche:

Ort:

Umsatz lfd. Jahr:

Telefon/Fax:

Umsatz Vorjahr:

Angebot an:

Funktion/Abteilung:

Auftragsgegenstand:

 

Einsatzzweck:

 

Aufgabestellung/Kennzahlen:

 

Sonstiges:

 

Preisvorstellung des Kunden:

Gewünschte Lieferzeit:

Finanzierung:

Garantien:

Besondere Zahlungs- und
Lieferbedingungen:

 

Informationen an:

 

Weitere Veranlassungen:

 

Termin:

 

Datum/Unterschirft:

Angebotserstellung: Die verschiedenen Angebotsformen

Ein Angebot zu erstellen erfordert mehr oder weniger Aufwand, je nachdem, wie viel Information der Kunde benötigt.

  • Müssen zusätzlich Zeichnungen erstellt werden?
  • Sollten vorher Versuche durchgeführt werden?
  • Besteht die Notwendigkeit externe Angebote einzuholen?

So gehen Sie vor: 

  • Sie müssen daher zunächst eine Entscheidung fällen, wie tief Sie bei der Ausarbeitung gehen wollen.
  • Legen Sie gemeinsam mit dem Kunden in einem Gespräch fest, welche Angebotsform gewünscht ist!

Die unterschiedlichen Formen des Angebots

1. Richtpreis-Angebot

  •  Sie kalkulieren den überschaubaren Arbeitsaufwand und die Materialkosten nach Standardangeboten.
  • Weisen Sie Spezialanfertigungen nach Aufwand aus.
  • Dafür geben Sie nur einen ungefähren Preisbereich an.

2. Standard-Angebot

  • Hier weisen Sie verbindliche Preise mit einer bestimmten Geltungsdauer aus.

3. Spezial-Angebot

  • Sie machen einen Lösungsvorschlag für ein Spezialproblem und rechnen alle anfallenden Kosten verbindlich aus.
  • Die einzelnen Posten legen Sie dabei detailliert dar.

Begleitschreiben: Kommentieren Sie Ihr Angebot

In der Regel wandert Ihr Angebot über verschiedene Schreibtische. Sie können nie wissen, ob alle Kaufentscheider intern ausreichend informiert wurden.

  • Kommentieren Sie deshalb Ihr Angebot durch einen individuellen Vorspann oder durch ein Begleitschreiben.
  • Schildern Sie die Ausgangssituation und die Problemstellung.
  • Fassen Sie aus Ihrer Sicht zusammen, worauf es dem Kunden besonders ankommt.
  • Stellen Sie klar, dass Sie den Auftrag technisch bewältigen können.
  • Weisen Sie besonders auf Vorteile und Nutzen für den Kunden hin.

So informieren Sie auch die Mitglieder des Einkaufsteams, die Sie nicht persönlich kennen gelernt haben. Auf diese Weise können Sie sich deutlich vom Wettbewerber abheben!

Übrigens: Mit Ihrem Begleitschreiben zum Angebot können Sie den Eindruck vermitteln, dass genau Sie der richtige Partner für das anfragende Unternehmen ist! Verwandeln Sie Ihr einfaches Begleitschreiben jetzt in ein überzeugendes Empfehlungsschreiben. Erfahren Sie hier mehr und sichern Sie sich die Aufträge!

Machen Sie ein Angebot, das Ihr Kunde nicht ausschlagen kann

Vielleicht kennen Sie ähnliche Informationen von Ihren Kollegen aus der Produktion oder der Entwicklung, wenn Sie ein Angebot zusammenstellen:

Modell 345-XZ2-VB, Zugkraft 250 N, zum Verarbeiten von PA, PS, PP, PC und PE, Kalkulation: 1.535 €.

Was glauben Sie, wie wohl die Reaktion eines Einkäufers einer Spritzgießtechnik-Firma aussieht, wenn ihm so ein Angebot auf den Tisch flattert?

Beachten Sie: Selbst wenn die Leistung genau stimmt und die Maschine genau das kann, was der Käufer sucht, will sich weder der Einkäufer noch der vorgesetzte Entscheider mit Kunststoff-Kürzeln und Details wie Zugkraft beschäftigen!

