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Arbeitsmethodik: 3 Schritte, wie Sie das Chaos vermeiden

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Von Günter Stein,

Ordnung ist das halbe Leben – Die Wichtigkeit eines wohl durchdachten Tagesablaufs und strukturierter Arbeitsvorgänge ist vor allem bei der Projektplanung unerlässlich, um eine erfolgreiche Durchführung zu gewährleisten. Daher wird dem Chaos durch unterschiedliche Organisationsmöglichkeiten der Kampf angesagt!

Arbeitsmethodik: 3 Schritte, wie Sie das Chaos vermeiden

1. Als Erstes räumen Sie Ihren Arbeitsplatz radikal auf.

Werfen Sie all die Dinge, die Sie länger als 4 Wochen nicht angesehen haben – ganze Ordner, Zeitungen, Zeitschriften … – weg. Unterlagen, die Sie sicher noch brauchen, legen Sie zuerst einmal auf einen Stapel. Räumen Sie den Tisch komplett leer, um einmal drüberzuwischen. Jetzt können Sie wieder frei atmen.

 

2. Organisieren Sie Aufgaben mit einem Ablagesystem (eventuell Boxen aus Plastik) nach:

Zu erledigen in

  • dieser Woche,
  • den kommenden 2 Wochen
  • diesem Monat,
  • diesem Quartal.

Unerledigte Dokumente sortieren Sie bitte ein. Die Ablagefächer einer Terminmappe sind nicht so sehr geeignet, da Sie mit dieser Methode nicht mehr alles auf einen Blick kurz durchsehen werden.

Zu Beginn der Woche nehmen Sie die Dokumente aus dem Kasten „Diese Woche“ heraus und verteilen Sie auf die folgenden Ablagen:

  • Priorität A: Sollten so sorgfältig und konzentriert wie möglich durchgeführt werden
  • Priorität B: Können in Blöcken zusammengefasst abgearbeitet werden, wenn der Zeitplan es erlaubt.
  • Priorität C: Möglichst delegieren oder
  • Telefonanrufe,
  • E-Mail oder Brief schicken
  • Interne Meetings

Auf dieser Basis können Sie eine Tagesplanung vornehmen. Outlook bietet Ihnen dazu eine ausreichende Unterstützung.

3. Abends den nächsten Tag vorbereiten

  • Termine vom nächsten Tag in den Tagesplan eintragen (wenn Sie sich dafür entschieden haben)
  • Aus dem „Diese Woche“ - Fach die einzelnen Arbeiten in die Tagesfächer aufteilen und in der Agenda notieren:
  • Nach Priorität ordnen unter ungefährer Zeitdauer, die Sie für die Erledigung brauchen
  • Telefonanrufe gesammelt notieren
  • Schriftliche Arbeiten gesammelt einplanen

So haben Sie eine perfekte Übersicht, was Sie tun müssen. Nehmen Sie sich nicht zu viel vor.

Planen Sie bis maximal 60% Ihres Tages aus und lassen Sie die restlichen 40 % offen für unerwartete Arbeitseingänge. Arbeiten Sie im nächsten Tag alles systematisch ab, das heißt hintereinander. Nur so können Sie sich auf einen Vorgang konzentrieren und dadurch schneller und effizienter arbeiten. Für Arbeiten, die am Tag spontan hereinkommen, muss Ihr Prinzip auch gelten, fragen Sie den Überbringer der Nachricht unbedingt, bis wann das fertig sein muss, und passen Sie die Aufgabe Ihrem Ordnungssystem an.

Am Ende der Woche sortieren Sie Ihre „Zeit-Kästen“ um. Sie werden erstaunt sein, wie viel sich durch System schneller erledigt hat.

 

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