Schlussrechnung erstellen: Angaben, Umsatzsteuer + Muster

Was versteht man unter einer Schlussrechnung?

Eine Schlussrechnung ist eine Rechnung, die nach dem Erbringen einer vollständigen Leistung erstellt wird. Insbesondere im Bauwesen sind solche Rechnungen üblich, da es sich häufig um kostspielige Projekte handelt, die über einen langen Zeitraum abgewickelt werden.

Dafür werden zunächst Teilzahlungen anhand von Abschlags- bzw. Akontorechnungen verlangt und nach Abschluss des Projekts dann eine Schlussrechnung erstellt. Diese berücksichtigt bereits erfolgte Teilzahlungen.

Laut Umsatzsteuergesetz ist die korrekte Bezeichnung für eine Schlussrechnung Endrechnung.

Wann wird eine Schlussrechnung gebraucht?

Eine Schlussrechnung wird immer dann gebraucht, wenn es um die Abrechnung größerer Projekte, Lieferungen oder Dienstleistungen geht. Insbesondere Bauleistungen werden oft mit Abschlagsrechnungen und einer abschließenden Schlussrechnung abgerechnet.

Mit einer Schlussrechnung macht ein Dienstleister, Lieferant oder Unternehmer klar, welche Vergütung abschließend noch zu zahlen ist und welche Teilbeträge in Form von Abschlagszahlungen bereits im Vorfeld geleistet wurden.

Welche Angaben muss eine Schlussrechnung enthalten?

Eine Schlussrechnung muss neben den üblichen Rechnungspflichtangaben noch weiterführende Informationen enthalten. Zu den Pflichtangaben, die auf jede Rechnung gehören, zählen:

• Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
• Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
• Rechnungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Datum bzw. Zeitraum der erfolgten Lieferung oder Leistungen
• Genaue Bezeichnung der Lieferung oder Leistungen
• Rechnungsbeträge mit jeweils gültiger Umsatzsteuer
• Ausweis der enthaltenen Umsatzsteuer im Rechnungsbetrag
• Eventuelle Umsatzsteuerbefreiungen
• Eventuelle Rabatte

Zusätzliche Angaben, die für Schlussrechnungen Pflicht sind, sind:

• Vermerk, dass es sich um eine Schlussrechnung handelt
• Preis aller erbrachten Leistungen plus Steuerbetrag
• Alle Teilleistungen des gesamten Projekts als Nettobetrag plus Steuerbetrag
• Alle geleisteten Teilzahlungen wie zum Beispiel Abschlagszahlungen als Nettobetrag sowie die dafür angefallene Umsatzsteuer
• Verbleibender Rechnungsbetrag
• Angabe der Umsatzteuer für den verbleibenden Betrag

Umsatzsteuer auf Schlussrechnungen richtig ausweisen

Beim Ausweis der Umsatzsteuer lauert die Möglichkeit für Fehler – nicht nur für die aktuelle Rechnung, sondern auch für vorherige Abschlagsrechnungen. Da Unternehmen die Umsatzeuer bei Erhalt von Abschlagszahlungen an den Fiskus abführen müssen, sollte diese in den Abschlagszahlungen direkt berücksichtigt werden.

Damit auf der Schlussrechnung keine falschen Beträge stehen, sollten Sie daher angeben, dass die Umsatzsteuer auf den vorangegangenen Rechnungen bereits berücksichtigt war und wie hoch diese war. Andernfalls kann es zu Nachforderungen durch das Finanzamt kommen, die viel Aufwand nach sich ziehen, um vergangene Rechnungen zu korrigieren etc.

Muster + Beispiel: Wie sieht eine Schlussrechnung aus?

Viele Buchhaltungsprogramme erstellen eine Schlussrechnung automatisch. Falls Sie sie händisch erstellen, können Sie sich an dieser Beispiel-Vorlage orientieren:

SCHLUSSRECHNUNG VORLAGE

Firmenname – Musterstr. X – 12345 Musterstadt

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihr Vertrauen in die Mustermann KG. Wir stellen Ihnen hiermit folgende Leistungen in Rechnung:

Zahlungsbedingungen: Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungseingang ohne Abzüge.

Bei Rückfragen stehen wir jederzeit zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

___________

Max Müller

Schlussrechnung bei VOB-Vertrag: Was müssen Sie beachten?

Falls im Rahmen der Zusammenarbeit ein VOB-Vertrag vorliegt, also ein Vertrag, der nach den Regelungen der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) geschlossen wurde, müssen weitere Besonderheiten bei der Rechnungsstellung berücksichtigt werden:

• Beachten Sie die die Reihenfolge des Leistungsverzeichnisses.
• Die Bezeichnungen in der Schlussrechnung müssen mit denen im Vertrag identisch sein.
• Leistungsnachweise wie Mengenberechnungen, Stundennachweise oder Lieferscheine müssen der Rechnung zu Prüfungszwecken beigefügt werden.
• Veränderungen und Zusätze müssen entweder klar ausgezeichnet oder mit einer gesonderten Rechnung abgerechnet werden.
• Die Gesamtkostensumme, die ursprünglich im Vertrag festgelegt wurde, muss berücksichtigt sein.
• Berücksichtigen Sie korrigierte Mengenangaben sowie den tatsächlichen Verbrauch von Materialien.
• Halten Sie Änderungen im Preisgefügeaufgrund von Marktbedingungen fest.
• Vermerken Sie Gegenforderungen und Gebühren, falls es zur Zusammenarbeit mit Subunternehmern kam.
• Finanzielle Ausfälle oder ungeplante Mehrkosten gilt es darzulegen.
• Weitere Besonderheiten, die den Gesamtpreis beeinflussen, müssen ebenfalls festgehalten werden.

Somit unterliegen Schlussrechnungen, die nach §14 VOB/B (dieser Paragraf regelt die Rechnungsstellung in der VOB) gestellt werden, nochmal mehr Vorgaben.

FAQ zur Schlussrechnung

Sie haben noch offene Fragen zur Schlussrechnung? Dann werfen Sie doch noch einen Blick in unser FAQ. Hier beantworten wir Ihnen weitere häufig gestellte Fragen zur Schlussrechnung.