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Fehlzeiten und Präsentismus in Ihrem Team: So beugen Sie vor und senken Kosten

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Von Günter Stein,

Fehltage sind für Ihr Team ein Kostenfaktor und für Kollegen, die zusätzliche Aufgaben übernehmen müssen, ein Ärgernis. Vor allem Mitarbeiter, die häufig, wenn auch nur für kurze Zeiträume fehlen, können zur Belastung werden.

 

Wenn sie auch noch wiederholt an Freitagen und Montagen fehlen, drängt sich der Verdacht des Blaumachens auf. Das Problem: Gegen Einzelne können Sie nur schwer Sanktionen durchsetzen.

Gehen Sie deshalb systematisch vor, um Fehlzeiten, die nichts mit wirklichem Kranksein zu tun haben, zu senken:

1. Verlangen Sie die persönliche Krankmeldung: Natürlich ist es für Mitarbeiter bequemer und einfacher, sich über Kollegen krank zu melden, die Ihnen dann mitteilen, dass Sie heute nicht mit Mitarbeiter XY rechnen können. Diese Praxis sollten Sie aber nicht dulden. Verlangen Sie von Ihren Mitarbeitern, dass sie sich ausschließlich bei Ihnen telefonisch krankmelden müssen. Gerade notorische Blaumacher müssen damit eine Hemmschwelle überwinden, die ihnen das Krankfeiern erschwert. Außerdem regelt auch § 5 EFZG, dass sich „der Arbeitnehmer“ krankmelden muss und nicht der Kollege für den Arbeitnehmer.

2. Erfassen Sie die Fehlzeiten: Verschaffen Sie sich einen Überblick über Umfang und Dauer der Fehlzeiten. Achten Sie darauf, ob die Erkrankungen eines Mitarbeiters häufig auf wochenendnahe Tage, Brückentage oder im Anschluss an den Urlaub erfolgen. Erfassen Sie die Daten für jeden einzelnen Mitarbeiter.

3. Führen Sie Rückkehrgespräche: Ein bewährtes Instrument, um Ursachen von Fehlzeiten aufzudecken, ist das sogenannte Rückkehrgespräch. Führen Sie es vor allem nach längerer krankheitsbedingter Abwesenheit mit dem jeweiligen Mitarbeiter.

Vorteile von Rückkehrgesprächen:

  • Sie können Gründe für Fehlzeiten herausfinden und ausschalten, z. B. Gründe, die in den Arbeitsbedingungen liegen.
  • Gerade nach längerer Fehlzeit eines Mitarbeiters ist ein Rückkehrgespräch für dessen Wiedereingliederung nützlich.
  • Sie zeigen Ihrem Mitarbeiter, dass er Ihnen wichtig ist, und erhöhen so seine Motivation und Arbeitszufriedenheit.
  • Sie verhindern durch Rückkehrgespräche Missbrauch (Krankfeiern) und entlarven Blaumacher.

Tipp: Bei häufigen Fehlzeiten können Sie dem Gespräch mit dem betreffenden Mitarbeiter zwar ein entsprechendes Gewicht verleihen, kommunizieren Sie aber trotzdem unter dem Aspekt der Fürsorge. Wer bisher leichtfertig seiner Arbeit fern geblieben ist, wird sein Verhalten dann unter Umständen ändern.

Nachteile von Rückkehrgesprächen:

  • Sie könnten damit Druck auf die Mitarbeiter ausüben und das Arbeitsklima belasten.
  • Das Rückkehrgespräch könnte als Instrument der Mitarbeiterüberwachung und als mögliche Kündigungsgrundlage missverstanden werden.
  • Präsentismus-Reaktionen sind eine mögliche Folge. Das heißt: Krankheiten werden nicht auskuriert.
  • Mitarbeiter könnten Rückkehrgespräche unter Umständen als Kritik an ihrer Person und Arbeit empfinden.

Tipp: Derartige Nachteile können Sie mit dem entsprechenden Fingerspitzengefühl vermeiden. Laden Sie Ihren Mitarbeiter zum Gespräch ein und wählen Sie einen positiven Gesprächseinstieg. Tenor sollte hierbei sein: „Schön, dass Sie wieder da sind.“ Vermitteln Sie Ihrem Mitarbeiter das Gefühl, dass er als Mensch geschätzt wird und in der Abteilung gebraucht wird.

Wenn Sie Rückkehrgespräche erst neu etablieren möchten, nehmen Sie Ihrem Team die Vorurteile, indem Sie die für Sie positiven Aspekte der Krankenrückkehrgespräche erläutern.

