Arbeitsunfähigkeit: Definition, Pflichten und Vorschriften 2025

Wann liegt eine Arbeitsunfähigkeit vor?

Eine Arbeitsunfähigkeit liegt dann vor, wenn der Arbeitnehmer die zuletzt ausgeübte Tätigkeit aufgrund einer Erkrankung nicht mehr ausüben kann oder die Gefahr besteht, dass sich seine Krankheit gerade aufgrund der weiteren Ausübung verschlimmert. 

Folgt man dieser sowohl im Arbeitsrecht als auch Sozialrecht geltenden Definition, muss der Arbeitnehmer nicht gleich so krank sein, dass er nicht mehr fähig ist, seiner Arbeit nachgehen zu können. Es reicht schon die ärztlich bestätigte Annahme, dass die weitere Ausübung der Tätigkeit insoweit gesundheitliche Nachteile mit sich bringen kann, dass eine Arbeitsunfähigkeit die Folge sein wird.  

Was sind die Ursachen für eine Arbeitsunfähigkeit? 

Eine Arbeitsunfähigkeit kann eine Vielzahl von Gründen haben. Diese Ursachen können bei einer Arbeitsunfähigkeit vorliegen:

• allgemeine Erkrankung,
• Gesundheitsschutz,
• Unfall, z. B. durch Sportunfall, Betriebsunfall oder durch Unfall im Haushalt entstanden,
• Berufskrankheit oder 
• eine Kur.

Welche Pflichten haben Arbeitnehmer bei Arbeitsunfähigkeit?

Ist der Arbeitnehmer so stark erkrankt, dass er arbeitsunfähig ist, muss er seinen Arbeitgeber unverzüglich über die Arbeitsunfähigkeit informieren. Die telefonische Übermittlung stellt sicherlich den direktesten und schnellsten Weg dar. Allerdings ist die Meldung über die Arbeitsunfähigkeit auch per E-Mail möglich, zumal der Arbeitnehmer in dem Fall eine zusätzliche Beweismöglichkeit erbringt.

Der Meldepflicht kommt der Arbeitnehmer nach der ersten Mitteilung bezüglich seiner Erkrankung umfänglich nach, wenn er die Arbeitsunfähigkeit durch Vorlegen einer entsprechenden Bescheinigung bestätigt. Sollte die Arbeitsunfähigkeit wiederum länger als der in der Erstbescheinigung angegebene Zeitraum dauern, ist vom Arbeitnehmer eine Folgebescheinigung einzureichen.

Muss der Arbeitnehmer im Krankheitsfall unbedingt einen Arzt aufsuchen?

Nein, der Arbeitnehmer muss bei Krankheit nicht persönlich in einer Arztpraxis erscheinen, um die Arbeitsunfähigkeit bestätigt bzw. bescheinigt zu bekommen. Der Arbeitnehmer muss im Fall der Arbeitsunfähigkeit in jedem Fall seinen Arbeitgeber unverzüglich darüber informieren. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, ist er auch zudem verpflichtet, einen entsprechenden Nachweis seiner Erkrankung zu erbringen. Dies kann jedoch auch über die technischen Möglichkeiten der Telemedizin erfolgen.

Hierzu bietet sich dem Arbeitnehmer die Möglichkeit, entweder den Arzt online zu konsultieren (z. B. per Videocall) oder aber über das Ausfüllen eines digitalen Formulars eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zu erhalten. 

Was kann der Arbeitgeber tun, wenn keine Krankmeldung eingereicht wird?

Vernachlässigt der Arbeitnehmer seine Informations- bzw. Meldepflicht, indem er sein Fehlbleiben vom Dienst nicht hinreichend begründet, kann der Arbeitgeber berechtigt sein, dessen Arbeitslohn einzubehalten. Weist der Arbeitnehmer seine Arbeitsunfähigkeit nicht nach und erbringt auch nicht die geschuldete Arbeitsleitung, liegt eine Leistungsstörung im vertragsrechtlichen Sinn vor. Der Arbeitgeber ist in diesem Fall berechtigt, eine Abmahnung auszusprechen. 