Meist wird der Preis beachtet – das Einzige, was jemand ohne Fachwissen schnell erfassen kann–, vergleicht ihn mit der Konkurrenz und wählt das günstigste Angebot aus. Oder er verschiebt die Investition auf nächstes Jahr.

Also: Angebote, die nur Zahlen, Toleranzen und Referenzwerte enthalten, sind einfach nicht „sexy“. Wer sie liest, fühlt keinen Impuls, sofort zu unterschreiben oder auch nur zum Hörer zu greifen.

Vermeiden Sie diese Informationen in Ihrem Angebot

Haben auch Sie in den letzten Jahren viel Energie investiert, um die Produkte und Dienstleistungen zu verbessern?

Durch diesen Optimierungsprozess stehen manchmal Detailbeschreibungen und Produktdaten im Vordergrund von Angeboten, die den Kunden überhaupt nicht interessieren.

Überprüfen Sie die folgenden Angaben auf ihren Informationsgehalt für den Kunden. Entrümpeln Sie Ihre Angebote von folgenden Elementen:

  • Artikelnummer
  • Datenbankbegriffe
  • Unternehmensinterne Bezeichnungen
  • Lagerplatznummern und Zugriffsdaten
  • Absicherungsformulierungen der Rechtsabteilung
  • Schilderungen von unternehmensinternen Zusammenhängen
  • Beschreibungen von nicht aktuellen Vorgehensweisen

So verfassen Sie ein besseres Angebot als Ihr Wettbewerber

Nehmen Sie sich also die Zeit, die Optimierung Ihrer Produkte und Dienstleistungen in einer präzisen Leistungsbeschreibung mitzuteilen.

Berücksichtigen Sie dabei alle Aspekte, die aus Kundensicht überzeugen:

1. Die direkte Leistung Ihrer Systeme, Anlagen, oder Dienstleistungen

  • Beispiel: Eine Druckmaschine bedruckt pro Zeiteinheit eine bestimmte Menge Papier.

2. Die indirekte Leistung als Folge der direkten

  • Beispiel: Eine neue Druckmaschine kann zu Personaleinsparungen führen, weil sie schneller druckt.

3. Die Auswirkungen auf die Prozesse des Kunden

  • Beispiel: Die Druckmaschine kann einen Produktionsengpass beseitigen.

4. Die negativen Auswirkungen, wenn der Kunde die angebotene Leistung nicht annimmt

  • Beispiel: Die Preise werden von den Anbietern mit den schnellsten Druckmaschinen diktiert.

5. Subjektive Qualitätswahrnehmung des Kunden

  • Beispiel: Der Kunde war beeindruckt von dem niedrigen Geräuschpegel der Anlage, obwohl kein wirklicher Unterschied zu anderen Anbietern besteht.

6. Subjektive Wettbewerbsvorteile

  • Beispiel: Der Kunde glaubt, dass Sie bei Ausfällen schneller vor Ort sein können als der Wettbewerber, der seinen Firmensitz im Ausland hat.

So finden Sie starke Argumente für Ihr Angebot

Überlegen Sie bei jedem Angebot: Was macht aus der Sicht dieses einen Kunden den Unterschied zu Angeboten von der Konkurrenz aus?

Schreiben Sie in jedes Angebot 2 oder 3 Absätze, was der Kunde gewinnt, wenn er Ihr Angebot annimmt.

1. Argument: Wir minimieren Ihre Kosten

  • Wir prüfen stets, ob für Ihre Wünsche Einsparpotenzial besteht.
  • So können wir die Kosten bei gleichbleibender Qualität senken.
  • Wir verkaufen Ihnen keine technischen Merkmale, die Sie gar nicht benötigen.

2. Argument: Wir sind immer für Sie da

  • Wir stehen Ihnen an 365 Tagen rund um die Uhr zur Verfügung.
  • Nutzen Sie einfach unsere Hotline.
  • Wir kümmern uns sofort um die Lösung Ihrer Probleme.

3. Argument: Lassen Sie uns das machen

  • Auf Wunsch versenden wir die Druckmuster an Ihre Kunden und sprechen gleich die notwendigen Korrekturen durch.
  • Ihr Vorteil: weniger Zeitaufwand!