 

 

Erlaubte Fragen beim Rückkehrgespräch:

Fragen nach Krankheitsgründen, die in der Arbeit des Mitarbeiters liegen, sind legitim:

  • Besteht z. B. Arbeitsüberlastung?
  • Ist der Zustand des Arbeitsplatzes oder die Art der Tätigkeit an der Erkrankung schuld?
  • Gibt es Ärger mit Kollegen, Vorgesetzten oder Kunden?
  • Können Veränderungen der Arbeitsbedingungen eine Wiederholung der Erkrankung verhindern?

Tipp: Vermeiden Sie Ironie und zweifeln Sie nicht an der Krankheit Ihres Mitarbeiters. Wichtig ist, dass Sie das Vertrauensverhältnis nicht beschädigen. Versuchen Sie gemeinsam Lösungen zu erarbeiten. Fragen Sie, ob Sie als Chef irgendetwas tun können, um private Ursachen des Fehlens zu beheben. Auch können Sie konkrete Vorschläge zur Fehlzeitenreduktion abfragen.

Unerlaubte Fragen beim Rückkehrgespräch:

  • Sie dürfen nicht nach dem genauen Grund, nach Art und Diagnose der Erkrankung Ihres Mitarbeiters fragen. Es gilt der Grundsatz der Wahrung des Datenschutzes und der Diskretion. Die Frage nach den Krankheitsgründen ist nur dann zulässig, wenn Sie den Verdacht auf ansteckende Krankheiten haben.
  • Fragen nach dem aktuellen Gesundheitszustand, nach der weiteren Entwicklung der Erkrankung und noch früheren Vorerkrankungen sind ebenfalls unzulässig.

Tipp: Verletzen Sie nicht die Privatsphäre Ihres Mitarbeiters. Vermeiden Sie Vorwürfe, Androhungen und Schuldzuweisungen. Ihr Mitarbeiter hat das Recht zur Lüge. Offensichtlich falsche Antworten Ihres Mitarbeiters dürfen keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen für ihn haben. Sie dürfen ihn wegen seiner Erkrankung also weder abmahnen noch dürfen Sie ihm kündigen.

Standardisierte Rückkehrgespräche: In einigen Unternehmen gibt es standardisierte Rückkehrgespräche. In diesem Fall orientieren Sie sich an dem vom Unternehmen vorgegebenen Leitfaden.

Einen Muster-Leitfaden für Rückkehrgespräche als kostenlosen Download finden Sie als registrierter Nutzer auch hier.

Berücksichtigen Sie das betriebliche Eingliederungsmanagement: Seit Mai 2004 ist das betriebliche Eingliederungsmanagement in § 84 Abs. 2 SGB IX verankert. Ein betriebliches Eingliederungsmanagement sollen Sie unabhängig von der Betriebsgröße durchführen, wenn Ihr Mitarbeiter mindestens 6 Wochen an einem Stück oder wiederholt arbeitsunfähig krank ist. Das betriebliche Eingliederungsmanagement dient der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers für erkrankte Mitarbeiter.

Im Rahmen des betrieblichen Eingliederungsmanagements klären Sie nach Ende der Arbeitsunfähigkeit mit dem betroffenen Mitarbeiter ab,

  • wie der Mitarbeiter mit Ihrer Unterstützung seine Aufgaben wieder möglichst schnell vollständig übernehmen kann,
  • mit welchen Hilfen und Leistungen Sie einer erneuten Arbeitsunfähigkeit vorbeugen können und
  • wie Sie den Arbeitsplatz des Mitarbeiters erhalten können. Zu dieser Abstimmung müssen Sie auch den Betriebs- oder Personalrat und bei schwerbehinderten Arbeitnehmern zudem die Schwerbehindertenvertretung hinzuziehen.

Beachten Sie: Zur Durchführung des betrieblichen Eingliederungsmanagements sind Sie gesetzlich verpflichtet. Allerdings muss Ihr Mitarbeiter den Eingliederungsmaßnahmen freiwillig zustimmen.
Im Hinblick auf eine mögliche krankheitsbedingte Kündigung ist es immer ratsam, ein betriebliches Eingliederungsmanagement anzubieten und bei Zustimmung des Mitarbeiters durchzuführen. Der Grund: Unterbreiten Sie Ihrem Mitarbeiter kein entsprechendes Angebot zur Wiedereingliederung, ist eine krankheitsbedingte Kündigung vor dem Arbeitsgericht schwerer durchzusetzen. Zu Beweiszwecken sollten Sie sowohl Ihr Angebot zum betrieblichen Eingliederungsmanagement als auch dessen Durchführung sorgfältig schriftlich dokumentieren.

© Stefan Redel - Fotolia.com #2339636

 

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