Wenn Sie die Ankündigung einer Betriebsprüfung in der Post haben, gehen Sie am besten so vor:
- Prüfen Sie nach der ersten telefonischen oder schriftlichen Ankündigung der Prüfung, ob Ihnen genügend Zeit für die Vorbereitung bleibt. Versuchen Sie ggf. den Termin zu verschieben.
- Vereinbaren Sie mit dem Betriebsprüfer eine genaue Uhrzeit, zu der er am ersten Prüfungstag erscheinen wird. Wenn Sie einen Steuerberater haben, sollten Sie ihn bei der Prüfungsvorbereitung einbeziehen.
- Beantragen Sie wenn möglich, dass die Prüfung in anderen Räumen stattfindet, z. B. bei Ihrem Steuerberater.
- Gehen Sie in die Prüfung und in die Vorbereitung möglichst nicht allein. Ziehen Sie Ihren Steuerberater oder zumindest einen erfahrenen selbstständigen Kollegen hinzu.
- Stellen Sie alle Unterlagen für den Prüfungszeitraum zusammen: Jahresabschlüsse, Rechnungen, Kontoauszüge. Wenn Sie Ihre Belege verbucht haben, zeigen Sie auch die Konten, Summen- und Saldenlisten.
- Arbeiten Sie mit einem PC, müssen Sie dem Prüfer das Lesen Ihrer Daten ermöglichen. Am besten überspielen Sie dafür alle steuerlich relevanten Daten auf einen separaten PC, damit er nicht aus Versehen auf Informationen stößt, die ihn nichts angehen. Der Prüfer kann auch verlangen, dass Sie oder ein anderer die Daten nach seinen Vorgaben auswerten.
- Meist wird der Prüfer auch die Vorlage von Verträgen (z. B. Mietverträge, Arbeitsverträge) verlangen. Übergeben Sie solche Verträge am besten in Kopie.
- Legen Sie nur die betrieblichen Unterlagen bereit und prüfen Sie deren Vollständigkeit. Private Unterlagen, z. B. die Auszüge eines rein privat genutzten Kontos, brauchen Sie nicht von sich aus vorzulegen. Wenn aber über das private Konto auch geschäftliche Zahlungen laufen, ist der Prüfer berechtigt, die entsprechenden Auszüge mitzuprüfen.
- Suchen Sie alle Verträge heraus, die für den Prüfungszeitraum von Bedeutung sind. Prüfen Sie, ob die Form der Verträge ordnungsgemäß ist und ob sie auch tatsächlich, wie vereinbart, durchgeführt wurden.
- Haben Sie alle Unterlagen durchgesehen und geprüft, machen Sie eine Liste aller offenen Punkte, die noch zu klären sind. Ordnen Sie die Liste nach Wichtigkeit und arbeiten Sie die Liste Punkt für Punkt ab.