4. Argument: Kurze Lieferzeiten

  • Wir können verschiedene Teile schon vor Vollendung der Konstruktion parallel produzieren, da wir mehrere Konstruktionslinien aufgebaut haben.
  • Damit erreichen wir eine kürzere Lieferzeit.

Auch wenn ein professionelles Angebot möglichst werblich gestaltet sein soll, wäre es doch äußerst unklug, die rechtliche Seite zu vernachlässigen. Denn oft ist Ihr Angebot die Grundlage für einen späteren Vertrag. Für den Fall, dass der Kunde Ihnen den Auftrag so erteilt wie angeboten, sollten Sie sicherstellen, dass sich das Angebot nicht zu Ihren Ungunsten auslegen lässt.

Lesen Sie jetzt hier die wichtigsten Klauseln für ein professionelles Angebot - so sind Sie auf der sicheren Seite.

Zusammenfassung: Ein überzeugendes Angebot enthält folgende Elemente

Element

Das überzeugt

Beispiel

Ziel: Was erreicht der Kunde, wenn er Ihr Angebot annimmt?

Führen Sie die Gedanken Ihres Kunden in eine positive Zukunft. Sprechen Sie ihn dazu direkt an und formulieren Sie im Indikativ, als ob Sie davon ausgehen, dass das Angebot angenommen wird.

Sie entwickeln einen zielgruppenorientierten Aufbau Ihrer Präsentation und können nach dem Training die Leistungsmerkmale Ihres Logistiksystems noch besser darstellen.

Inhalt und Umfang der Leistung

Rücken Sie die Situation des Kunden in den Mittelpunkt und betonen Sie die individuelle Gestaltung des Angebots. Formulieren Sie technische Inhalte so, dass sie dem Anwender sofort klar sind. Bieten Sie verschiedene Bausteine, die der Kunde zusammenstellen kann.

Die Übungen werden gezielt auf den Wissensstand Ihrer Außendienstmitarbeiter angepasst. Als Möglichkeit bieten wir Ihnen einzelne Bausteine, die Sie nach Bedarf zusammenstellen können.

Technik und Methodik

Stellen Sie klar, wie Sie Ihre Leistung erbringen wollen. Adjektive wie bewusst, direkt, aktiv bringen Emotionen ins Spiel und rufen im Kopf des Lesers konkrete Bilder hervor.

Wesentliche Merkmale des Trainings sind: direkter Bezug zum Berufsalltag, aktive Beteiligung an Teamübungen, Videovorführungen usw.

Besonderheit Ihrer Technik und Methodik

Stellen Sie ein oder maximal 2 Aspekte heraus, die Ihr Angebot von anderen unterscheidet. Verknüpfen Sie diesen mit der Zielstellung des Kunden.

Der professionelle Einsatz von Videotechnik motiviert Ihre Mitarbeiter zu noch besseren Präsentationen beim Kunden.

Was benötigen Sie wann zur fristgerechten Ausführung der Leistung?

Sie signalisieren, dass Sie als Profi an alle Schritte gedacht haben. Außerdem nehmen Sie dem Kunden Angst vor unkalkulierten Zusatzkosten.

Bitte reservieren Sie einen Tagungsraum für 20 Personen. Wir stellen alle Präsentationsgeräte.

Investition

Vermeiden Sie das Wort Preis. Splitten Sie hohe Summen in Teilsummen auf. Listen Sie auf, was der Kunde alles für sein Geld bekommt. Bieten Sie auch kostenlose Begleitleistungen an.

Gespräche zur Bedarfsanalyse sind für Sie kostenfrei. Pro Trainingstag berechnen wir X €. In den Konditionen sind enthalten: ….

Garantien

Sie befreien den Kunden von Risiken.

Sie begleichen die Kosten, wenn Sie zu 100 % zufrieden sind. Lassen Sie uns jedoch rechtzeitig wissen, wenn Sie merken, dass das Training nicht zu Ihrer Zufriedenheit läuft.

Zusammenfassung am Schluss

Sprechen Sie den Empfänger noch mal persönlich an. Konzentrieren Sie sich in Ihrer Darstellung auf die Steigerung des Kundenerfolgs.

Es ist mir ein großes Anliegen, dass Sie mit unserer Leistung Ihr Investitionsziel erreichen.

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