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Auftragsbestätigung: Wenn Ihr Kunde Ihr Angebot nur mit Änderungen annimmt

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Von Astrid Engel,

Schicken Sie Ihren Kunden eine schriftliche Auftragsbestätigung in Form eines netten Briefs! Das ist nicht nur rechtlich geschickt, sondern beruhigt und erfreut Ihren Kunden zudem.

Wenn es in Ihrer Branche üblich ist, dass Sie Ihren Kunden ein schriftliches Angebot schicken, passiert oft Folgendes:  Der Kunde ruft an, gibt noch ein paar Änderungswünsche durch und Sie werden sich telefonisch einig.

Darüber haben Sie dann aber nichts Schriftliches in der Hand. Wenn Sie Ihre Kunden aber auch nicht mit bürokratischen Verträgen nerven wollen, wie verhalten Sie sich dann am besten?

 

Schriftliche Auftragsbestätigung beugt Missverständnissen vor

Meine Empfehlung: Schicken Sie Ihren Kunden eine schriftliche Auftragsbestätigung in Form eines netten Briefs! Das ist nicht nur rechtlich geschickt, sondern beruhigt und erfreut Ihren Kunden zudem.

Rechtlich gesehen beugen Sie damit Missverständnissen über die Art und den Preis Ihrer Leistung vor. Typischer Fall: Sie haben "blau" verstanden, der Kunde hat aber "grau" gesagt (oder behauptet das zumindest). Ihre Auftragsbestätigung deckt ein solches Missverständnis auf.

Wenn der Kunde nicht reagiert, sind Sie im Fall eines späteren Streits in einer guten Beweisposition. Ist Ihr Kunde Kaufmann, gilt der Inhalt Ihrer Auftragsbestätigung als vertraglich vereinbart, wenn der Kunde dem nicht unverzüglich widerspricht.

Ihre Auftragsbestätigung fördert die Geschäftsbeziehung

Auch wenn es mit den Inhalten Ihrer Vereinbarung keine Probleme gibt, wirkt sich eine Auftragsbestätigung positiv auf die Geschäftsbeziehung aus, wenn Sie sich in Ihrem Schreiben für den Auftrag bedanken, eine sorgfältige Erledigung ausdrücklich zusichern und einen Ansprechpartner mit Telefonnummer angeben, an den sich der Kunde mit allen Nachfragen wenden kann. Ihr Kunde erhält dadurch das gute Gefühl, dass

  • Sie seine Wünsche richtig verstanden haben,
  • er sich auf die Ausführung des Auftrags bzw. der Lieferung verlassen kann und
  • Sie ihn als Kunden wertschätzen - sonst würden Sie sich die Arbeit mit der Bestätigung ja gar nicht erst machen.

Musterbrief für eine Auftragsbestätigung

Diese Muster-Auftragsbestätigung können Sie einfach übernehmen und mit Ihren Daten versehen:

Auftragsbestätigung:
Gestaltung einer Anzeigen-Serie

Guten Tag, sehr geehrte Frau Schmitz,
herzlichen Dank für Ihren Auftrag vom 11.5.2010. Sehr gern gestalten wir für Sie eine Serie von 3 Kleinanzeigen. Im Einzelnen erbringen wir für Sie bis zum 31.5.2010 die folgenden Leistungen:
(Die Werbeagentur ergänzt an dieser Stelle die genaue Leistungsbeschreibung!)
Diese Leistungen berechnen wir Ihnen zum Paketpreis von 950 Euro - in Worten: neunhundertfünfzig Euro - zzgl. gesetzlicher USt.
Die Zahlung ist mit Rechnungsstellung und Übergabe der fertigen Vorlagen auf DVD in unserer Agentur fällig und durch Überweisung auf unser Konto zu begleichen.
Unser Team wird sein geballtes Werbewissen für Sie einbringen. Die sorgfältige Ausführung sichern wir Ihnen zu. Haben Sie noch Fragen? Ihren persönlichen Kundenberater, Herrn Matthias Jung, erreichen Sie direkt unter Telefon 5 67 89-12.
Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit!
Freundliche Grüße

 

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