Sachbezüge in der Lohnabrechnung – aktueller Freibetrag
Was sind Sachbezüge?
Die Definition von Sachbezügen ist klar und recht schnell zusammengefasst. Im Kern handelt es sich um alle Zuwendungen eines Arbeitgebers an seine Mitarbeiter, die nicht in Form von Geld geleistet werden.
Daher lässt sich auch der Begriff geldwerter Vorteil erklären. Hiervon wird immer dann gesprochen, wenn der Empfänger, also der Mitarbeiter, von der Sachleistung einen Vorteil hat, der sich in Geld messen lässt. Ein geldwerter Vorteil ist steuerpflichtig, da er die Freibeträge für steuerfreie Sachbezüge überschreitet.
Ein klassisches Beispiel für eine Sachleistung mit geldwertem Vorteil ist ein Firmenwagen, wenn die Mitarbeiter diesen für private Fahrten nutzen dürfen. Dann haben die Arbeitnehmer einen klaren Vorteil, denn sie müssen kein eigenes Fahrzeug beschaffen.
Die steuerliche Behandlung von Sachbezügen
Bei der steuerlichen Behandlung von Sachleistungen gibt es ebenso klare Vorgaben des Gesetzgebers. Überschreiten diese Leistungen die monatlichen oder jährlichen Freigrenzen, dann ist eine Versteuerung über die Lohnabrechnung erforderlich. Es fallen somit Lohnsteuer und auch die Abgaben zu den Sozialversicherungen an. Diese gesetzlichen Regelungen ergeben sich aus dem Einkommensteuergesetz. Dort sind diese in § 8 EStG festgehalten.
Die einzelnen Sachbezugswerte für 2023, die beispielsweise für die Verpflegung und andere Sachbezüge angesetzt werden, veröffentlichen die Steuerbehörden im Bundesgesetzblatt.
Unternehmen, die eine moderne Software für die Lohnabrechnung einsetzen, haben es einfacher, die Kontrolle über die Sachleistungen sowie geldwerte Vorteile zu behalten. Solche Programme erlauben es, laufende Sachleistungen und geldwerte Vorteile für jeden Mitarbeiter einzurichten. Auf diese Weise erfolgt die Abrechnung und Versteuerung entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen automatisch. Auch behalten die Programme die relevanten Freigrenzen im Blick, sodass es keine unbeabsichtigten Fehlabrechnungen gibt.
Da sich die steuerlichen Regeln, vor allem im Bereich der Freigrenzen, oft ändern, ist es wichtig, immer aktuelle Programme einzusetzen. Software für die Lohnabrechnung aus der Cloud als Managed Service erfüllt diese Voraussetzungen, da die Betreiber hier laufend Updates einpflegen.
Welche Freigrenze gilt bei Sachbezügen?
Unter bestimmten Voraussetzungen sind die Sachbezüge steuerfrei, müssen also nicht als Teil des Arbeitslohns versteuert werden. Die erste Bedingung ist, dass der Sachbezug in Verbindung mit dem Arbeitslohn steht. Weiterhin sind zwei Richtwerte wichtig.
Der erste beträgt 50 Euro pro Monat und bezieht sich auf monatliche Sachleistungen, die Arbeitgeber vollständig kostenfrei bereitstellen. Diese Freigrenze ist an den jeweiligen Kalendermonat gebunden und lässt sich nicht auf den nächsten Monat verschieben. Maximal sind im Jahr also 600 Euro an steuerfreien Sachleistungen möglich. In diese Kategorie fallen zum Beispiel Gutscheine für das Tanken oder Sachgeschenke.
Als zweiter Richtwert ist der Rabattfreibetrag wichtig. Dieser bezieht sich auf vergünstigte Angebote des Arbeitgebers. Der Arbeitnehmer zahlt also einen Beitrag, der jedoch geringer ist, als die eigentlichen Kosten. Der Rabattfreibetrag liegt bei 1.080 Euro pro Kalenderjahr. Es gibt hier keine monatliche Anrechnung, sodass der gesamte Rabattfreibetrag theoretisch auch in einem Monat angerechnet werden kann. Ein gutes Beispiel hierfür ist das 49-Euro-Ticket. Viele Unternehmen beteiligen sich an den Kosten, beispielsweise mit 25 Euro im Monat. Diese Leistung summiert sich somit auf 300 Euro im Jahr und wird auf den Rabattfreibetrag angerechnet. Pro Mitarbeiter stehen somit weitere 780 Euro an rabattierten Leistungen zur Verfügung, die weiterhin steuerfrei sind.