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So führen Sie einen Mitarbeiter in 8 einfachen Schritten durch ein betriebliches Eingliederungsmanagement

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Von Günter Stein,

Langzeiterkrankungen oder immer wiederkehrende Krankheiten sind eine Belastung für jedes Unternehmen. Die Erfolgschancen für die Rückkehr von Mitarbeitern nach langer Arbeitsunfähigkeit erhöhen sich deutlich, wenn Sie den Wiedereinstieg des Mitarbeiters professionell begleiten. Mit der Hilfe des betrieblichen Eingliederungsmanagements können Sie langzeiterkrankte Arbeitnehmer erfolgreich wieder eingliedern und ihre Gesundheit und Leistungsfähigkeit verbessern. Wie es in nur 8 Schritten funktioniert, erfahren Sie hier:

 

Schritt 1: Voraussetzungen feststellen

Zunächst müssen Sie feststellen, ob eine Arbeitsunfähigkeit von mehr als 6 Wochen vorliegt. Sammeln Sie alle Unterlagen, die mit der krankheitsbedingten Abwesenheit zu tun haben.

Schritt 2: Erstkontakt aufnehmen

Jetzt müssen Sie den ersten Kontakt mit dem betroffenen Mitarbeiter aufnehmen. Deshalb laden Sie ihn zu einem Erstgespräch ein (schriftlich, telefonisch oder persönlich). Hiermit signalisieren Sie dem Arbeitnehmer Ihre Aufmerksamkeit und schaffen ein vertrauensvolles Verhältnis.
Ziel ist es, den Mitarbeiter über den Ablauf des betrieblichen Eingliederungsmanagements zu informieren und ihn von der freiwilligen Teilnahme zu überzeugen. Falls Sie diese Aufgaben nicht selbst übernehmen wollen, können Sie in Ihrem Betrieb einen Ansprechpartner für das Betriebliche Eingliederungsmanagement installieren. Dieser betriebliche Experte kann eine von der Geschäftsleitung beauftragte Vertrauensperson oder ein Mitglied der betrieblichen Interessenvertretung oder der Schwerbehindertenvertretung sein.

Schritt 3: Erstgespräch

Wenn Sie das Erstgespräch führen, sammeln Sie zunächst Informationen über die betrieblichen Gegebenheiten, mit dem Ziel, etwaige betriebliche Ursachen und Auswirkungen, die zu der Erkrankung geführt haben könnten, festzustellen. Ziel dieses ersten Gesprächs ist auch, andere Gründe für die Abwesenheit herauszufinden. Ihr Merkzettel für das Erstgespräch, in dem Sie folgende 7 Punkte ansprechen sollten:

  1. Berichten Sie über die aktuelle Situation im Arbeitsbereich.
  2. Fragen Sie nach dem Grund für die Fehlzeit.
  3. Informieren Sie sich über das persönliche Umfeld des Mitarbeiters (Familie, Hobbys und Interessen).
  4. Erkundigen Sie sich nach dem weiteren Wohlbefinden und was sich der Arbeitnehmer in der ersten Zeit an Belastungen zutraut (nach längerer Krankheit).
  5. Geben Sie dem Mitarbeiter die Möglichkeit, sich für eine konstruktive, freiwillige Teilnahme am betrieblichen Eingliederungsmanagement zu entscheiden.
  6. Dokumentieren Sie in einer Niederschrift die Zusage oder Ablehnung des betrieblichen Eingliederungsmanagements in der Personalakte.
  7. Planen Sie gemeinsam die nächsten Schritte.

Falls Ihr Mitarbeiter das betriebliche Eingliederungsmanagement ablehnt, ist das Verfahren beendet. Stimmt er dem betrieblichen Eingliederungsmanagement zu, geht es mit Schritt 4 weiter.

 

Schritt 4: Zusammenfassung der Ergebnisse

Anhand der Planung aus dem Gespräch erstellen Sie mit dem Mitarbeiter eine Zusammenfassung, in der der Mitarbeiter seine persönlichen Ziele für die Arbeit in Ihrem Betrieb und seine eigenen Vorstellungen über seine Wiedereingliederung formuliert.
Besprechen Sie dabei folgende Fragen:

  • Wie können Arbeitsplatz, -organisation, -umgebung und -zeit verändert werden, um dem Mitarbeiter entgegenzukommen?
  • Sind Fortbildungen und Qualifizierungsangebote möglich und sinnvoll?

Schritt 5: Maßnahmeplan aufstellen

Mit dem Ergebnis des 4. Schritts planen Sie das weitere Vorgehen: Ziel ist die Erstellung eines Maßnahmeplans über das weitere Vorgehen, der von allen Beteiligten getragen wird. Dabei sind die Regelung der persönlichen Verantwortung und der Zeitrahmen für die Durchführung der einzelnen Maßnahmen festzuhalten. So soll der Mitarbeiter effektiv und dauerhaft wiedereingegliedert werden.
Voraussetzung ist, dass alle Beteiligten die einzelnen Maßnahmen verstehen und mittragen, insbesondere der Betroffene selbst, die Arbeitskollegen und die unmittelbare Führungskraft.

Schritt 6: Maßnahmen durchführen

Nun kann ein Arbeitsversuch stattfinden: Suchen Sie sich Unterstützung bei der erfolgreichen Umsetzung des Maßnahmeplans durch einen von Ihnen benannten Beauftragten, der die Umsetzung begleitet (zum Beispiel Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsarzt oder ein anders qualifizierter Mitarbeiter).
Achten Sie dabei auf

  • festgelegte Termine zur Überprüfung,
  • Gespräche, die rechtzeitig Schwierigkeiten bei der Umsetzung deutlich machen,
  • regelmäßige Sachstandsberichte in der Mitarbeiterbesprechung,
  • die Weitergabe von Erfolgsmeldungen (und Anerkennung) an die Beteiligten,
  • eventuelle Korrekturen und Ergänzungen der vereinbarten Maßnahmen.

Schritt 7: Maßnahmen überprüfen

Sie können die Maßnahmen überprüfen, indem Sie

  • regelmäßig den Arbeitsplatz begehen,
  • den betroffenen Mitarbeiter und die unmittelbare Führungskraft befragen,
  • den Erfahrungsaustausch aller Beteiligten fördern,
  • eventuell erneute Fehlzeiten erfassen,
  • alle Veränderungen dokumentieren,
  • die Kosten des Verfahrens erheben und mit den anfallenden Kosten eines Krankheitsfalls vergleichen,
  • mögliche Folgen des betrieblichen Eingliederungsmanagements für die anderen Mitarbeiter berücksichtigen,
  • die Zufriedenheit der anderen Arbeitnehmer mit den Ergebnissen des betrieblichen Eingliederungsmanagements abfragen.

Schritt 8: Bewerten Sie die Wirksamkeit

Nachdem Sie die Maßnahmen überprüft haben, können Sie die Wirksamkeit bewerten: Waren die Maßnahmen erfolgreich?
Um den Erfolg des betrieblichen Eingliederungsmanagements zu beurteilen, müssen Sie den Einzelfall bewerten. Hierfür ist die Voraussetzung eine lückenlose Dokumentation, das heißt, Sie müssen

  • sich regelmäßig mit allen Beteiligten austauschen,
  • die Vorgesetzten und die anderen Mitarbeiter befragen und
  • die Krankheitszeiten des Mitarbeiters nach Abschluss des betrieblichen Eingliederungsmanagements erfassen.

 

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