Neben der Abmahnung und der Einbehaltung des Lohns besteht für den Arbeitnehmer im Fall des unberechtigten Fernbleibens zudem die Gefahr, dass sein Arbeitsvertrag gekündigt werden kann. Zahlt der Arbeitgeber in einem ersten Schritt keinen Lohn, ist jedoch zu beachten, dass dieser nachgezahlt werden muss, wenn der Mitarbeiter die Arbeitsunfähigkeit per Attest später belegen kann.  

Welche Pflichten müssen Arbeitgeber bei der Arbeitsunfähigkeit ihrer Mitarbeiter erfüllen? 

Ist die Arbeitsunfähigkeit erst einmal festgestellt bzw. begründet, liegt es bei Arbeitgeber und Arbeitnehmer sozusagen in beiderseitigem Interesse, diese auch durchzusetzen. Denn der Arbeitnehmer soll natürlich in erster Linie schnellstmöglich gesunden. Auf der anderen Seite obliegt dem Arbeitgeber eine Fürsorgepflicht. Er hat dafür zu sorgen, dass keine Ansteckungsgefahr entstehen kann, indem er den Arbeitnehmer von der Arbeit im Betrieb ausschließt. Ist der Arbeitnehmer als arbeitsunfähig erklärt worden, ist der Arbeitgeber also dazu verpflichtet, diesen von der vertraglich geschuldeten Arbeit freizustellen. 

Liegt eine unverschuldete Arbeitsunfähigkeit beim Arbeitnehmer vor, ist der Arbeitgeber zudem verpflichtet, ihm bis zu sechs Wochen lang ein sogenanntes Arbeitsentgelt nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) zu zahlen. 

Übrigens: Als Arbeitgeber darf man selbstverständlich die Krankheitstage der Mitarbeiter erfassen und dokumentieren. Was jedoch nicht erlaubt ist, da es gegen das Datenschutzgesetz (§ 4) verstößt – die Krankheitstage der Mitarbeiter öffentlich zu machen und beispielsweise eine Liste auszuhängen.

Was sind die Voraussetzungen für eine Entgeltfortzahlung bei Arbeitsunfähigkeit?

Für die Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber müssen dabei folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Der Arbeitnehmer muss bereits mindestens vier Wochen im Betrieb gearbeitet haben. Ansonsten beginnt die Lohnfortzahlung erst im Anschluss daran.
• Die Arbeitsunfähigkeit darf nicht vom Arbeitnehmer selbst verschuldet sein. 
• Der Entgeltfortzahlungs-Anspruch besteht nicht bei Ausfällen, bei denen der Arbeitnehmer das „normale“ Krankheitsrisiko selbst zu tragen hat (z. B. Arbeitsunfähigkeit bedingt durch Piercings, Tätowierungen o. ä.).
• Es darf kein anderer Grund vorliegen, wie etwa die Elternzeit, der bereits eine Arbeitsunfähigkeit bedingt. 

Wie lange muss der Arbeitgeber bei Arbeitsunfähigkeit den Lohn weiterzahlen?

Grundsätzlich besteht bis zu sechs Wochen ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Wenn der Arbeitgeber das Arbeitsentgelt sechs Wochen lang gezahlt hat und der Arbeitnehmer weiterhin als arbeitsunfähig gilt, wird im Anschluss daran ein Krankengeld ausgezahlt. 

Dieses Krankengeld wird von der Krankenkasse über einen Zeitraum von maximal 78 Wochen übernommen. Das von der Krankenkasse ausgezahlte Krankengeld beträgt höchstens 90 % des bisherigen Nettolohns bzw. 70 % des letzten beitragspflichtigen Arbeitsentgelts. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, der Krankenkasse entsprechende Angaben zu machen, damit die Höhe des Krankengeldes genau bestimmt werden kann.

