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So verhindern Sie, dass Ihre Mitarbeiter Aufgaben an Sie zurückdelegieren

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Urheber: Jeanette Dietl | Fotolia

Von Günter Stein,

Rückdelegation bedeutet, dass Aufgaben, die Sie an Mitarbeiter delegiert haben, wieder bei Ihnen landen – und Sie sie dann zu Ende bearbeiten. Rückdelegation ist meist ein anerzogenes Problem: Mitarbeiter haben festgestellt, dass sie auf diese Art und Weise die Aufgaben wieder loswerden.

Prüfen Sie sich selbst. Folgende Führungsfehler können die Ursache für Rückdelegation sein:
1. Sie sind misstrauisch gegenüber anderen Meinungen, Vorstellungen oder auch Arbeitsstilen: „Nummer sicher“ bedeutet für Sie, dass eine Aufgabe exakt nach Ihren Vorstellungen erledigt wird.
Lösung: „Viele Wege führen nach Rom.“ Bleiben Sie offen für Lösungswege Ihrer Mitarbeiter, auch solche, die nicht mit Ihren übereinstimmen.
2. Sie delegieren auf den letzten Drücker und lassen den Mitarbeitern keine Zeit für eine gute und sorgfältige Bearbeitung.
Lösung: Verlieren Sie keine Zeit. Kündigen Sie Ihren Mitarbeitern anstehende Aufgaben schon im Vorfeld an, wenn sie sich zwar abzeichnen, aber noch nicht konkret genug sind, um sich gleich an die Umsetzung zu machen. So kann der Mitarbeiter sich bereits gedanklich mit dem anstehenden Problem beschäftigen. Geben Sie sofort den Startschuss, wenn alle für die Bearbeitung wichtigen Fakten auf dem Tisch liegen.
3. Sie stellen Ihrem Mitarbeiter nicht alle nötigen Informationen zur Verfügung, die für die Erledigung der Aufgabe wichtig sind.
Lösung: Geben Sie alle Informationen zeitnah weiter. Fragen Sie den Mitarbeiter, welche Informationen für ihn noch wichtig sind, damit er die Aufgabe gut lösen kann.

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4. Sie delegieren an den Mitarbeiter nicht die Befugnisse, die für die Erledigung der Aufgabe erforderlich sind.
Lösung: Halten Sie kurz schriftlich fest, welche Befugnisse Sie dem Mitarbeiter übertragen, wenn seine derzeitigen Handlungskompetenzen für die Problemlösung nicht ausreichen. Damit bekommt der Mitarbeiter Handlungssicherheit. Fragen Sie im Zweifelsfall nach, welche Kompetenzen der Mitarbeiter für die Bewältigung der Aufgabe seiner Ansicht nach braucht und warum.
Problem: Wenn Ihre Mitarbeiter bereits gelernt haben, dass sie durch Rückdelegation Arbeiten wieder an Sie zurückgeben können, hat sich das Verhalten eingeschlichen und verselbstständigt. Jetzt müssen Sie etwas dagegen tun, um das Verhaltensmuster wieder zu ändern.

Eine bewährte Hilfe bei Rückdelegation:

Beantworten Sie Fragen mit Gegenfragen! Hier eine Liste von Gegenfragen, mit denen Sie Ihre Mitarbeiter zu eigenständigem Denken erziehen:

  • Was würden Sie tun, wenn ich nicht da wäre?
  • Was sind Ihre Ideen, wie man das Problem lösen könnte?
  • Was haben Sie bisher schon versucht, um das Problem zu lösen?
  • Welche Befugnis oder Kompetenz benötigen Sie, um das Problem zu lösen/die Entscheidung umzusetzen?
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