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Arbeitspakete

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Betriebspruefung 03l

Von Günter Stein,

Mit der Freigabe der Projektplanung durch Ihren Auftraggeber beginnt die Umsetzungsphase. Ihr Augenmerk richtet sich jetzt in erster Linie darauf, den planmäßigen Verlauf des Projekts zu überwachen und bei Abweichungen steuernd einzugreifen.

Steuerung und Controlling mit Arbeitspaketen

Setzen Sie ein regelmäßiges Statustreffen mit Ihrem Team an, beispielsweise jede Woche an einem bestimmten Wochentag zu einer bestimmten Uhrzeit. Vereinbaren Sie eine feste Agenda, die Sie bei jedem Statustreffen abarbeiten:

  1. Bericht des Projektleiters über Neuigkeiten im Projekt
  2. Bericht der Arbeitspaket-Verantwortlichen zum Fortgang ihrer Arbeiten und über die geplantn Arbeiten bis zum nächsten Statustreffen
  3. Erörterung möglicher Unterstützung bei aufgetretenen Schwierigkeiten
  4. Sonstiges

 

 

Moderieren Sie das Statustreffen anhand des Projektstrukturplans. So ist für jeden Teilnehmer sofort ersichtlich, über welches Arbeitspaket gesprochen wird. Markieren Sie im Projektstrukturplan die Arbeitspakete, die noch nicht begonnenen sind, mit Rot, die mit dem Status „in Arbeit“ mit Gelb und die fertigen mit Grün. So haben alle Teilnehmer einen guten Überblick darüber, wie sich das Projekt entwickelt: Ist alles grün, sind alle Arbeiten erledigt und das Projekt ist beendet.

So verfolgen Sie den Fortschritt Ihrer Arbeitspakete

Bitten Sie den Arbeitspaket-Verantwortlichen, in seinem Bericht sowohl eine eigene Bewertung zum Stand der Arbeiten abzugeben als auch zur Terminentwicklung und den voraussichtlichen Restaufwänden Stellung zu nehmen.

Erweitern Sie Ihre Arbeitspakete-Übersicht-Tabelle für jedes Statusmeeting um eine Spalte „Restaufwand“ zum jeweiligen Datum des Statustreffens:

Ap-NRVorgängerZeitaufwandDauerKostenStatusRestaufwand am 1.9.10Restaufwand am 15.9.10
1.1       
1.2       
1.3       
...       

Fragen Sie bei jedem Statustreffen für die Arbeitspakete mit dem Status „in Arbeit“ nach einer Schätzung, wie viel Restaufwand nach Meinung des Verantwortlichen noch ansteht. Notieren Sie diesen Wert in der Arbeitspakete-Übersicht in der jeweiligen Spalte.

Der Status der Arbeitspakte

Der Verlauf dieses Wertes gibt Ihnen gute Anhaltspunkte darüber, wie sich das Arbeitspaket entwickelt und ob Sie steuernd eingreifen müssen:

  • Wenn an dem Arbeitspaket produktiv gearbeitet wird, verringert sich der Wert um die tatsächlich geleistete Arbeit. Sinkt der Wert kontinuierlich, besteht für Sie kein Handlungsbedarf. Mit Fertigstellung des Arbeitspakets sinkt der Wert auf 0.
  • Verringert sich der Wert zwischen 2 Statustreffen nicht, obwohl das Arbeitspaket den Status „in Arbeit“ hat, sollten Sie nachfragen: Wurde tatsächlich nicht daran gearbeitet? Oder wurde gearbeitet, die Fertigstellung ist aber nicht näher gerückt (sprich, die Arbeiten waren nicht produktiv)?
  • Es kann auch der Fall eintreten, dass trotz produktiver Arbeit der Wert der noch zu erbringenden Zeitaufwände im Vergleich zum vorherigen Wert steigt. Falls dieser Fall auftritt, sollten Sie eingreifen: Untersuchen Sie mit dem Arbeitspaket-Verantwortlichen die Ursachen hierfür und korrigieren Sie – falls notwendig – Ihre Planungen.

Das Statusmeeting soll nicht dazu dienen, fachliche Problemstellungen in den einzelnen Arbeitspaketen zu besprechen. Für die Details, die nur einzelne Arbeitspakete betreffen, sollten Sie mit den Arbeitspaket-Verantwortlichen gesonderte Termine ansetzen.

Beispiel: Arbeitspakete als Frühwarnsystem

Herr Döhring führt regelmäßige Statustreffen ein. Von Termin zu Termin verfolgt er die Entwicklung der Arbeitspakete und dokumentiert diese in seiner Arbeitspakete-Übersicht. Beim 4. Termin wird er stutzig: Die geschätzten restlichen Zeitaufwände für das Arbeitspaket Nr. 3.2 „Materialauswahl“ steigen wieder an.

Nach Rücksprache mit dem Arbeitspaket-Verantwortlichen erfährt Herr Döhring, dass der bisher mit dieser Arbeit betraute Mitarbeiter ernsthaft krank geworden ist und seine Dokumentation nur unvollständig geführt hat. Daher müssen die von ihm schon durchgeführten Recherchen noch einmal vorgenommen werden. Zum Glück bleibt noch genügend Zeit, um diese Zeitverzögerung aufzuholen, ohne den Liefertermin zu gefährden. Dennoch ist Herr Döhring froh, dass sein Frühwarnsystem funktioniert hat.

 

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