Worauf ist bei einer Arbeitsunfähigkeit wegen Depression zu achten?

Leidet der Arbeitnehmer an einer Depression, muss er auch in diesem Fall den Arbeitgeber unverzüglich über seine Arbeitsunfähigkeit unterrichten. Die Krankschreibung per (elektronischer) Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung kann durch den Hausarzt, einen ausgewiesenen Facharzt oder durch einen Tele-Mediziner (Behandlung über Telefon oder per Video) erfolgen. 

Die Dauer der Arbeitsunfähigkeit im Fall einer Depression wird meist über eine zweiwöchige bzw. maximal einmonatige Krankschreibung zeitlich festgelegt. Allerdings sind im Anschluss, insbesondere bei schweren Depressionen auch neue Krankmeldungen bzw. Krankschreibungen möglich. Aus Sicht des Arbeitnehmers kann es von Bedeutung sein, den Krankheitsgrund nicht mitzuteilen, wozu er auch nicht verpflichtet ist. In dem Fall wird eine neutrale Krankschreibung ausgestellt. 

Worin liegt der Unterschied zwischen arbeitsunfähig und berufsunfähig? 

Der Hauptunterschied zwischen einer Arbeitsunfähigkeit und einer Berufsunfähigkeit besteht in der Dauer des Arbeitsausfalls. Während man bei einer Arbeitsunfähigkeit seiner Arbeit in der Regel lediglich nur vorübergehend nicht nachkommen kann – da zum Beispiel eine schwere Erkältung auskuriert werden muss – ist bei der Berufsunfähigkeit meist von einem Dauerzustand auszugehen. 

Liegt eine Berufsunfähigkeit vor, zahlt die private Berufsunfähigkeitsversicherung die vertraglich vereinbarte BU-Rente, wenn der Versicherte bzw. Arbeitnehmer voraussichtlich länger als sechs Monate berufsunfähig bleiben wird. Dabei muss der Versicherte allerdings keine Berufsunfähigkeit von 100 % vorweisen: Um den Anspruch auf die BU-Rente geltend machen zu können, genügt ein Berufsunfähigkeitsgrad von 50 %.

Darf der arbeitsunfähige Mitarbeiter in seiner Freizeit aktiv sein?

Ja, der Arbeitnehmer ist in dem Fall nicht daran gehindert, auch Freizeitaktivitäten zu unternehmen. Allerdings sind solche Handlungen unbedingt zu vermeiden, welche geeignet sind, die Genesung zu behindern. 

Darf der Arbeitgeber während der Arbeitsunfähigkeit Kontakt zum Arbeitnehmer aufnehmen?

Grundsätzlich ist es Arbeitgebern nicht verboten, während der Arbeitsunfähigkeit eines Mitarbeiters zu eben diesem Kontakt aufzunehmen. Der Arbeitgeber darf also in Kontakt treten mit dem erkrankten Arbeitnehmer. Allerdings ist der Arbeitnehmer nicht dazu verpflichtet, diesen Anruf auch anzunehmen oder die Nachricht vom Arbeitgeber zu beantworten. Schließlich hat der Mitarbeiter ein Attest und soll sich erholen – und eben nicht arbeiten.

In der Praxis hingegen ist es üblich, dass sich der Arbeitgeber nur bei dringenden arbeitsbezogenen Fragen, die nur der Arbeitnehmer beantworten kann, bei dem erkrankten Mitarbeiter meldet. In der Regel nimmt sich der Beschäftigte dann trotz Erkrankung Zeit, diese Frage zu beantworten – auch, wenn er es rechtlich nicht muss.

Was passiert, wenn der Arbeitnehmer während des Urlaubs erkrankt?

Erfährt ein Beschäftigter während seiner Urlaubszeit eine Krankheit, so besteht die Möglichkeit, diese Tage auf sein Arbeitszeitkonto gutschreiben zu lassen. Die Tage der Arbeitsunfähigkeit aufgrund von Krankheit werden gemäß dem Gesetz nicht auf den jährlichen Urlaubsanspruch angerechnet. Um sicherzustellen, dass der Urlaub nicht ungenutzt verstrichen ist, sind folgende Richtlinien zu beachten:

Der Angestellte ist dazu verpflichtet, sich bereits am ersten Tag der Erkrankung ein ärztliches Attest ausstellen zu lassen. Selbst im Ausland muss ein Arzt aufgesucht werden, der die Krankheit bestätigt.

Der Arbeitgeber muss umgehend über die Krankheit informiert werden, was entweder telefonisch oder per E-Mail geschehen kann.

Die Tage der krankheitsbedingten Abwesenheit dürfen nicht einfach am Ende des Urlaubszeitraums angehängt werden. Vielmehr ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, die verfallenen Urlaubstage zu einem angemessenen Zeitpunkt nachzuholen.

Was ist unter der Wiedereingliederung nach längerer Erkrankung zu verstehen?

Im Fall einer Langzeiterkrankung kann dem vorher erkrankten Arbeitnehmer eine sogenannte stufenweise Wiedereingliederung ermöglicht werden. Dieser behält während dieser Phase den Status der Arbeitsunfähigkeit bei und wird wieder langsam und schonend an die Bedingungen bzw. Belastungen der bisher ausgeübten Tätigkeit herangeführt. 

Der Arbeitgeber ist gemäß § 167 Abs. 2 Satz 1 SGB IX verpflichtet, im Zusammenhang mit dem eingerichteten Personalmanagement seines Unternehmens ein „Betriebliches Eingliederungsmanagement“ anzuwenden. 

Kann dem Arbeitnehmer bei längerer Arbeitsunfähigkeit gekündigt werden? 

Ja, bei längerer Arbeitsunfähigkeit kann dem Arbeitnehmer eine Kündigung drohen. Allerdings müssen in dem Fall verschiedene Voraussetzungen erfüllt sein. Nach dem Kündigungsschutzgesetz muss ein personen-, verhaltens- oder betriebsbedingter Kündigungsgrund vorliegen. Grundsätzlich kann die krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit einen personenbedingten Kündigungsgrund darstellen. Darüber hinaus müssen jedoch noch andere Faktoren gegeben sein – zum Beispiel dürfen es keine „milderen Mittel“ geben und der Betriebsrat muss involviert werden.

Wann kann einem Arbeitnehmer krankheitsbedingt gekündigt werden?

Im Arbeitsrecht unterscheidet die Rechtsprechung folgende vier Gruppen einer personen- bzw. krankheitsbedingten Kündigung:

• Der Arbeitnehmer ist übermäßig oft erkrankt, sodass sich die Fehlzeiten übermäßig erhöhen.
• Es ist davon auszugehen, dass der Arbeitnehmer auch zukünftig arbeitsunfähig bleiben wird.
• Es kann nicht mit Sicherheit vorhergesagt werden, ob der Arbeitnehmer überhaupt wieder an seinen Arbeitsplatz zurückkehrt.
• Die Erkrankung beeinträchtigt die Arbeitsleistung des Arbeitnehmers so stark, dass die vertraglich geschuldete Arbeitsleistung nicht mehr gewährleistet ist. 

Liegt ein Fall aus den genannten Gruppen vor, kann die Arbeitsunfähigkeit grundsätzlich zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses führen. Insbesondere, wenn die Interessenabwägung zugunsten des Arbeitgebers ausschlägt und daneben eine Interessenbeeinträchtigung zu bejahen ist. 

FAQ – alle Antworten zum Thema „Arbeitsunfähigkeit“

Noch Fragen? Hoffentlich hilft das folgende FAQ weiter!